Was ist ein SIPOC-(COPIS)-Diagramm?

Ein SIPOC-Diagramm dokumentiert die Lieferanten (Suppliers), Eingänge (Inputs), Prozesse (Processes), Ausgänge (Outputs) und Kunden (Customers) eines Geschäftsprozesses. Eine Aufstellung dieser Komponenten hilft, die Grenzen eines Prozesses auf einer hohen Ebene zu definieren. Das Diagramm wird verwendet, um Entscheidungsträgern wichtige Informationen über den gesamten Prozess zu geben, ohne jedoch zu sehr ins Detail zu gehen.

Durch die Prozessvisualisierung und die Beschränkung der Informationen auf das, was für das Management zur Ermittlung der verbesserungsbedürftigen Prozessbereiche relevant ist, hilft SIPOC, Arbeitsabläufe zu rationalisieren, Probleme zu erkennen und zu lösen sowie verschwenderische Aktivitäten zu beseitigen.

Das SIPOC-Diagramm wurde in den 1980er Jahren im Rahmen der “Total Quality Management“-Bewegung erfunden und wurde von Lean Management- und Six-Sigma-Praktikern übernommen. SIPOC ist oft Teil der Phase “Messen” im Rahmen eines DMAIC-Projekts.

Wann ist SIPOC sinnvoll?

Angesichts der Vielzahl von Faktoren, von denen Ihr Geschäftserfolg abhängt, sollten Sie jede Gelegenheit nutzen, um einen reibungsloseren Betrieb und eine höhere Kundenzufriedenheit sicherzustellen. SIPOC zeigt Ihnen den direkten Zusammenhang zwischen dem, was die Kunden von Ihnen erwarten, was Sie von den Lieferanten bekommen und wie Sie beides in Ihrem Prozess zusammenführen. Es wird Ihnen helfen, Antworten auf Fragen zu finden wie:

• Werden Ihre Kundenwünsche korrekt in Waren und Dienstleistungen umgesetzt?
• Liefern Ihre Lieferanten genau das, was Sie brauchen?
• Kennen Sie wirklich Ihren Kunden?
• Nimmt Ihr Team den einfachsten Weg bei der Erstellung des Produkts?

SIPOC-Diagramme sind auch hilfreich bei der Einarbeitung neuer Teammitglieder in einen Prozess und bei der Planung von neuen Geschäftskonzepten.

Wie erstellt man ein SIPOC-Diagramm?

SIPOC-Diagramm sind sehr einfach zu erstellen – und das ist ihre Stärke! Skizzieren Sie die High-Level-Ansicht Ihres Prozesses; neben den empfangenen Inputs und den produzierten Outputs sollten Sie auch die Kunden dieser Outputs und die Lieferanten der Inputs auflisten.

Zwar wird am häufigsten das SIPOC-Formular verwendet, aber eigentlich ist es sinnvoll, die Analyse von der Kundensicht zu beginnen. Aus diesem Grunde hört man manchmal auch von einem COPIS-Diagramm, das sich auf genau diese Idee bezieht.

Schritt 1: Kunden (Customers)

Finden Sie heraus, wer der Kunde ist und wonach er sucht. Denken Sie daran: Kunde kann jeder sein, für den der Prozess Output liefern soll, d. h. interne und externe Kunden. Im Rahmen dieses Schrittes sollten Sie zudem versuchen, die Ebene zu definieren, auf der der Kunde Ihren Prozess beeinflussen kann.

Vom Kunden auszugehen, entspricht dem Lean- Ansatz, bei denen wir den Nutzen im Sinne von was der Kunde bereit ist, zu zahlen betrachten. Das Lean-Six-Sigma-Konzept der Voice of the Customer (Stimme des Kunden) ist hier wichtig, dass die Bedürfnisse des Kunden zum Ausdruck bringt. Wenn Sie diese richtig identifizieren, können Sie sicherstellen, dass Sie auf die spezifischen und validierten Kundenanforderungen ausgerichtet sind.

Schritt 2: Ausgänge (Outputs)

Ausgaben sind das Prozessergebnis und sollten unbedingt den Kundenanforderungen entsprechen. Idealerweise sollten sie den vom Kunden wahrgenommenen Mehrwert verkörpern. Es handelt sich dabei typischerweise um eine Liste von produzierten Gütern, gelieferten Dienstleistungen, abgeschlossenen Aktionen oder gewonnenen Informationen.

Schritt 3: Prozess

Hier findet sich eine Liste der wichtigsten Schritte, aus denen sich der Prozess zusammensetzt. Die Aufnahme der Prozessschritte in der Mitte des SIPOC-Diagramms gibt einen Überblick darüber, wo der Prozess beginnt und endet und was er beinhaltet. Stellen Sie sicher, dass Sie nur die wichtigsten, allgemeinen Schritte auflisten (nicht mehr als 10) und dass Sie nicht zu sehr ins Detail gehen.

Schritt 4: Eingänge (Inputs)

Inputs werden von den Lieferanten in Form von Materialien (seien es physische Güter oder Informationen) in den Prozess eingebracht, die das Unternehmen benötigt, um zu funktionieren. Damit Ihre Eingänge und der gesamte SIPOC korrekt sind, sollten Sie bei der Erstellung des SIPOC alle relevanten Beteiligten einbeziehen.

Schritt 5: Lieferanten (Suppliers)

Sie sind die Quelle der Prozesseingänge. Denken Sie daran, dass das Diagramm übersichtlich sein soll und konzentrieren Sie sich nur auf die Lieferanten, die einen direkten Einfluss auf die Prozess-Outputs haben.

Bleiben Sie offen für Verbesserungsmöglichkeiten

Behalten Sie stets die Zufriedenheit Ihrer Kunden im Auge und lassen Sie zu, dass die SIPOC-Erstellung Fragen auslöst wie:

• Gibt es eine Möglichkeit, diesen Prozess zu vereinfachen?
• Liefern wir unseren Kunden Qualität?
• Managen wir unsere Lieferanten auf die bestmögliche Weise?

Die Beantwortung dieser Fragen wird Ihnen auf Ihrer Lean-Reise weiterhelfen. Um mehr darüber zu erfahren, wie Sie diese Reise antreten können, lesen Sie bitte unsere Lean Thinking-Artikel.