Co to jest Diagram Przepływu (Flowchart)?

Diagramy przepływu, czy też schematy blokowe, należą do rodziny map procesów. Technikę mapowania procesów opracował pod koniec XIX wieku inżynier przemysłowy Frank Bunker Gilbert.

Zasadniczo, mapowanie strumienia wartości procesu koncentruje się na zestawie ogólnych zasad, kierujących przepływem między dostawcą a klientem, wyrażanych jako wydajność, czas realizacji itp. Tymczasem diagram przepływu procesu opisuje sekwencję kroków do wykonania w procesie w ściśle określonym kontekście, np. kontroli jakości, debugowania oprogramowania, itp.

Diagramy przepływu procesu to nic innego jak zaawansowane schematy czy algorytmy pokazujące jak - krok po kroku - podejść do problemu, zadania, procesu czy systemu.

W Lean i Six Sigma diagramy przepływu przedstawiają działania i decyzje dotyczące procesu wraz z kolejnością, w jakiej muszą nastąpić, aby osiągnąć pożądany efekt końcowy. Schematy te przedstawiają działania jako różnorakie symbole, między którymi proces przepływa od góry do dołu lub od lewej do prawej, z okazjonalnym wykorzystaniem wierszy (rzędów), reprezentujących rozdzielne obowiązki. Graficzna forma diagramów przepływu sprawia, że są one bardziej zwięzłe niż narracja pisemna, co niejednokrotnie pomaga przekroczyć bariery językowe i inne trudności komunikacyjne.

Dlaczego warto korzystać z diagramów przepływu?

Czynnością typową dla procesu zarządzanego w myśl filozofii Lean jest wizualizacja pracy. Użycie do tego diagramu przepływu pozwala zobrazować, jakie kroki występować będą w procesie. Pomaga to w identyfikacji wąskich gardeł przepływu i obszarów, w których praca jest poprawiana. Rozpoznanie tych czynników otwiera drogę do minimalizacji strat i poprawy całkowitej wartości dostarczanej klientom.

Diagramy przepływu są wykorzystywane w metodyce Lean nie tylko do modelowania aktualnych procesów, także do identyfikowania możliwych usprawnień. Zestawienie schematu stanu obecnego z rysunkiem proponowanych zmian może pomóc w przekazaniu istoty koniecznych modyfikacji oraz finalnych rezultatów tych ulepszeń. Diagramy przepływu procesu przydają się w każdej fazie cyklu życia szczupłego projektu: definiuj, mierz, analizuj, ulepszaj i kontroluj.

Schematy te mogą również pełnić funkcję kontroli zmian w firmie. Zanim zespół będzie mógł zmodyfikować swój proces, kierownik może zasugerować, by pracownicy przygotowali zaktualizowany diagram procesu, przedstawiający zarówno zmiany, jak i korzyści, które pojawią się po zatwierdzeniu nowego przepływu.

Jakich symboli używa się diagramach przepływu?

• Proces / operator - to symbol najczęściej występujący na schematach przepływu. Oznacza akcję w ramach procesu, sygnalizuje miejsce, w którym występuje jakaś forma pracy. Typowo, zawiera się w nim nazwę wykonywanej czynności.
  

• Podproces - używany do wskazania procedury, którą udokumentowano już w innym miejscu. Informuje zespół, że w danym miejscu występuje więcej niż jeden krok i że niektóre z nich są udokumentowane gdzie indziej – jako odrębna mapa procesu czy standardowa procedura operacyjna. Należy go używać tylko wówczas, gdy podproces, do którego się odnosi, faktycznie został udokumentowany.
  

• Decyzja - wyznacza w procesie punkt, w którym należy podjąć decyzję. Wybór zazwyczaj ogranicza się do tak/nie, lub do zatwierdzenia określonego warunku sytuacyjnego, determinującego rozgałęzienie procesu.
  

• Start / stop - wskazuje, gdzie proces się zaczyna i kończy. Przydaje się szczególnie wtedy, gdy diagram zajmuje kilka stron. Symbol Start/Stop pełni czasem rolę wyzwalacza następujących po nim części procesu.
  

