Den Workflow verwalten und messen

Verwalten des Kanban-Workflows

Was ist der Workflow?

Im Projektmanagement handelt es sich beim Workflow um die Art und Weise, wie eine Aufgabe, eine Information oder ein Produkt den Unternehmensprozess durchläuft. Er bezeichnet somit, wie es durch verschiedene Abteilungen oder die Produktion läuft. Dabei handelt es sich eher weniger um tatsächlichen Arbeiten, sondern um den flüssigen Durchlauf des Prozesses. Durchläuft das Produkte alle Abteilungen ungehindert oder kommt es währenddessen zu Unterbrechungen oder Problemen?

Eine häufige Manifestation dieses Phänomens ist das mehrmals tägliche Beginnen und Pausieren der Arbeit an einer komplizierten Aufgabe. Das kann sehr frustrierend sein und einem schnell die Motivation rauben! Und diese Frustration resultiert meist daraus, dass die entsprechenden Mitarbeiter ihren Workflow unterbrechen müssen.

Das erste Kanban-Prinzip, die Visualisierung des Workflows, zeigt, wie sich eine Aufgabe oder ein Produkt durch den Prozess bewegt. Das zweite Prinzip, die Begrenzung der Work in Progress, stellt sicher, dass die Teammitglieder ihre Arbeit nicht verlangsamen müssen und keine Verschwendung entsteht. Bei der Verwaltung und Messung des Workflows geht es nun darum, zu analysieren, wie reibungslos diese beiden Prinzipien in Ihrer Organisation umgesetzt werden und wie dieser Punkt verbessert werden kann.

Wie wird der Workflow gemessen?

Tägliche Stand-ups

Während diesen kurzen Meetings sehen sich Ihre Teammitglieder die Kanban-Board an und verfolgen, wie sich die Arbeit von einem Stadium zum nächsten bewegt. Sie analysieren also den Workflow. Auf diese Weise werden die Mitarbeiter darauf aufmerksam, wie lange eine Aufgabe oder ein Produkt benötigt, um von einer Spalte zur nächsten zu wandern. Das ermöglicht ihnen zu prüfen, ob ähnliche Dinge eine ähnliche Zeit erfordern bzw. wie sehr die Zeit davon abweicht. Sobald man darauf achtet, ob bestimmte Prozesse pausieren oder länger als andere in einem bestimmten Kontext feststecken und herausgefunden hat wieso, kann man sich damit beschäftigen, wie man diesen Umstand ändern kann.

Wichtig ist dabei eher weniger, wie schnell eine Aufgabe oder ein Produkt einen gewissen Punkt erreicht. Stattdessen sollten Sie sich darauf konzentrieren, wie reibungslos es den gesamten Prozess durchläuft. Das ist im Grunde so ähnlich wie bei einer Fahrt zur Hauptverkehrszeit. Auch dabei achten die meisten Fahrer nicht darauf, wie schnell sie mit ihrem Auto über einen kurzen Teil der Strecke fahren können. Viel wichtiger ist stattdessen die durchschnittliche Geschwindigkeit über die gesamte Strecke. Je mehr Aufgaben oder Produkte den Prozess reibungslos und verlässlich durchlaufen, desto leichter ist es, die Resultate vorherzusagen. Auf diese Weise fällt es Ihnen natürlich sehr viel leichter, Versprechen an Ihre Kunden zu halten, die im Gegenzug sehr viel glücklicher sein werden.

Der Fokus einer gezielten Kanban Stand-up Sitzung ist die Frage: “Kommt irgendjemand nicht weiter?”, gefolgt von “Wie können wir Dir helfen?”. Mit anderen Worten: Die Teammitglieder suchen nach Möglichkeiten, um den Workflow zu verbessern. So kann wirklich jeder seine Ideen einbringen und alle ziehen am selben Strang, um als echtes Team zusammenzuwachsen und das Gefühl zu haben, sich wirklich einbringen zu können.

Das kumulative Flow-Diagram (CFD)

Diese Metrik zeigt an, wie viel Work in Progress sich aktuell in den einzelnen Stadien im System befindet. Die Reibungslosigkeit des CFD gibt an, wie reibungslos und vorhersagbar Ihr Unternehmen arbeitet. Achten Sie dabei darauf, wie viele Aufgaben oder Produkte feststecken und wie schnell diese Engpässe aufgelöst werden können. Wie lange benötigen sie, um den Prozess von Anfang bis Ende zu durchlaufen? Und wird diese Zeit durchschnittlich kürzer? Die Messung und Verwaltung des Workflows dient dazu, die allgemeine Produktionszeit sowie die Abweichungen von ihr zu reduzieren, um so die Vorhersagbarkeit des Ergebnisses und die Performance zu verbessern.

Das kumulative Flow-Diagram

Durchlauf- & Zykluszeit-Diagramm

Hierbei geht es darum, zu vergleichen, wie viel Zeit eine Aufgabe oder ein Produkt im gesamten Prozess verbringt (Durchlauf / Lead Time) und wie lange tatsächlich an ihnen gearbeitet wird (Zykluszeit / Cycle Time). Eine Messung dieser beiden Werte lässt Sie den Prozess-Durchsatz ermitteln: Die Zeit, die erfordert wird, um Resultate zu erzielen.

Durchlauf (Lead Time) und Zykluszeit (Cycle Time)

Die Auflösung von schlechten Angewohnheiten

Beispiel Stellen Sie sich vor, Sie erhalten die Anweisung des CEOs, dafür zu sorgen, dass eine bestimmte Aufgabe oder ein bestimmtes Produkt den Prozess schneller durchläuft. Dabei handelt es sich um die Anfrage eines wichtigen Kunden, der es so schnell wie möglich und egal zu welchem Preis benötigt. Das Problem dabei ist, dass es in diesem Fall meist keine Möglichkeit gibt, die Kosten festzustellen, die dadurch für das Unternehmen anfallen werden. Die Messung des Workflows kann jedoch ermitteln, welche Auswirkungen und Nebeneffekte die Anfrage hat. Dabei wird den Managern und dem Team vor Augen geführt, wie die Bearbeitung anderer Prozesse verzögert und wie viel mehr Zeit zur Fertigstellung somit erforderlich sein wird. Diese Daten später dem CEO vorlegen zu können, könnte verhindern, dass er einer in Zukunft noch einmal einer ähnlichen Anfrage den Vorrang gibt.

Die aktive Verwaltung des Workflows erhöht somit Ihre Chance, den gesamten Prozess zu verbessern, statt immer wieder vereinzelte Brände zu löschen und dabei den gesamten Betrieb aufzuhalten. Sie lernen daher auch, dass es weniger wichtig ist, ob ein Projekt “on time” ist oder ein bestimmter Plan befolgt wurde. Stattdessen sollten Sie den Fokus darauflegen, dass das gesamte System vorhersagbar ist und tatsächlich wie vorgesehen funktioniert. Schließlich können Sie sich so darauf konzentrieren, als flexibles und agiles Unternehmen mit klaren Zielen zu agieren. Ein Unternehmen, das sich stetig weiter verbessert und für das Ihre Mitarbeiter gerne tätig sind.