Pomiar i Zarządzanie Przepływem

Co to jest przepływ pracy?

W kontekście zarządzania projektami, przepływem nazywa się sposób, w jaki element, informacja czy inaczej zdefiniowany fragment pracy przechodzi przez proces – od zera do gotowego produktu. Chodzi o sposób, w jaki elementy przemieszczają się między różnymi działami firmy, lub np. sekcjami hali produkcyjnej. Nie o powtarzalną trasę, którą obierają zadania, ale o jednorazowe doświadczenie konkretnego zadania pokonującego ten proces. Czy podawane jest ono dalej przez każdy dział bez żadnych obciążeń, czy może w przepływie występują jakieś przestoje?

Jeśli kiedykolwiek sfrustrowałeś się musząc rozpoczynać i przerywać pracę nad angażującym zadaniem kilka razy w ciągu dnia, to być może już wiesz, że ta irytacja wynikała bezpośrednio z przerwania twojego przepływu (ang. flow) pracy.

Pierwsza praktyka Kanban: wizualizacja przepływu pracy, pokazuje w jaki sposób element przechodzi przez proces. Praktyka druga, ograniczenie pracy w toku, zapewnia, że członkowie zespołu nie spowalniają procesu i nie powodują strat. Zarządzanie przepływem i mierzenie go polega na przeanalizowaniu jak te dwa mechanizmy wpływają na twoją organizację pracy oraz na szukaniu najlepszych sposobów jej ulepszenia.

Jak zmierzyć przepływ?

Spotkania stand-up i tablice Kanban

Podczas krótkich codziennych spotkań stand-up, członkowie zespołu obserwują na tablicy Kanban jak praca przechodzi z jednego etapu na drugi – analizują jej przepływ. Odczytują ile czasu zajmuje przejście elementu z jednej kolumny do drugiej, kontrolując czy wykonanie podobnych elementów trwa porównywalną ilość czasu, a jeśli nie, to jak bardzo te wartości się różnią. Odnotowawszy, że np. zadania chwilowo zatrzymują się, lub też blokują, w konkretnych obszarach przepływu oraz zbadawszy dlaczego – mogą zacząć planować jak to naprawić.

Fundamentalne dla zrozumienia zasad kierujących przepływem jest to, że nie liczy się jak szybko element trafi do danego punktu, lecz to, jak płynnie porusza się od początku do końca. Podobnie jak w przypadku ruchu drogowego w godzinach szczytu – nie ma znaczenia, jak szybko twój samochód pokonuje krótki odcinek drogi, liczy się średnia prędkość na całej trasie. Im więcej elementów stabilnie przepływa przez cały proces, tym bardziej przewidywalne staną się twoje wyniki. A co za tym idzie, tym wierniej dotrzymywać będziesz mógł obietnic składanych klientom!

Głównym tematem sesji stand-up powinno być pytanie „Kto jest zablokowany?”, a następnie „Jak możemy ci pomóc?”. Członkowie zespołu mają więc szukać sposobów na poprawę przepływu. Angażując cały zespół, wykorzystujesz jego kolektywną pomysłowość i kreatywność, jednocześnie budując w nim jedność i poczucie realnego wpływu na proces i firmę.

Kolejnym aspektem obserwowania aktywności zespołu na tablicy Kanban jest optymalizacja samego procesu. Jeśli zespół zauważy kroki, kolumny tablicy, które nie zwiększają jego produktywności, lub jeśli jest świadomy istniejących etapów, które nie zostały na tablicy odwzorowane, dostosowanie przepływu powinno być niezwłocznie rozważone. Wyłącznie wierne przedstawienie procesu na tablicy ma szansę działać na korzyść jego uczestników i zwiększać jego wydajność.

