Zdefiniowanie Polityki Procesu

Co to jest polityka procesu?

W każdej firmie znajdziemy konkretny zestaw następujących po sobie kroków, które, poprawnie wykonane, dają produkt - czy będzie to fizyczny obiekt, czy pakiet oprogramowania, czy też inny rodzaj gotowych danych. Ten powtarzalny proces oraz jakość jego realizacji często decydują o tym jak firma prosperuje. Podczas gdy procesy mówią zespołom co robić, polityka, czy też zasady procesu, wyjaśniają jak to robić. Nakierowują zespół na podejmowanie decyzji, które zapewnią jak najlepszy postęp w procesie.

Warto poświęcić chwilę na wstępne rozróżnienie tego, co większości z nas przywodzi na myśl słowo „polityka”, a tym, czym powinna być polityka Kanban. Nie ma to być 30-stronicowy, wypełniony żargonem dokument, ukryty poza zasięgiem i zainteresowaniem zespołu. W swojej ostatecznej formie, polityka Kanban powinna być powszechną wiedzą o tym, jak musi wyglądać produkt po przejściu każdego etapu pracy, nim trafi do następnego. Oczywiście, na etapie wprowadzania zasad zostaną one spisane i prawdopodobnie tak pozostanie, szczególnie dla wglądu nowych członków zespołu. Jednak, ogólnie rzecz biorąc, dobrze napisana, rozsądna polityka procesu z czasem zleje się z rutynowym działaniem zespołu i działać będzie na jego korzyść, pomagając utrzymać płynność pracy.

Czy znalazłeś się kiedyś w biurze czy na hali produkcyjnej, gdzie było oczywiste, że ludzie nie mają pojęcia, co się dzieje dookoła? Porównaj to do sposobu pracy załogi boksu serwisowego Formuły 1 i tego, jak uderzająco oczywisty jest jej określony sposób pracy; każdy serwisant wie, co jest jego zadaniem i je niezwłocznie wykonuje. Proces ten jest piękny, wydajny i przewidywalny, w najlepszym możliwym znaczeniu tego słowa. Bez wątpienia każdy chciałby, by jego proces biznesowy był prowadzony zgodnie z zasadami tak samo trafnymi i skutecznymi, jak te stosowane przez zespoły boksów F1!

Dlaczego proces potrzebuje zasad?

Kierownicy projektów nie są zainteresowani możliwością zapewnienia ludziom zajęcia, ani nawet nie tym, by ludzie mieli właściwe zajęcia. Chcą, by zespół był zajęty właściwymi działaniami, realizował je we właściwy sposób i w odpowiednim czasie, aby uzyskać wymagany rezultat. Tablica Kanban sama w sobie jest w stanie jasno określić zasady procesu, a jej obserwacja pozwala zespołowi uzyskać większość informacji o tym, jak przebiega praca.

Otwarty dostęp do zasad rządzących procesem w naturalny sposób sprawia, że dobre zarządzanie i prawidłowe praktyki pracy stają się drugą naturą zespołu. Praktyka czyni mistrza, ale w tym przypadku, bardziej na miejscu jest stwierdzenie, że praktyka utrwala zachowania. Jeśli bowiem zespół powtarza niewłaściwy sposób pracy, to taki stanie się jego nawykiem i niepisaną polityką. Dlatego określenie przejrzystych, jednoznacznych zasad zapewnia, że członkowie zespołu ćwiczą się w poprawnych metodach pracy i rozumieją cel każdej sekwencji procesu. Nie znaczy to oczywiście, że samo uświadomienie pracownikom wymagań poszczególnych etapów sprawi, że będą w stanie natychmiast samodzielnie im sprostać, ważne jest to, że znajomość zasad zrodzi świadomość wymaganej jakości i ułatwi całemu zespołowi wykrywanie błędów, utrudnień i blokad.

Łatwa kontrola tego, co ważne

Polityka procesu musi odzwierciedlać to, co jest ważne dla firmy. Tak jak most Golden Gate zarazem sprawia wrażenie silnego i taki też jest, twoja polityka powinna nakreślać to, co liczy się dla firmy w sposób natychmiast zauważalny. Jeśli zdarzy się, że zespół gdzieś utknie, należy zadać pytanie czy możliwy byłby lepszy sposób pracy i jak zaktualizować tablicę Kanban, by go odzwierciedlić. Zasady i procedury powinny określać, które aspekty zadań czy pracy firma skłonna jest zignorować, dla zyskania lepszej koncentracji sił na innych; jakie kompromisy w zakresie szybkości lub jakości gotowa jest zaakceptować i w jakich konkretnych okolicznościach.

