Zykluszeit – was ist das?

Die Zykluszeit (Cycle Time) ist eine Kennzahl, die misst, wie lange es dauert, bis ein Arbeitspaket aus der Spalte “in Bearbeitung” in die Spalte “erledigt” übergeht. Sie dient zur Bestimmung der Start- und Endzeiten (Durchlaufzeiten) von Arbeitspaketen sowie ihrer allgemeinen Lieferfähigkeit. Die Zykluszeit eines Prozesses wird berechnet, indem man alle in Arbeit befindlichen Aufgaben durch ihre durchschnittliche Abschlussquote teilt.

Warum ist die Zykluszeit wichtig?

Eine der häufigsten Fragen von Auftraggebern ist: “Wie lange wird das dauern?”. Und das ist eine wichtige Frage, um die voraussichtlichen Kosten zu ermitteln und ihre Verfügbarkeit am Markt zu planen. Sie beantworten zu müssen, ist jedoch oft frustrierend und lautet dann oft: “Es dauert so lange, wie es dauert”. Diese Antwort erlaubt es Kunden nicht, irgendetwas zu planen, und sie zeigt einen Mangel an Effizienz aufseiten des ausführenden Teams. Fazit: Wenn Ihr Team nicht weiß, wie es eine adäquate Antwort geben kann, werden sich die Kunden an die Lieferanten wenden, die es können.

Die Zykluszeit ist nicht nur für Kunden, sondern auch für Lieferanten relevant. Es ist eine bedeutende Kenngröße dafür, wie gut Ihre Geschäfte laufen. Schwankt die Zykluszeit eines Teams, deutet dies auf mitunter grundlegende Probleme innerhalb des Arbeitsablaufs oder der Kompetenz des Teams hin.

Wie berechnet man die Zykluszeit?

Auf einem Kanban-Board wird die Zykluszeit ermittelt, indem man Startdatum und Startzeit notiert, sobald eine Aufgabe aus der “Backlog”-Spalte in die Spalte “in Bearbeitung” verschoben wird. Die Zykluszeit wird also erst ab dem Startzeitpunkt einer Aufgabe gemessen. Nachdem die Aufgabe das ganze Board durchlaufen und die Spalte “erledigt” erreicht hat, wird das Datum und die Uhrzeit erneut festgehalten.

Um zu ermitteln, wie die Zykluszeit für diese eine Aufgabe war, verwenden Sie folgende Formel:

Die optional Addition von “1” korrigiert eine mögliche “0-Tage”-Zykluszeit einer Aufgabe, die am selben Tag begonnen und beendet wurde.

Berechnung der durchschnittlichen Prozess-Zykluszeit

Die nachträgliche Ermittlung der Zykluszeit einer einzelnen Aufgabe ist natürlich keine große Hilfe. Der eigentliche Nutzen liegt in der Ermittlung der durchschnittlichen Zykluszeit Ihres Prozesses.

In Kanban geübte Teams können die Zykluszeit anhand gesammelter Daten prognostizieren, indem sie die Gesamtzahl der laufenden Arbeiten durch die durchschnittliche Abschlussrate teilen.

wo:

Auf diese Weise können Sie dem Kunden zuverlässig Termine kommunizieren und realistische Zusagen machen.

Wovon hängt die Zykluszeit ab? Wie kann sie reduziert werden?

Ein Blick auf die obige Berechnung zeigt, dass die Zykluszeit umso länger wird, je mehr Aufgaben “in Bearbeitung” sind. Dies ist ein Grund, warum Kanban eine WIP-Begrenzung anstrebt. Es ist der sicherste Weg zur Verkürzung der Zykluszeit.

Eine andere Herangehensweise ist natürlich, die Arbeit zu beschleunigen. Dabei hilft es, den Prozess von Bottlenecks zu befreien, sodass die Arbeitspakete den Prozess ungehindert durchlaufen.

Fortgeschrittene Methoden zur Verbesserung der Zykluszeit

Die Klassierung der Elemente auf dem Board in Serviceklassen oder Arbeitsarten kann weiter dazu beitragen, die Zykluszeit zu verringern. Diese bezieht sich auf Zykluszeitschwankungen aufgrund verschiedener Arbeitsinhalte: Die Programmierung eines neuen Software-Features hat i. d. R. eine längere Zykluszeit als die Behebung eines kleinen Fehlers in diesem Feature. Die Klassierung der Aufgaben auf Ihrem Kanban-Board hilft Ihnen, die Lieferzeiten besser einzuschätzen und den besten Aufgabenmix für die Produktion je Tag, Woche oder Sprint zu ermitteln.

Da die Zykluszeit angibt, wie lange eine Aufgabe benötigt, um von Punkt A nach Punkt B zu gelangen, könnte man Kanban auch dafür verwenden, um für verschiedene Prozessschritte, z. B. Vorbereiten, Codieren, Testen, separate Zykluszeiten zu ermitteln. Sofern nicht ausdrücklich angegeben, ist die Zykluszeit normalerweise jedoch die Zeit zwischen der Spalte “in Bearbeitung” und der Spalte “erledigt” am äußersten Ende des Boards.

Die Stärke eines digitalen Kanban-Boards liegt in der automatischen, präzisen und einfachen Verfolgung aller für Ihren Prozess gültigen Zykluszeiten sowie verschiedener anderer Kennzahlen.

Die Visualisierung ist ein wesentliches Element in Kanban. Es bietet eine einfache Möglichkeit, zusammen mit dem Kumulativen Flussdiagramm (CFD: Cumulative Flow Diagram), die Zykluszeit eines Prozesses zu erfassen. Das CFD veranschaulicht die Stabilität und Vorhersagbarkeit der Arbeitsabläufe und erlaubt es zudem, Zykluszeiten zu berechnen und zu reporten – und zwar nicht nur die Gesamtgeschwindigkeit der Aufgabenbearbeitung.

Was sind die Hauptvorteile der Zykluszeiten-Messung?

• Solide Daten, anhand derer der Prozessabschluss zuverlässig vorhergesagt werden kann
• Bessere Prozess-Transparenz für Stakeholder/Kunden, wodurch die Kommunikation einfacher und aussagekräftiger wird
• Schneller Zugriff auf die Prozessgeschwindigkeit und -stabilität, damit Sie über alle Probleme informiert sind und darauf reagieren können.