Przewodnik po Kanbanie

≡

Kanban w Zarządzaniu Firmą

Dwóch biznesmenów trzymających klipbordy podaje sobie ręce

Tablice Kanban kojarzą nam się głównie z wizualnym śledzeniem postępów konkretnego projektu, zbioru zadań. Ponieważ jednak metoda Kanban może być zastosowana do niemal każdego rodzaju procesu, znajduje również miejsce w ogólnym zarządzaniu przedsiębiorstwem.

Zarządzanie kadrą, długoterminowe planowanie strategiczne, nadzór nad dostawcami, obsługa klienta i korespondencji, śledzenie zmian w podatkach i przepisach, zapewnienie bezpieczeństwa każdemu z aspektów działania przedsiębiorstwa – do wszystkich tych obszarów Kanban wnosi przejrzystość, pomagając w zarządzaniu terminami i identyfikowaniu blokad na długo przed ich wpływem na wyniki finansowe firmy. Wykorzystanie charakterystycznych dla tej metody łatwego ustalania priorytetów oraz wysokiego poziomu przejrzystości w każdej dziedzinie działalności biznesowej może przynieść efekt zwiększenia elastyczności, przewidywalności, skuteczności i responsywności firmy.

Kanban w ujednolicaniu procesów

Wykorzystanie modelu Kanban we różnych aspektach działalności biznesowej tworzy szczegółowy zapis przepływu pracy w tych obszarach. Automatycznie dokumentujesz więc plan na przyszłość, jak i cenną mapę przebiegu procesu dla nowych pracowników. Zamiast pieczołowicie zapoznawać się ze sposobem pracy konkretnego działu, każdy członek zespołu może po prostu zajrzeć w proces obserwując odpowiednią tablicę Kanban. Poznaje wtedy charakter pracy, obieg zadań konkretny dla tego zespołu, jego tempo, obszary wymagające szczególnej uwagi, itp.

Ponadto, dokładny zapis struktury procesu stanowi solidną podstawę do zrozumienia dlaczego, kiedy i w jaki sposób podjęto konkretne działania. Pomaga to rozwiązywać spory, odnajdywać brakujące informacje i identyfikować obowiązki – i wszystko to w jednym miejscu. Kanban jest więc w stanie przedstawić dokładny obraz wszystkich elementów działalności twojej firmy.

Przykład Zespół programistów zrealizował jakiś czas temu jednorazowy projekt open source. Od tamtego okresu część zespołu się zmieniła i aktualnie nikt nie wie jak ten projekt był prowadzony, publikowany, monitorowany i utrzymywany. Jednak zainteresowanie projektem po stronie klienta powraca. Z łatwością możesz odnaleźć tablicę tego projektu w swoim archiwum Kanban i sprawdzić jak wyglądał proces, co zostało zrobione, przez kogo i w jaki sposób, po czym ponownie wykorzystać ten wzór pracy.
Zobacz przykład zastosowania tablicy Kanban w rozwoju oprogramowania (j. angielski).

Kanban ułatwia optymalizację

Mężczyzna stoi obok wykresów wydajności procesu

Kanban ułatwia identyfikację obszarów procesu lub działów w firmie wymagających ulepszeń. Najprostszym sposobem na odnalezienie źródła problemu jest sprawdzenie konkretnej tablicy Kanban. Jeśli zadania do zrobienia gromadzą się na szczególnym etapie, może to znaczyć, że zespół ma zbyt mało zasobów, proces jest nieefektywny lub zadania masowo napotykają na problemy blokujące postęp. Tego typu wąskie gardła można natychmiast zauważyć, a po analizie skutecznie wyeliminować.

By jednak podejść bardziej systematycznie do identyfikacji opóźnień w procesach, warto skorzystać z narzędzi analitycznych Kanbana, takich jak wykres Skumulowanego Przepływu, Czas Realizacji czy Czas Cyklu. Dane potrzebne do tworzenia takich analiz można zbierać ręcznie, jednak wirtualne tablice Kanban generują te metryki automatycznie. Dzięki nim z łatwością da się określić przepustowość procesu, średni czas realizacji różnych typów zadań, a także sprawdzić czy proces przebiega równomiernie, czy może doświadcza wahań wydajności i przestojów.

Przykład Dział finansowy notuje spadek przychodów w ostatnim kwartale. Naturalnie chcesz zrozumieć co się stało i zatrzymać ten trend. Zacznij od przeanalizowania przepływu zadań na tablicach sprzedaży i rozwoju, by odszukać ewentualny wzorzec prowadzący do mniejszej sprzedaży lub wolniejszego rozwoju. Czy dostarczanie zamówionych produktów zostało wstrzymane? Jeśli tak, to dlaczego? Czy dokonano mniejszej liczby sprzedaży? Jeśli tak, jakie informacje zwrotne przekazują sprzedawcy? Jakie są komentarze potencjalnych klientów?
Obejrzyj film przedstawiający przykładowe zastosowanie Kanban w zarządzaniu finansami firmy (j. angielski).

