Was ist A3-Problemlösung?

A3-Problemlösung ist eine Lean-Methode, um Probleme zu berichten und Wege zu deren Lösung aufzuzeigen. Diese einfache, von Toyota entwickelte Methode beruht darauf, ein Problem zusammen mit seinem aktuellen Ergebnis und einem Änderungsvorschlag auf einem einzigen Blatt A3-Papier (420 x 297 mm) zu dokumentieren, was der Problemlösungstechnik den Namen gab. Sie wird z. B. verwendet, um einen Prozessänderungsvorschlag zu machen, über den Projektstatus zu berichten oder ein Problem zu lösen.

A3 basiert auf dem Plan-Do-Check-Act-Zyklus. Obwohl es sich scheinbar um einen schrittweisen Prozess handelt, wird die Methode tendenziell iterativ angewandt, wobei die Problem- und Lösungsabschnitte zyklisch aktualisiert werden.

Taiichi Ōno von Toyota war dafür bekannt, dass er Berichte, die länger als eine Seite waren, wenig schätzte, was zur Verbreitung des A3-Ansatzes in den Büros des Automobilgiganten beitrug. A3 ähnelt dem ebenfalls in der Automobilindustrie weit verbreiteten 8D-Report, auch wenn dieser üblicherweise mehr Anwendung im Reklamationsmanagement findet. Darüber hinaus ist die Fähigkeit, schnell zu erkennen, was das Problem ist, und dessen Lösung nachzuvollziehen, getreu der Lean-Philosophie.

Lean legt Wert auf Visualisierung, wie etwa im Wertstrom-Mapping und in der Kanban-Workflow-Visualisierung. Die Erstellung eines einseitigen Berichts, der das gesamte Geschehen präsentiert, war daher eine willkommene Ergänzung für ein Lean-Unternehmen.

Durch die allgemeine Verwendung der A3s in einem Unternehmen zur Lösung sämtlicher Probleme und zur Planung von Maßnahmen beginnt das Unternehmen, eine A3-Systemdenkweise zur Bewältigung von Schwierigkeiten, zur Planung von Änderungen, zur Innovation und zur Kuratierung der logischen Argumentation zu verfolgen, die in den aktuellen Bedürfnissen der Organisation verwurzelt ist.

Warum sollte der A3-Ansatz zur Problemlösung verwendet werden?

Lean bietet einen Wettbewerbsvorteil sowie strategische und operative Vorteile durch sein Ziel, den an den Kunden gelieferten Mehrwert zu steigern und Verschwendung zu reduzieren. Sich auf einen Prozess einzulassen, der es dem Team ermöglicht, in kürzester Zeit die jeweils richtige und bestmögliche Lösung zu finden, ist äußerst vorteilhaft.

Verständlicherweise müssen einige Berichte und Vorschläge Hunderte von Seiten an Daten enthalten, und sie haben ihren Platz in der Geschäftswelt. Aber stellen Sie sich vor, welchen Nutzen und Vorteil es hat, diese Informationen auf eine Seite zu destillieren. Bedenken Sie, wie viel schneller Entscheidungen auf diese Weise getroffen werden könnten. Neben der Zeitersparnis bietet die Möglichkeit, den systematischen PDCA-Ansatz zu nutzen, eine Ergänzung zu den Problemlösungskompetenzen, die erforderlich sind, um gute Lösungen zu erarbeiten.

In Vorbereitung auf eine Schlacht stellte ich immer fest, dass Pläne nutzlos sind, aber Planung ist unverzichtbar. Dwight Eisenhower

Es ist der Planungsprozess, der wichtig ist, da er alle bekannten Hindernisse aufzeigt, den Aktionsplan visualisiert und dazu beiträgt, mögliche Ergebnisse und Probleme auf dem Weg dorthin vorherzusehen. Während das Dokumentieren Ihres Problems auf einem A3-Blatt durchaus Vorteile bringen kann (oder auch nicht), macht der Akt der Umsetzung des A3-Denkens den Unterschied aus.