Wyraźne sformułowanie zasad kierujących procesem zwiększa swobodę umysłową zespołu. Płynne zaangażowanie się w pracę, uzyskanie tzw. flow, czyli wciągnięcie się w zadanie na poziomie graniczącym z oderwaniem od rzeczywistości, jest w stanie sprawić, że praktycznie przestajemy ją postrzegać jako wysiłek. A osoby, które ciągle muszą przypominać sobie, jak pracować, nie mający dostępu do informacji o panujących zasadach, nigdy nie wejdą w ów stan przepływu. Dlatego też udostępnienie zespołowi jednoznacznie wyrażonej polityki pracy może skutecznie minimalizować frustrację i umysłowe wyczerpanie, tym samym zwiększając wydajność.

Mike Tyson twierdził, że „Każdy ma plan, dopóki nie zostanie uderzony w twarz”, sugerując, że kiedy ludzie napotykają poważny kryzys, nawet najlepiej ułożone plany mogą szybko zostać zapomniane. Jasne określenie zasad od samego początku może pomóc w zapobieganiu najgłębszym kryzysom. Upewnij się więc, że wskazówki dotyczące postępowania w typowych scenariuszach przepływu pracy są dostępne dla całego zespołu.

Jednocześnie zalecamy ostrożność w próbach wprowadzania zbyt licznych zasad w krótkim okresie, jako że egzekucja nieprzemyślanej polityki na niewłaściwym etapie i w złym czasie może sama w sobie stać się przeszkodą dla wydajnej pracy. Dobrym pomysłem jest niewprowadzanie więcej niż jednej nowej zasady na raz – umożliwia to pomiar jej skutków przed zastosowaniem kolejnych. Równie dobrym podejściem jest wstrzymanie się od budowania zasad, do których śledzenia i kontroli zaangażowani pracownicy nie mieliby dostępu.

Przykładowe pytania do postawienia przy ustalaniu zasad kierujących procesami:

• Czy zespół jest zaznajomiony z przepływem pracy, wie gdzie zaczyna i kończy się praca?
• Czy zespół zna etapy kontroli jakości i definicje „ukończenia” prac na każdym etapie?
• Czy zespół wie, jak poprawnie eskalować pilne zadanie i z jakimi konsekwencjami dla zespołu i procesu się to wiąże?
• Czy zespół wie, jak radzić sobie z nieplanowaną pracą, jak dopasować ją do rozpoczętego już procesu?
• Jak zespół powinien radzić sobie z błędami znalezionymi w procesie produkcyjnym? Czy wstrzymują rozpoczęte zadania i naprawiają błąd, czy też ustawiają problematyczny element na początku kolejki… itd.

Praktyka może czynić mistrza!

Źródłem polityki twojego procesu powinny być dane pochodzące z pomiaru przepływu, pokazujące podstawowe przyczyny większości problemów. Za każdym razem więc, gdy procesowa pętla sprzężenia zwrotnego się zamyka, pojawia się możliwość ulepszenia procesu. Po kilku takich produktywnych pętlach, zespół nabierze pewności siebie w oparciu o wiedzę o tym, co przyczynia się do jego sukcesów. Będzie wiedzieć, na jakich zachowaniach się koncentrować, a których nawyków zaprzestać. Dzięki uczeniu się na błędach i nieustannemu doskonaleniu polityki, zespół może realizować założenia koncepcji Kaizen.

Pomijając samo uzyskanie płynnego przepływu w procesie, to właśnie ta możliwość ewolucyjnego doskonalenia go jest powodem, dla którego wypracowanie skutecznej, jednoznacznej polityki pracy ma tak duże znaczenie w praktykach Kanban.

O ile poświęcisz czas na zbadanie jakie zasady i zachowania napędzają proces oraz popracujesz nad ich optymalizacją, to poprawa wydajności każdego procesu jest w twoim zasięgu.