Kartka Kanban

Kartka Kanban to wizualna reprezentacja pojedynczego zadania do wykonania, umieszczona na tablicy Kanban. Sama zaś pozycja kartki na tablicy obrazuje aktualny etap prac nad zadaniem, np. jeszcze nie zaczęte, w toku, gotowe. Karteczka Kanban gra rolę podobną do pałeczki sztafetowej, przekazywanej między członkami zespołu wraz z kolejnymi etapami wyścigu do mety.

Kartki Kanban służą do:

• Przekazywania informacji w zunifikowany i spójny sposób,
• Wzmocnienia zespołu, budowania zaufania,
• Przedstawienia procesu wszystkim zaangażowanym stronom i zachęcenia do współpracy,
• Kontrolowania przepływu pracy i jego wydajności,
• Zapisu wszystkich informacji i śledzenia postępów pracy nad danym elementem, co ułatwia delegowanie zadań i zbiórkę danych do analizy procesu.

Skąd wzięły się kartki Kanban?

W języku japońskim słowo Kanban oznacza „kartkę sygnalizującą”. Na hali produkcyjnej Toyoty kartki Kanban komunikowały gotowość systemu na przyjęcie nowych zleceń. Wskazywały więc członkom zespołu lub dostawcom na wyższym szczeblu produkcji, że koledzy ze szczebelka niżej zakończyli lub zaraz ukończą pracę i oczekują na nowe zadania.

Tradycyjne systemy produkcyjne były ugruntowane w metodzie push, polegającej na przepychaniu produktu przez kolejne ogniwa łańcuchów produkcji i dystrybucji. Zamówienia realizowane były w dużych partiach, co niejednokrotnie wiązało się z ogromnymi zapasami niewykorzystanych materiałów na hali. Kanban działa w oparciu o koncepcję produkcji „dokładnie na czas”, zakładającą wszczęcie prac tylko wówczas, gdy występuje zapotrzebowanie na produkt.

Karty Kanban były przechowywane w pojemnikach, które, gdy pracownicy kończyli pracę nad elementem i potrzebowali więcej materiałów, wysyłano do działu zaopatrzenia w celu uzupełnienia zapasów. A kiedy to zasoby działu zaopatrzenia się wyczerpywały, pojemniki na karty wysłano z zamówieniem do dostawców.

Managerowie Toyoty zauważyli, że pobieranie (pull) elementów pracy działa skuteczniej od narzucania (push) ich pracownikom. Każdy będzie w stanie z tym sympatyzować - co byś wolał: przyjść do pracy i pobrać pierwszą pozycję z tablicy, czy zastać swoje biurko załadowane zadaniami, które ktoś tam porzucił? Karteczki Kanban pomagają przekształcić biuro z systemu push w pull.

Jakie informacje powinny znajdować się na kartce?

W fabryce Toyoty, każda kartka zawierała informację o tym gdzie ją utworzono, o ilości i rodzaju pracy, jakiej wymagała oraz o tym dokąd miała zostać dostarczona w następnej kolejności. Od tamtych czasów kartki Kanban ewoluowały i aktualnie, w większości systemów elektronicznych, reprezentują one pojedyncze elementy dowolnego rodzaju pracy, z dowolnym typem danych.

Kartki umieszczone na tablicy Kanban wizualizują pracę do wykonania. Mogą zawierać informacje o tym, kiedy element został utworzony, jaki jest cel zadania oraz kto zlecił lub utworzył ten element. Ważną kwestią jest to, że na karteczkach nie muszą znajdować się absolutnie wszystkie szczegółowe informacje – wystarczy tyle, ile umożliwi zespołowi pracę i podejmowanie decyzji, jak ją wykonać. Mimo to, większość dzisiejszych praktyków Kanban używa cyfrowych karteczek Kanban, zważywszy ich nieograniczoną pojemność informacyjną, w przeciwieństwie do kartek fizycznych.

W systemach elektronicznych typowe jest, by kartki zawierały numer zadania, datę utworzenia, imiona członków zespołu przypisanych do jej ukończenia, przeróżne dane szacunkowe i wiele więcej. Narzędzia elektroniczne Kanban znane są również z tego, że nadają karteczkom różne kolory, wzory i wskaźniki w formie ikon czy tekstu, odnoszące się do wieku i typu zadań, czy też np. dat wprowadzenia ostatnich zmian.

Budowanie zaufania oraz wizualna kontrola z kartkami Kanban

Kartki Kanban wspierają budowanie zaufania, pokazując członkom zespołu dokładnie nad czym i kiedy mają pracować. Fakt, że każdy pracownik może uzyskać te informacje indywidualnie wzmacnia w zespole poczucie kontroli i wpływu na proces. Karteczki Kanban mogą też wyrównać autorytet między członkami zespołu i zapewnić, że elementy o niskim priorytecie nie trafią do obiegu dopóki ważne zadania nie zostaną ukończone.

Tablica Kanban to system kontroli wizualnej. Np. samo już przejście obok tablicy, od której karteczki odklejają się i spadają sugeruje, że zespół może być przeciążony. Karteczki w rejestrze projektu nie powinny być przydzielane do konkretnych osób; członek zespołu sam ma pobrać taką kartkę, w pracy nad którą najlepiej się odnajdzie. Taka metoda zachęca ludzi do pracy, zamiast ich do niej zmuszać.

Niemniej jednak, dystrybucja karteczek powinna być utrzymywana w ryzach, wraz ze stanem tablicy, aby chronić członków zespołu. Jeśli ktoś pracuje już nad swoim pełnym limitem zadań, to nie powinien mieć możliwości pobrania następnych kartek, dopóki nie ukończy pozycji, które otworzył – jest to coś, co można zapewnić stosując limity pracy w toku na osobę. Karteczki, które nie zmieniają pozycji można oznaczyć konkretnym kolorem, aby stały się głównym tematem porannego spotkania stand-up. Członkowie zespołu mogą wówczas wyjaśnić dlaczego zadanie się zablokowało i wspólnie opracować plan jego odblokowania.