• Przygotowanie - sześciokąt wskazuje etap procesu, przygotowujący go do czegoś innego. Przykładem może być wdrożenie nowej wersji oprogramowania przed jej przetestowaniem.
  

• Operacja manualna - symbol przydatny zwłaszcza w procesach, w których większość działań jest zautomatyzowana - np. w procesie produkcji pojazdów silnikowych - do pokazania, która część linii jest obsługiwana przez ludzi, a nie automaty. Przypominamy, że w metodyce Lean, akceptuje się by maszyny czekały na ludzi, ale nie na odwrót.
  

• Opóźnienie - wskazuje na wystąpienie czasu oczekiwania. Kształt ten może pomóc w identyfikacji potencjalnych strat w procesie, wynikających np. z ustalonej wielkości partii lub wąskich gardeł powstających na danym etapie.
  

• Łącznik - symbolizuje przeskok z jednego procesu do drugiego. Służy do wskazania, że odbyła się inspekcja jednego procesu i wymagane jest włączenie części procesu drugiego.
  

• Dokument, dokumenty - pokazują, że konkretny etap przepływu generuje jeden lub wiele dokumentów, np. osobny dla każdego elementu partii.
  

• Ekran - wskazuje, gdzie informacje wyświetlane są jako część samego procesu, np. weryfikacja logowania lub notyfikacja pokazująca się menedżerowi w celu zatwierdzenia grafiku pracy.
  

• Dane - służy do pokazania, gdzie dane trafiają do i wychodzą z procesu, np. użytkownik uruchamia silnik, włącza zasilanie itp..
  

• Wprowadzanie danych - symbolizuje krok, polegający na ręcznym wprowadzeniu informacji przez pracownika.
  

• Lub - od decyzji różni się tym, że symbolizuje rozgałęzienie procesu w więcej niż dwóch kierunkach.
  

• Scalanie - zważywszy, że proces może się rozgałęziać na osobne przepływy, przepływy mogą się też ze sobą łączyć. Kiedy kilka gałęzi procesu wraca w jeden punkt, oznacza się to symbolem scalania.
  

• Zestaw dane - symbol używany, gdy dane lub materiały w procesie muszą być zebrane i uporządkowane w standardowym formacie. Np. zgromadzenie danych wymaganych do przygotowania sprintu lub retrospektywy Kanban.
  

• Sortuj dane - służy do wskazania, że informacje lub materiały muszą zostać ułożone w określonej kolejności. Np. sortowanie materiałów według koloru przed przejściem do następnego etapu procesu produkcyjnego lub sortowanie zaległości sprintu według priorytetu.
  

Jak przygotować diagram przepływu?

Być może sama już znajomość powyższych symboli okaże się wystarczająca do zbudowania diagramu. Jednak by upewnić się, że będzie on dokładnym przedstawieniem procesu, z punktu widzenia wszystkich zaangażowanych osób, warto dodatkowo rozważyć poniższe kroki.

Krok 1: Zdefiniuj proces

Zdefiniuj swój proces, określ jego zakres i nazwij zaangażowane strony.

Krok 2: Nazwij etapy procesu

Nazywając etapy, zachowaj kolejność, w jakiej następują. W wielu przypadkach dla zobaczenia jak dany element jest przetwarzany, wymagane będzie przejście się po biurze lub hali.

Krok 3: Zamień etapy pracy na symbole diagramu

Korzystając z symboli dostępnych powyżej zobrazuj przepływ swojego procesu. Większość użytkowników diagramu będzie zaznajomiona ze znaczeniem każdego symbolu, jednak aby wyeliminować nieporozumienia, najlepiej jest dołączyć do niego legendę.

Krok 4: Udostępnij diagram zespołowi

Poproś zespół o weryfikację diagramu - może coś przeoczyłeś, gdzieś się pomyliłeś, a może chcieliby coś dodać? Nie zawsze łatwo jest być obiektywnym, poproś więc innych członków zespołu o wkład.