Kanban zwiększa zdolność do zmian

Dzięki zwinnemu Kanbanowi, twój zespół ma pełną swobodę w projektowaniu procesu - może on dokładnie odzwierciedlać jego pracę, a w razie potrzeby być łatwo modyfikowany. Zezwolenie każdemu zespołowi w firmie na zarządzanie własnym procesem zapewnia mu zdolność łatwego dostosowania się do zmian. Niezależnie czy zmiany wynikają z wymagań klienta, integracji z innymi procesami, czy zmieniających się warunków rynkowych, możliwość dowolnego kształtowania przebiegu zadań jest kluczowa dla uniknięcia przestojów i optymalnego działania - zgodnie z potrzebami klienta i firmy.

Co więcej, procesy zarządzane wewnątrznie będą bardziej otwarte na informacje zwrotne, tak od klientów, jak i z wewnątrz organizacji. Podejście to sprzyja sprawniejszemu i częstszemu wprowadzaniu ulepszeń, co z kolei pozwala osiągać lepsze wyniki!

Kobieta przechodzi przez most niosąc transparent

Przykład Dział sprzedaży dwukrotnie przedstawia potencjalnym nabywcom najlepszą ofertę, podtrzymując ich zainteresowanie zakupem produktu. Następnie pozostaje dostępny na wypadek pytań lub potrzeby udzielenia dodatkowych informacji, zaprzestaje jednak dalszego kontaktu, by nie nękać zainteresowanych. Tablica Kanban tego działu mogłaby wyglądać tak:

Kanban w Zarządzaniu Firmą - Tablica działu sprzedaży Po zauważeniu drastycznego spadku sprzedaży, prosisz zespół o przeprowadzenie eksperymentu polegającego na dwukrotnym dodatkowym kontakcie z potencjalnymi klientami: najpierw w formie prośby o opinię, a następnie poprzez przedstawienie znacznie lepszej oferty, jako ostatniego wezwania do działania.

Kanban w Zarządzaniu Firmą - Tablica działu sprzedaży po zmianach wynikłych w ewolucji procesu Jeśli później okaże się, że to nie cena powstrzymywała zainteresowanych przed kupnem, przepływ pracy może wrócić do standardowej liczby dwóch prób kontaktu, podczas gdy zmiany nastąpią w tym obszarze procesu lub produktu, który faktycznie był źródłem blokady.
Zobacz szczegółowy przykład użycia Kanbana w sprzedaży (j. angielski).

Kanban daje zespołom wolną rękę

Swoboda koncentracji, pozwalająca zespołowi programistów w pełni skupić się na jednym zadaniu nim przejdzie do kolejnego - dzięki kanbanowym limitom pracy w toku, dostępna jest także dla innych działów. Księgowości, marketingu, wsparcia klienta, zaopatrzenia, kadr i innych. Niejednokrotnie, gdy ktoś doświadczy wolności do skupienia się na jednym zadaniu, nie chce już rezygnować z tego pozytywnego ograniczenia. Z nielicznymi wyjątkami, wielozadaniowość nie sprzyja produktywności. Prosząc kogoś, by traktował wszystkie przychodzące żądania z równym priorytetem i pracował nad nimi jednocześnie, zgadzasz się na to, że postępy będą powolne, wyniki obarczone błędami, a pracownik sfrustrowany, rozproszony i zirytowany. Zezwalając natomiast na skoncentrowanie się na jednym zadaniu i nie rozpoczynanie kolejnego, dopóki nie zamknie się poprzedniego, z każdym dniem zyskujesz więcej ukońcoznych zadań, spokojniejsze środowisko pracy i szczęśliwszych pracowników.

Limity WIP są jednym z kluczowych elementów metody Kanban. Pozwól członkom wszystkich zespołów czerpać z nich korzyści.

Przykład Zespół ds. bezpieczeństwa przeprowadza automatyczne i manualne kontrole stanu systemu, otrzymuje też wewnętrzne oraz zewnętrzne raporty o problemach. Wszystkie raporty trafiają na tablicę Kanban, gdzie przypisywana jest im wartość priorytetu od 1 do 5. Dla członków zespołu jest oczywiste, że powinni zacząć od zadań o najwyższej wadze - poziom 5, a dopiero po ich zakończeniu przejść do zadań z poziomem 4, 3 itd. W ten sposób, dopóki do wykonania są zadania o najwyższym priorytecie, te o niższym pozostaną wstrzymane. Inną kluczową zasadą jest to, że każdy członek zespołu może rozpocząć nowe zadanie dopiero po ukończeniu poprzedniego. Proces ten zapewnia struprocentowe skupienie na zadaniu, tworząc środowisko minimalizujące potrzebę poprawek.
Zobacz przykład tablicy Kanban w procesie zarządzania IT (j. angielski).

