Czym jest 5S w Metodyce Lean?

5S to stosowana w metodyce Lean technika dyscyplinowania procesu, opracowana przez Hiroyukiego Hirano. Na 5S składają się:

• Seiri - sortowanie
• Seiton - systematyka
• Seiso - sprzątanie
• Seiketsu - standaryzacja
• Shitsuke - samodyscyplina

Praktyka 5S koncentruje się na konkretnych aspektach procesu, przekształcając nieekonomiczne stanowisko pracy w środowisko zorganizowane, wydajne, bezpieczne i generujące wartość. Jest ona jednym z podstawowych narzędzi redukujących straty w szczupłym zarządzaniu.

5S jest częścią Systemu Produkcyjnego Toyoty, a więc i Lean, mimo, że sama Toyota praktykowała 4S, pomijając krok ostatni, który reprezentował istniejące już uwarunkowania kulturowe pracowników firmy. Stosowanie techniki 5S na wszystkich poziomach organizacyjnych pomaga zespołom zrozumieć, docenić i usprawnić swój wpływ na proces i wyniki biznesowe.

Jak skorzystać z praktyki 5S?

Cykliczne stosowanie 5S pomaga zespołom nieustannie podnosić swoje standardy pracy.

Podobnie jak w przypadku metodyki Lean i metody Kanban, 5S nie jest narzędziem, które można skutecznie zaimplementować bez wcześniejszego zrozumienia jego filozofii. Twórca techniki 5S wyszedł z założenia, że utrzymanie porządku jest konieczne do przetrwania, szczególnie w środowiskach chaotycznych.

Przed wprowadzeniem 5S, dobrze jest wykonać mapowanie strumienia wartości. Dowiesz się w ten sposób jakie działania kreują wartość w twoim procesie. Pomoże ci to w podjęciu decyzji o tym jaki sprzęt, usługi i elementy inwentarza są i nie są wymagane do utrzymania i doskonalenia procesu.

Krok 1: Seiri – Sortowanie

W pierwszym kroku usuwasz wszystkie niepotrzebne elementy ze stacji roboczej. Oczywiście, można to zaaplikować do każdego typu miejsca: w magazynie, na hali produkcyjnej czy na na biurku - przyniesie poprawę niezależnie od lokalizacji. Zaznajomiony ze strumieniem wartości, zacznij przywiązywać uwagę do tego jakie przedmioty znajdują się w okolicy twojego stanowiska pracy. Japońskie słowo Seiri znaczy organizowanie. Zorganizowany obszar pomoże ci łatwiej określić, co jest potrzebne do wykonywania pracy, a co nie.

Szczególnie cenne w uzyskiwaniu lepszego wglądu w proces i minimalizacji strat będzie pozbycie się niepotrzebnego sprzętu. Przykładowo, stratą jest trzymanie trzech identycznych śrubokrętów na stacji roboczej tylko po to, aby przynajmniej jeden zawsze był pod ręką. Wyznaczenie miejsca do przechowywania jednego z nich to lepsza droga do skutecznej organizacji.

Warto zauważyć, że osoby odpowiedzialne za uporządkowanie obszaru to często te same osoby, które doprowadziły do jego nieładu. Dlatego zaleca się, aby faza Seiri nadzorowana była przez lidera zespołu. Będzie on w stanie obiektywnie pomóc pracownikom w posortowaniu przedmiotów.

Krok 2: Seiton – Systematyka

Ten etap polega na rozmieszczeniu wszystkiego w odpowiednich miejscach. Seiso i Seiton to prawdopodobnie najtrudniejsze do wykonania fazy 5S. Praktycy metod zwinnych, jak i sam twórca 5S, zalecają rozważenie następujących czynników przy wyborze miejsca dla każdego przedmiotu w stacji roboczej:

• Częstotliwość użycia
• Rozmiar i waga przedmiotu
• Preferencja wiodącej ręki pracownika (leworęczny / praworęczny)
• Poziom bezpieczeństwa użycia przedmiotu

Przypomnijmy, że zbędne ruchy uważane są w Lean za stratę. W związku z tym, na przykład, konieczność chodzenia po narzędzie na drugi koniec hali produkcyjnej, podczas gdy używane jest przez 50% czasu pracy, jest marnotrawstwem i kłóci się z Seiton.

W fazie Seiton warto również podjąć się wizualizacji instrukcji, zastępując nimi - potencjalnie nigdy nie czytane, więc stanowiące stratę - pisemne instrukcje robocze. Prawidłowe i czytelne oznakowanie miejsc, w których przechowywane mają być wszystkie przedmioty ma kluczowe znaczenie. Wiele firm zarządzanych w myśl Lean stosuje szablony, etykiety, obrysy i inne znaczniki na blatach roboczych i podłogach, do wskazania pracownikom gdzie odłożyć jakie narzędzie. Po skutecznie przeprowadzonej fazie Seiton, pracownik wie skąd zabrać potrzebny sprzęt - bez konieczności jego poszukiwania, a po jego użyciu może go zwrócić bez żadnych utrudnień.