Die Vorteile des A3-Denkens sind:

• Schnellere Problemlösung
  durch logische Argumentation und Anwendung eines schrittweisen, visuellen Prozesses. Die Forderung nach einer Ursachenfindung stellt sicher, dass Probleme angegangen werden und nicht nur vorübergehend vertuscht werden.
• Leichtere Planung
  dank der Anwendung eines objektiven, kritischen Denkens, das durch die A3-Struktur gefördert wird.
• Team-Entwicklung
  durch wiederholten Einsatz eines strukturellen Werkzeugs, um die Grundursachen von Problemen und die besten Lösungen zu finden. Die Verwendung eines einzigen Tools auf allen Unternehmensebenen fördert auch die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und den Wissensaustausch.
• Wachstum des Unternehmens
  A3s tragen dazu bei, das Unternehmenswissen zu erhalten und aufzubewahren. Sie helfen, eine gute Arbeitsweise aufrechtzuerhalten und eine starke Entwicklungskultur aufzubauen, die auf der Lösung der tatsächlichen Probleme eines Unternehmens und nicht auf abstrakten Ideen beruht.

Wie erstellt man einen A3-Bericht?

Sie können eine A3-Berichtsvorlage (PDF) hier herunterladen.

Schritt 1: Der Titel

Er sollte sich auf das Problem konzentrieren, das Sie zu lösen versuchen, und nicht auf die Lösung, die Sie zu vermitteln versuchen. Beispiele für Titel sind: “Verminderung von Missverständnissen im Team in Bezug auf Arbeitsanweisungen” oder “Reduzierung von Kundenbeschwerden mit Produkt XYZ”.

Schritt 2: Hintergrund

Laut der Autoren von “Understanding A3 Thinking: A Critical Component of Toyota’s PDCA Management System” ist eine der Hauptstärken Toyotas, dass sie Wert darauf legen, ein Problem zu verstehen. Statt eine Lösung zu überstürzen, nimmt sich Toyota die Zeit, um wirklich zu verstehen, was vor sich geht. Das Konzept des Gemba-Walks zeugt von diesem Bedürfnis, die Ist-Situation zu ergründen.

Der Hintergrund des Berichts vermittelt wichtige Zusammenhänge und Fakten und zeigt, wie das Problem mit den strategischen Unternehmenszielen in Verbindung steht. Die Darstellung an dieser Stelle trägt dazu bei, die Kosten zu minimieren, die das Management aufwenden müsste, um das Problem zu untersuchen, ohne die Garantie, dass sie es verstehen oder die richtige Lösung finden. Beachten Sie diese Checkliste für Ihren Hintergrund-Abschnitt:

• Kenne ich die Erwartungen der Zielgruppe meines Berichts?
• Habe ich genügend Hintergrundinformationen geliefert?
• Stimmt das, was ich vorstelle, mit den strategischen Zielen des Zuhörers überein?
• Kann der Hintergrund in 30 Sekunden erklärt werden?

Schritt 3: Aktueller Zustand

Dabei handelt es sich um eine korrekte Definition und ein solides Verständnis des Problems, um den Weg zur richtigen Lösung zu finden. Das bedeutet, dass die Arbeit an der Definition des gegenwärtigen Zustands 90 % des A3-Aufwands ausmacht.

Hier geht es darum, sicherzustellen, dass sich jeder darüber im Klaren ist, was das Problem ist, ob der Bericht dieses Problem richtig definiert oder ob irgendetwas bekannt ist, das die Ergebnisse des Berichts infrage stellt. Grafiken, Diagrammen oder anderen visuellen Hilfsmitteln sind bevorzugt zu verwenden.

