Co to jest Szczupła Rachunkowość?

Lean Accounting, lub szczupła rachunkowość, to praktyki finansowego raportowania firmy dostosowane do koncepcji Lean: koncentracji na wartości dostarczanej klientowi i eliminacji strat, uzyskanych przez lepszą organizację pracy i gospodarkę materiałową.

Rachunkowość finansowa Lean oznacza podporządkowanie zarządzania finansami do strategii Lean firmy. W rezultacie poprawie ulegają nie tylko sprawy rachunkowe, ale i sama ekonomia przedsiębiorstwa.

Dlaczego warto skorzystać ze szczupłej rachunkowości?

Ogólnym celem rachunkowości jest zbieranie, analizowanie i komunikowanie wyników finansowych firmy, jej pozycji i rezerw gotówkowych – wszystkich rodzajów informacji potrzebnych do podejmowania decyzji o tym, jak nią dobrze zarządzać.

Ponieważ tradycyjne procesy produkcyjne czyniły dokładny pomiar kosztów trudnym, w latach dwudziestych XX w. nacisk w rachunkowości kosztów zaczął się przesuwać z informacji do planowania na informacje do kontroli. W wyniku tego, firmy zaczęły porzucać śledzenie kosztów na rzecz alokacji kosztów i stało się to nową normą.

Oprócz bezpośredniej synchronizacji rachunkowości ze strategią firmy, Lean Accounting ogranicza również przynoszące straty praktyki związane z zarządzaniem finansami. Ogranicza te procesy do minimum, zapewniając jednocześnie, że sama kontrola finansowa nie będzie się rozrastać mnożąc ogólne koszty organizacyjne.

Podobna redukcja marnotrawstwa dotyczy rozumienia aktywów pod kątem Lean. Tradycyjnie, koszt nadwyżki możliwości firmy, np. większa dyspozycyjność członków zespołu w firmie usługowej, dodatkowy inwentarz w firmie produkcyjnej, przenoszony był na klienta. Koncepcja Just in Time, jeden z filarów Lean, obaliła to podejście, kładąc nacisk na produkcję tylko tego, co jest potrzebne i tylko wtedy, kiedy jest to oczekiwane, minimalizując zbędne zapasy prawie do zera.

Nieustanne doskonalenie,
lub dlaczego nie wprowadzisz szczupłej rachunkowości w jeden dzień?

Taichi Ōno, lider stworzonej w Toyocie metodyki Lean, doszedł do wniosku, że tradycyjna rachunkowość kosztów nie była skupiona na maksymalizacji wartości dla klientów i uwzględniała kilka procesów, które klienci uznaliby za stratne.

Ale rozwiązania tego problemu nie da się osiągnąć z dnia na dzień. Najpierw musisz nauczyć pracowników rozpoznawania gdzie jest wartość w procesie i jak skutecznie dostarczać ją klientom. Muszą być również w stanie szybko znajdować i usuwać straty z procesu. Są to warunki konieczne by firma mogła stopniowo zacząć budować szczupłą rachunkowość, zazębiając strumień wartości z jego aspektem finansowym.

Włączenie rachunkowości finansowej Lean będzie wyzwaniem dla menedżerów, którzy chcą osiągnąć znaczące wyniki w krótkim czasie. Sama już transformacja strategii biznesowej, poprzedzająca jakąkolwiek pracę nad metodami rachunkowości, zajmie sporo czasu. Osiągnięcie szczupłego podejścia do rachunkowości musi być wynikiem ciągłego doskonalenia, tak jak wszystkie transformacje Lean.

Jak działa szczupła rachunkowość?

1. Myślenie zorientowane na strumień wartości

W metodyce Lean skupiamy się na optymalizacji działań, które są częścią strumienia wartości i minimalizacji tych, które wartości nie dodają – z perspektywy klienta. W rachunkowości Lean koszty są przenoszone z produktu na jego linię, by pokazać jak wydajna jest cała linia. Dzięki temu szczupłe podejście do rachunkowości jest w stanie mierzyć efektywność procesu inżynieryjnego lub usługowego. Większość inżynierów koncentruje się na własnej skuteczności w budowaniu produktu wysokiej wartości – to zrozumiałe. Odradza się podsycanie konfliktu między dbałością o jakość i o utrzymanie niskich kosztów.