Co więcej, pracownicy, którzy nigdy wcześniej nie byli w danym obszarze roboczym, również powinni teraz z łatwością znaleźć tam to, czego potrzebują, co wyeliminuje potrzebę długich sesji orientacyjnych. Kolejną zaletą jest to, że ewentualny brak któregoś narzędzia będzie od razu widoczny, a każdy pracownik będzie mógł wizualnie sprawdzić swoją stację roboczą, kończąc pracę na dany dzień. Wyrysowanie na podłodze linii, pokazujących gdzie umieścić jaki przedmiot oraz którędy należy chodzić, którędy jeździć, a gdzie stać, są prostym ale skutecznym sposobem polepszenia płynności procesu, minimalizacji kosztów i promowania bezpieczeństwa.

Krok 3: Seiso – Sprzątanie

Seiso odnosi się do codziennego sprzątania i utrzymywania stacji roboczej w jak najlepszym porządku. Na przykład, pracownicy warsztatu powinni zadbać o to, aby podłogi były suche (minimalizując ryzyko poślizgu), a maszyny czyste (minimalizując ryzyko wypadków i zużycia). Podczas codziennego czyszczenia sprzętu, operator może również określić, czy maszyny nie są wadliwe i ewentualnie przeprowadzić drobne prace konserwacyjne.

Ważnym aspektem Seiso jest rozpoznanie operatora sprzętu jako najlepszego kandydata do utrzymania go w czystości i porządku. Z tego względu, sprzątanie nie powinno być wykonywane przez zewnętrzną ekipę – byłaby to strata. Firmy, których liderzy nie wymagają stosowania 5S we wszystkich środowiskach realizują tą koncepcję tylko w teorii. Zaangażowanie liderów w kierowanie inicjatywą 5S zmniejsza dystans między nimi i pracownikami oraz popularyzuje usprawnienia we wszystkich warstwach organizacji.

Krok 4: Seiketsu – Standaryzacja

Na etapie standaryzacji podtrzymujesz wszystko to, co pomogły ci osiągnąć pierwsze trzy fazy. Wtoczyłeś metaforyczny głaz pod górę i musisz teraz włożyć pod niego klin, by nie stoczył się z powrotem. Praktyka standaryzacji, ukierunkowana na utrzymanie tego, co już zostało osiągnięte jak i na zapobieganie zmienności w procesie, jest charakterystyczna tak dla metodyki Lean, jaki dla systemu Six Sigma. Faza standaryzacji w 5S pokazuje jak konsekwentne stosowanie zestawu reguł jest w stanie utrzymać dany obszar w czystości i porządku.

Jeśli przyjrzysz się swojemu stanowisku pracy, być może odnajdziesz tam niestandardowe zadania, przyczyniające się do tworzenia bałaganu. Np. szef podnosi alarm, że potrzebuje pilnego raportu odnośnie „XYZ”, rzucasz więc wszystko, zbierasz potrzebne informacje i dostarczasz raport z końcem dnia, zostawiając biurko w bałaganie, a wszystkie inne - zaplanowane - zadania w strzępach. Możliwe nawet, że uznasz, że nie warto pakować wszystkich dokumentów użytych w raporcie na wypadek, gdyby znów okazały się potrzebne.

Gdybyś jednak miał standaryzowany sposób pracy nad zadaniem każdego typu, to nawet nieplanowane zadania byłyby możliwe do wykonania. Być może, że przewidziałbyś wtedy, że szef oczekuje raportu budżetowego co sześć miesięcy, więc niezbędne dane zebrałbyś na czas. Nawet jeśli nie, to być może w oparciu o zasadę standaryzacji Seiketsu, użyłbyś tego jednorazowego nieplanowego zadania jako ćwiczenia do stworzenia lepszego planu działania w przyszłości.

Krok 5: Shitsuke - Samodyscyplina

Fazą ostatnią jest kontynuowanie wszystkich praktyk. W książce pt. “The 5 Pillars of Visual Workspace”, Hirano podkreśla, że 5S wymaga fundamentu dyscypliny. Menedżerowie firm Lean powinni stosować techniki takie jak spacery Gemba do obserwacji i kontroli tego, co dzieje się na hali. Można też wprowadzić listy kontrolne dla każdej stacji, 3-minutowe ćwiczenia z błyskawicznego sprzątania, czy zainicjować rozwijający dyscyplinę system nagród. Przeprowadzone powinny zostać oceny zespołów z punktacją za działania w każdym obszarze 5S. Proponujemy skorzystanie z poniższej tabeli do szybkiej oceny jak twoja firma wypada pod kątem dyscypliny 5S.

Niektóre korzyści płynące z wykorzystania 5S do usprawnienia procesu:

• Bardziej przejrzysty przepływ pracy dzięki zarządzaniu wizualnemu,
• Mniejsze straty czasu, wysiłku, materiałów; większa produktywność i wyższa jakość,
• Standaryzacja metod pracy i przepływu zadań,
• Wyższe morale zespołu, przez umożliwienie wprowadzania zmian na lepsze każdemu pracownikowi.