Schritt 4: Ziel

Die Zielscheibe, auf die Sie zielen. Wenn Sie dieses Ziel erreichen, wissen Sie, dass Ihre Bemühungen zur Problemlösung erfolgreich waren. Aber Sie müssen wissen, mit welchen Kennzahlen der Erfolg gemessen werden soll und wie Erfolg definiert ist. Ein Beispiel könnte sein, Kundenbeschwerden, gemessen an Ihrer Call-Center-Statistik, um 15 % zu reduzieren.

Schritt 5: Die Grundursache

Der Schwerpunkt des Abschnitts über die Grundursache sollte auf der Unterscheidung zwischen Fakten und Meinungen über Ursache und Wirkung eines Problems liegen. Sie können Ihre Ergebnisse aus 5-Whys, ein Ishikawa-Diagramm oder jedes andere Ergebnis Ihrer RCA-Bemühungen einbeziehen. Wenn die Grundursache nicht korrekt definiert ist, wird das Problem wahrscheinlich wiederkehren, Verschwendung verursachen und somit die Lean-Prinzipien verletzen.

Schritt 6: Gegenmaßnahmen

Die vorgeschlagenen Gegenmaßnahmen sollten die Korrekturmaßnahmen sein, die ergriffen werden müssen, damit die Grundursache des Problems behoben werden kann. Wenn dies nicht möglich ist – ohne eine Prozessänderung – können Sie stattdessen Eindämmungsmaßnahmen verwenden, um zu verhindern, dass das Problem den Kunden direkt beeinträchtigt. Es ist OK, komplexe Probleme , im Sinne der Ziele der kontinuierlichen Verbesserung iterativ anzugehen.

Der Abschnitt kann eine Tabelle mit den Problemursachen, den ergriffenen Maßnahmen, den jeweiligen Verantwortlichen und den erzielten Ergebnissen enthalten.

Schritt 7: Wirkungsbestätigung

Da die A3-Methode auf dem PDCA-Zyklus basiert, sollte dieser Abschnitt Ihres Berichts die Anstrengungen aufzeigen, die Sie unternommen haben, um Ihre Ergebnisse zu bestätigen, um zu beweisen, dass Sie das Problem tatsächlich gelöst haben. Zum Beispiel neigen Software-Ingenieure dazu, Beispiele für die Replikation der ursprünglichen Fehler und deren Verifizierung, die nach einer Fehlerbehebung nicht mehr vorhanden sind, beizufügen.

Falls dieser Schritt noch nicht durchgeführt wurde, z. B. wenn Sie einen Aktionsplan zur Freigabe vorlegen, sollten Sie umreißen, welche Maßnahmen durchgeführt werden sollen, um den Erfolg des Plans zu überprüfen.

Schritt 8: Folgemaßnahmen

Der letzte Abschnitt sollte alle anderen Aktionen enthalten, die Sie in Betracht ziehen könnten. Ein Prinzip, an das es sich hier zu halten lohnt, ist der “Shitsuke - sustain” Schritt des 5S-Plans. Überlegen Sie, was Sie tun sollten, um sicherzustellen, dass die Vorteile dieser Maßnahme erhalten bleiben. Könnten sie möglicherweise auf andere Bereiche des Unternehmens übertragen werden?

Fazit

Ein A3-Problemlösungsbericht hilft Ihnen, Informationen auf eine Weise zu liefern, die einen sofortigen Nutzen bringt und Verschwendung schnell reduzieren kann.

Am wichtigsten ist es, sich daran zu erinnern, dass der Vorgang der Lean-Problemlösung wichtiger ist als die Erstellung eines A3-Dokuments, welches vielleicht keine gültigen Daten enthält und nur ein Haken auf irgendeiner Checkliste des Unternehmens ist.

Dasselbe gilt für alle Lean-Methoden und -Werkzeuge – ihre Anwendung allein macht Ihr Unternehmen nicht Lean. Um die Lean-Prinzipien wirklich umzusetzen, müssen sich Ihre Unternehmenskultur, Ihr Denken und Planen verändern.