Kanban zmniejsza potrzebę spotkań

Dwie osoby siedzą naprzeciwko siebie w biurze

Zastanów się ile czasu tygodniowo pracownicy twojej firmy spędzają na spotkaniach. Prawdopodobnie doskonalne zdajesz sobie sprawę, że jakaś połowa tego czasu składa się z oczekiwania, powtarzania wcześniej przekazanych informacji i roztrząsania kwestii menedżerskich, faktycznie możliwych do rozwiązania tylko przez jedną osobę, nie zespół.

A teraz wyobraź sobie, jak czas ten ulegnie zmianie gdy procesy wszystkich zespołów i aktualny status każdego zadania zostanie zaprezentowany w przystępnej, wizualnej formie. Nie musisz już pytać o status konkretnego zlecenia ani wysłuchiwać dyskusji w sprawach, które cię nie dotyczą – wystarczy rzut oka na tablicę, by dowiedzieć się co, gdzie i jak się dzieje, lub by przypisać rozwiązanie danego problemu osobie najlepiej do tego przygotowanej. Wszystko to znaczy, że spotkania zespołowe można ograniczyć do interakcji społecznych zorientowanych na budowanie relacji, a nie na wielokrotne omawianie spraw udokumentowanych już gdzieś indziej.

Przykład Chcesz uzyskać bieżące informacje o projekcie, ale członkowie zespołu nad nim pracujący znajdują się w różnych strefach czasowych. Samo zaplanowanie webowej konferencji w dogodnym dla wszystkich czasie może zająć parę dni. Zamiast tego, wystarczy, że otworzysz tablicę Kanban projektu i zobaczysz jakie zadania już ukończono, które są aktualnie w toku i kto nad nimi pracuje. Jeśli występują problemy, mogą one trafić do opisu zadania dla informacji wszystkich współpracowników. Możesz też zerknąć na czas realizacji i czas cyklu by sprawdzić w jakim tempie postępują prace. Na tej podstawie oszacujesz kiedy projekt zostanie ukończony. Masz pytania? Otwórz konkretne zadanie i zadaj je w komentarzu skierowanym do odpowiedzialnego za nie pracownika. Gdy ten się pojawi w pracy, otrzymasz odpowiedź. Planowanie wirtualnych spotkań lepiej zostawić sobie na okazję świętowania wyjątkowych wydarzeń zespołowych, a na co dzień oszczędzać czas i wysiłek wszystkich pracowników.
Obejrzyj film z przykładowym zastosowaniem tablicy Kanban do zarządzania pracą zdalną (j. angielski).

Kanban ułatwia koncentrację na wartościach klienta

Organizując przepływ pracy wzlędem etapów ukończenia, Kanban ułatwia zespołom ściśle współpracującym z klientami określenie, co dla tych drugich ma największą wartość. Pracownicy mogą zatem zoptymalizować proces pod kątem maksymalizacji tej wartości, jednocześnie ograniczając zbędne działania i przetwarzanie informacji. Wsłuchając się w potrzeby klientów i koncentrując się na tym, co dla nich istotne zapewnisz im satysfakcję, jednocześnie minimalizując straty.

Przykład Twój zespół obsługi klienta nie musi angażować się w prace związane z rozwojem produktu, ponieważ nie dostarczają one informacji potrzebnych w ich codziennej pracy z klientami. Wystarczy, że zna on najlepsze i najszybsze sposoby rozwiązywania typowych problemów i zapytań. Powiadomienia o zmianach w produkcie potrzebne są mu dopiero w momencie ich oficjalnej publikacji. Podejście to zamienia potencjalną ambiwalencję w możliwych odpowiedziach na przejrzystość i jednoznaczność.
Zobacz przykład zastosowania tablicy Kanban w obsłudze klienta (j. angielski).

Wdrożenie metody Kanban do wszystkich aspektów zarządzania firmą może sprawić, że procesy staną się bardziej przejrzyste i efektywne niż wcześniej. Warto pamiętać, że aby skutecznie kontrolować swój biznes, musisz go dokładnie zrozumieć. Wizualizacja procesów dostępna dla wszystkich zaangażowanych członków zespołu jest w tym nieocenioną pomocą.

Wykorzystanie tablic Kanban w zarządzaniu firmą, planowaniu, utrzymaniu i rozwoju przyniesie ci następujące korzyści::

  • Poprawa przepustowości procesów dzięki skuteczniejszej kontroli zadań,
  • Płynniejszy przepływ pracy i większa przejrzystość dzięki wizualizacji i łatwemu dostępowi do danych,
  • Wyższa jakość produktów i usług dzięki ułatwionemu skupieniu i zmniejszonej liczbie poprawek,
  • Lepiej zmotywowane zespoły i wyższy poziom satysfakcji klientów, wynikające z lepszego zarządzania pracą oraz lepszego dostosowania do potrzeb klientów.

Dodatkowa lektura

2024-12-12 Kanban Tool https://kanbantool.com/pl/przewodnik-kanban/zarzadzanie-firma