Kwestię relacji kosztów do jakości należy jednak rozważyć. Rolą strategii firmy i wynikających z niej praktyk inżynieryjnych jest dostosowanie procedur i polityki w celu zwiększenia wartości i zminimalizowania strat. Tylko to pozwoli stworzyć warunki, na podstawie których zespół finansowy będzie w stanie dokładnie kalkulować koszty.

2. Przejrzyste raportowanie na żądanie

Dzięki bezpośredniej relacji między kosztami i strumieniem wartości, raportowanie wydatków może być rejestrowane i przetwarzane tak szybko, jak to możliwe. Co więcej, przekazywanie informacji o bieżących kosztach można zautomatyzować i udostępniać na żądanie, co będzie mocnym kontrastem dla typowych sezonowych zbiorczych raportów finansowych, udostępnianych wyłącznie kierownictwu najwyższego szczebla.

Zważywszy, że koszt dostarczenia produktu nie wiąże się tylko ze znanymi inżynierom kosztami pracy i materiałów, oni także będą czerpać wartość z tych raportów.

Ponadto, dzięki charakterystycznej dla Lean optymalizacji przepływu, koszty wcześniej postrzegane jako dodatkowe lub szacunkowe mogą stać się częścią przepływu produkcji. Pozwoli to bezpośrednio mierzyć pełne koszty obsługi, poddając je takiemu samemu rygorowi na całej linii produkcyjnej.

3. Dostarczanie tego, co cenią klienci

Wartość produktu, jako subiektywne pojęcie w umyśle klienta, nie równa się kosztowi produktu.

Podobnie jest z nabywaniem produktów luksusowych – ich wartość dla kupującego jest wyższa niż sama cena. W pojęciu wartości zawiera się uczucie osiągnięcia, spełnienia, które klient odczuwa kupując produkt. Ze względu na subiektywność pojęcia wartości, konsumenci produktów luksusowych chętnie wydają znacznie więcej niż koszt materiałów.

Dzięki ciągłym wysiłkom, by dowiedzieć się, co twój klient ceni i by zaaplikować to do strumienia wartości, możliwa jest taka optymalizacja procesu, z którą wartość będzie stale rosła, a straty i koszty spadały. Firma taka będzie się rozwijać, zwiększać przychody i wzmacniać lojalność klientów.

Charakter procesu ponad metody rachunkowości

Firmy planujące wdrożyć szczupłe zarządzanie finansami muszą najpierw przyjąć szczupłe sposoby działania. Standaryzacja operacji, wdrażanie Kaizen, usprawnianie przepływu pracy, organizowanie komórek roboczych – wszystko to pomaga w adopcji szczupłego myślenia, a następnie szczupłej rachunkowości.

Dla firmy, która wdrożyła Lean w operacjach, znajomość faktycznych kosztów linii produktowej staje się - przede wszystkim możliwa - oraz nieoceniona w planowaniu dalszego rozwoju. Firmy zarządzane metodami szczupłymi stawiają sobie za cel poznanie wartości, jaką klienci przypisują ich produktom. Jeśli koszty produkcji staną się zbyt wysokie, firma taka może świadomie przeprojektować swój proces, by odbiorcy pozostali zadowoleni. Usatysfakcjonowani odbiorcy produktu są na szczycie celów każdej firmy Lean. To stopień zadowolenia klientów świadczy o obecnym stanie firmy, jest także czynnikiem w przewidywaniu jej przyszłości.

Warunkami adopcji szczupłej rachunkowości są:

• Zidentyfikowane strumienie wartości i bezpośrednio powiązane koszty
• Koncentracja na pracy opartej o wartość określoną przez klienta
• Dostęp do raportów kosztów dla wszystkich zespołów zaangażowanych w maksymalizację wartości
• Otwartość na ciągłe doskonalenie, zarówno operacyjne i rachunkowe.

Rachunkowość szczupła oparta być musi na zrozumieniu strumienia wartości i solidnej wiedzy o kosztach produkcji. W miarę jak twój proces udoskonala się w ramach filozofii Kaizen, szczupła rachunkowość ma szansę stać się produktem ubocznym podejścia operacyjnego twojej firmy.

Główne korzyści stosowania szczupłej rachunkowości:

• Mniej stratne praktyki kontroli finansowej, dzięki zamianie alokacji kosztów na wykorzystanie praktycznej wiedzy o wydatkach,
• Lepsze zrozumienie tego, w jaki sposób decyzje finansowe wpływają na strumień wartości i na klienta; oraz odwrotnie - szerszy dostęp do możliwości rozwoju biznesu przez bezpośrednie połączenie strumienia wartości z finansami.