Wie Funktionieren Flussdiagramme?

Flussdiagramme sind Teil der Familie der Prozessdiagramme. Diese Prozess-Mapping-Technik wurde Ende des 19. Jahrhunderts von Frank Bunker Gilbert, einem Wirtschaftsingenieur, erfunden.

Wertstromdiagramme beschreiben üblicherweise die wichtigsten Aspekte des Lieferanten-Kunden-Flusses aus der Vogelperspektive und befassen sich mit Kapazitäten, Durchlaufzeiten usw. Flussdiagramme hingegen werden in der Regel erstellt, um einen wohldefinierten Kontext zu beschreiben, z. B. einen Qualitätssicherungsprozess oder eine Softwareroutine.

Sie können sich Flussdiagramme als erweiterte Schritt-für-Schritt-Diagramme ansehen, um ein Problem, eine Aufgabe, einen Prozess, ein System oder einen Algorithmus zu beschreiben.

In Lean und Six Sigma werden Flussdiagramme verwendet, um Prozessabläufe und -entscheidungen darzustellen und deren Reihenfolge zu visualisieren, in der sie ablaufen müssen, um ein gewünschtes Arbeitsergebnis zu erzielen. Diese Diagramme stellen unterschiedliche Tätigkeiten in verschiedenen geometrischen Symbolen dar, die von oben nach unten bzw. von links nach rechts verlaufen. Gelegentlich werden Swimlanes (Reihen) verwendet, um verschiedene Zuständigkeiten zu verdeutlichen. Die grafische Darstellung macht Flussdiagramme prägnanter als eine schriftliche Beschreibung, und trägt oft dazu bei, Sprach- und andere Kommunikationsbarrieren zu verringern.

Warum Flussdiagramme verwenden?

Die grundlegende Vorgehensweise von Lean besteht darin, die Arbeit zu visualisieren. Die Darstellung in einem Flussdiagramm ermöglicht ein besseres Verständnis der Arbeitsschrittfolge im Prozess. Dies hilft bei der Identifizierung von Engpässen und möglichen Reparaturbereichen, die beide den Kundennutzen mindern und die Verschwendung erhöhen können.

Flussdiagramme dienen in Lean nicht nur dazu, die gegenwärtige Situation zu modellieren, sondern auch, um Verbesserungsmöglichkeiten zu finden. Die Erstellung eines Diagramms der Ist-Situation und die anschließende Darstellung eines zukünftigen Zustands trägt dazu bei, die notwendigen Veränderungen und Verbesserungen zu vermitteln und zu sehen, ob alle den Prozess richtig verstanden haben. Flussdiagramme sind in jeder Phase des Lebenszyklus eines Lean-Projekts nützlich: Definieren, Messen, Analysieren, Verbessern und Steuern.

Flussdiagramme lassen sich im Unternehmen auch als Instrument zur Validierung oder als Meilenstein verwenden. Möchten die Mitarbeiter einen Prozess ändern oder aktualisieren, könnten Führungskräfte verlangen, dass eines der Ergebnisse ein aktualisiertes Flussdiagramm ist, in dem die Vorteile und Änderungen dargestellt werden, die sich aus der Genehmigung des neuen Prozesses ergeben würden.

Welche Symbole werden in Flussdiagrammen verwendet?

• Prozess - das am häufigsten verwendete Symbol in Flussdiagrammen, bezeichnet eine Aktion innerhalb des Prozesses. Es gibt an, dass hier ein bestimmter Arbeitsschritt ausgeführt wird und enthält oft einen Titel für diese spezifische Tätigkeit.
  

• Teilprozess - wird für einen Teilprozess eines Verfahrens verwendet, der bereits an anderer Stelle dokumentiert ist. Es informiert darüber, dass hier mehr als ein Arbeitsschritt erforderlich ist und dass diese an anderer Stelle dokumentiert sind, d. h. in einem anderen Prozessablaufplan oder Prozess- bzw. Arbeitsanweisung. Dieses Symbol sollte nur verwendet werden, wenn der Teilprozess, auf den es sich bezieht, bereits dokumentiert wurde.
  

• Entscheidung - markiert einen Punkt in einem Prozess, an dem eine Entscheidung getroffen werden muss. Typischerweise dreht sich diese um eine Ja/Nein-Entscheidung, also die Überprüfung einer Bedingung oder einer situativen Verzweigung des Prozesses.
  

• Terminator - markiert, wo der Prozess beginnt und endet. Besonders nützlich, wenn sich ein Flussdiagramm über mehrere Seiten erstreckt. Die Form des Terminators enthält manchmal einen Auslöser, der den Rest des Prozesses startet.
  

• Vorbereitung - ein Sechseck zeigt an, dass ein Prozessschritt in Vorbereitung auf etwas anderes ist, z.B. die Bereitstellung eines neuen Softwarepakets, um es zu testen.
  