Diagram Skumulowanego Przepływu

Wykres Skumulowanego Przepływu pokazuje ilość pracy w toku na każdym etapie procesu. Charakter linii wykresu - jej łagodny wzrost, lub nierówne skoki – wyraża, czy twoja firma działa w sposób równomierny i przewidywalny, czy też chaotyczny i niestabilny. Należy zwrócić uwagę na to, ile elementów jest zablokowanych i jak szybko wąskie gardła są usuwane. Ile czasu zajmuje przejście zadań przez proces i czy średnia wartość tego czasu się zmniejsza? Celem mierzenia i zarządzania przepływem jest skrócenie ogólnego czasu produkcji i redukcja zmienności wyników, a więc poprawa przewidywalności i wydajności pracy.

Czas realizacji, czas cyklu, przepustowość i limity WIP

Pomiar czasów realizacji i cyklu koncentruje się na porównaniu wartości, jaki zadanie całościowo spędza w procesie (czas realizacji), do czasu cyklu - okresowi spędzonemu na aktywnej pracy nad zadaniem. Porównanie tych dwóch wartości daje informację o przepustowości procesu: czasie potrzebnym do uzyskania wyników.

Jednak poleganie na samej przepustowości nie zawsze będzie miarodajne dla zespołów pracujących w domenach opartych na wiedzy, takich jak np. tworzenie treści, produkcja mediów czy oprogramowania. Wynika to z faktu, że tego typu praca charakteryzuje się wielością rozmiarów i zakresów zadań. Kodowanie złożonej funkcji aplikacji zajmie dużo więcej czasu niż naprawienie drobnego błędu w tym samym programie. Takim zespołom zaleca się więc tworzenie oddzielnych odczytów przepustowości dla różnych rodzajów pracy, lub wprowadzenie kompromisu i podział większych elementów na fragmenty o zunifikowanej wielkości. Zważywszy, że popularne webowe aplikacje Kanban, takie jak Kanban Tool, pozwalają na generowanie oddzielnych raportów czasu realizacji i cyklu dla różnych typów zadań, prowadzenie osobnych analiz dla każdego rodzaju zadań jest prawdopodobnie najłatwiejszym rozwiązaniem.

Kolejnym elementem istotnym dla przepływu są limity pracy w toku. Ogólna przepustowość będzie się różnić w zależności od tego, ile zadań zespół może wziąć na siebie w danym momencie. Korygując dozwoloną liczbę zadań w toku można więc całkowicie zmienić przepustowość. Radzimy jednak zachowanie ostrożności przy zmianach limitów WIP – najlepiej robić to rzadko i na bazie analiz przepływu pracy, nie arbitralnych domysłów.

Zwróćmy też uwagę, że limity WIP powinny dotyczyć większości etapów przepływu – z uwzględnieniem kolumn, w których zadania na coś lub kogoś oczekują. Łączny czas oczekiwania na wszystkich etapach pracy ogromnie wpływa na ostateczną przepustowość procesu. W wielu przypadkach, praca nad skróceniem długości etapów kolejkowania, np. poprzez usystematyzowanie częstotliwości pobierania z nich zadań, jest najszybszym sposobem na poprawę czasu cyklu.

Jak wyjaśniliśmy w tym artykule, limity pracy w toku są kluczowe w identyfikowaniu i rozwiązywaniu wąskich gardeł procesu, które same w sobie są przeciwieństwem efektywnego przepływu.

Odchodzenie od złych praktyk

Zarządzanie i pomiar przepływu zwiększy twoje szanse na całościową poprawę procesu, minimalizując konieczność rozwiązywania problemów na gorąco, kosztem zniekształcenia zaplanowanych operacji. Ogólnie rzecz biorąc, zarządzenie przepływem poprawi też przewidywalność twojego procesu. Udoskonali go, pomagając ci zrozumieć, że mniej ważne jest to, czy projekt został zrealizowany w pierwotnie ustalonym terminie i czy przestrzegany był konkretny, sztywny plan. Większe znaczenie ma to, by cały system był obliczalny, by pozwalał wiarygodnie prognozować realizację projektów, działać zgodnie z założeniami i przy minimalnych stratach. Powinno to pozwolić ci skupić się na budowaniu firmy elastycznej i zwinnej, z jasno określonymi celami, stale się rozwijającej, której pracownicy czerpią satysfakcję ze swoich zajęć.