• Manuelle Bearbeitung - nützlich insbesondere dort, wo die meisten Aktionen automatisiert oder elektronisch ablaufen, etwa im Automobilbau, um zu zeigen, welcher Teil der Linie von Menschen und welcher von Robotern bedient wird. Denken Sie daran, dass wir in Lean mit Maschinen, die auf Menschen warten, durchaus einverstanden sind, aber nicht andersherum.
  

• Verzögerung - zeigt an, wo eine Wartezeit auftritt. Mithilfe dieses Symbols können Sie potenzielle Verschwendung identifizieren, die in Ihrem Prozess entsteht, z. B. als Folge von Stapelverarbeitung oder von Engpässen, die sich vor dieser Bearbeitungsstufe bilden.
  

• Verbinder - markiert einen Sprung von einem Prozess zu einem anderen. Er kann verwendet werden, um anzuzeigen, dass eine Inspektion oder ein Audit stattgefunden hat bzw. erforderlich ist, einschließlich eines Teils eines anderen Prozesses.
  

• Dokument bzw. Multi-Dokument - zeigen, dass ein Schritt in Ihrem Ablauf ein oder mehrere Dokumente erstellt, z. B. als Teil eines Batch-Prozesses.
  

• Anzeige - zeigt an, wo Informationen als Teil eines Prozesses angezeigt werden, z. B. eine Login-Überprüfung oder eine Meldung, die einem Manager zur Genehmigung von Stundenzetteln angezeigt wird.
  

• Daten - wird verwendet, um zu zeigen, wo Ein- und Ausgänge in einen Prozess hinein- bzw. herausgehen, z. B. ein Benutzer, der einen Motor startet oder die Stromversorgung einschaltet.
  

• Manuelle Eingabe - wird verwendet, um einen Schritt darzustellen, der die manuelle Eingabe von Informationen durch eine Person beinhaltet (typischerweise unter Verwendung einer Maschine).
  

• Oder - unterscheidet sich von dem Entscheidung-Rautensymbol dadurch, dass es eine Verzweigung des Prozesses anzeigt, normalerweise in mehr als zwei Richtungen.
  

• Zusammenfluss - da sich Prozesse aufgrund von Entscheidungen/oder Formen verzweigen können, könnten sie auch wieder zusammenkommen. Wenn mehrere Zweige eines Arbeitsablaufs wieder zusammenkommen, können Sie dies mit diesem Symbol anzeigen.
  

• Datensammler - wird verwendet, wenn Daten oder Material in einem Prozess in einem Standardformat gesammelt und organisiert werden müssen, z. B. die Zusammenstellung von Daten, die zur Vorbereitung eines Sprints oder einer Kanban-Retrospektive benötigt werden.
  

• Datensortierung - wird verwendet, um anzuzeigen, dass Informationen oder Materialien in einer bestimmten Reihenfolge angeordnet werden müssen, d. h. Materialien nach Farbe zu sortieren, bevor sie zum nächsten Schritt in einem Herstellungsprozess übergehen, oder einen Sprint-Rückstand nach Priorität zu sortieren.
  

Wie erstelle ich ein Flussdiagramm?

Obwohl die Kenntnis der Symbole ausreicht, ein Flussdiagramm zu erstellen, beachten Sie bitte die unten aufgeführten Stichpunkte, um sicherzustellen, dass Ihr Flussdiagramm den Prozess aus der Sicht aller Beteiligten korrekt wiedergibt.

Schritt 1: Prozessdefinition

Zusammen mit der Festlegung des Prozessumfangs und der Benennung der beteiligten Parteien.

Schritt 2: Auflisten der Prozessschritte

in der Reihenfolge, in der sie präsentieren werden. In vielen Fällen ist es dazu erforderlich, dass Sie einen Rundgang durch Ihre Geschäftsräume machen, um zu sehen, wie ein Vorgang bearbeitet wird.

Schritt 3: Schritte in Symbolen in einem Diagramm übersetzen

Verwenden Sie die verfügbaren Symbole, um Ihren Arbeitsablauf zu visualisieren. In den meisten Fällen werden die Personen, die sie verwenden, mit der Bedeutung der Symbole vertraut sein. Dennoch empfiehlt es sich, eine Legende einzufügen, um Missverständnisse zu vermeiden.

Schritt 4: Teilen Sie das Diagramm mit dem Team

Nehmen Sie sich Ihr Diagramm und bitten Sie das Team um Überprüfung: Haben Sie etwas übersehen? Haben Sie etwas falsch gemacht? Haben sie etwas hinzuzufügen? Es ist nicht immer leicht, objektiv zu sein. Bitten Sie deshalb andere um Feedback..