O Que é um Diagrama SIPOC (ou COPIS)?

O diagrama SIPOC documenta Fornecedores, Entradas, Processo, Saídas e Clientes de uma operação (a sigla SIPOC vem de Suppliers, Inputs, Process, Outputs e Customers). Uma lista desses elementos ajuda a marcar os limites de um processo em alto nível. O diagrama fornece, aos tomadores de decisão, informações sobre o processo inteiro, sem entrar em detalhes demais.

O SIPOC ajuda a simplificar fluxos de trabalho, identificar e resolver problemas e remover atividades desnecessárias. Ele faz isso por meio da visualização do processo e limitando as informações a apenas as necessárias para a gerência identificar as áreas do processo que precisam de melhorias.

O diagrama SIPOC surgiu com o movimento pela Gestão da Qualidade Total dos anos 80 e foi adotado por gestores Lean e praticantes de Six Sigma. Ele costuma ser aplicado à fase “medir” do exercício DMAIC.

Quando o SIPOC é útil?

Considerando os inúmeros fatores nos quais o sucesso de seu negócio depende, você deve aproveitar cada oportunidade para assegurar operações mais estáveis e clientes mais satisfeitos. O SIPOC mostrará a relação direta entre o que os clientes solicitam a você, o que você recebe de fornecedores e como casar ambos com o seu processo. Isso ajudará a responder perguntas como:

• As solicitações dos clientes são convertidas apropriadamente em produtos e serviços?
• Seus fornecedores estão entregando o que você precisa?
• Você conhece seu cliente?
• Sua equipe está tomando a rota mais curta para criar o produto?

Os diagramas SIPOC também são úteis ao apresentar novos membros da equipe a um processo. Também para planejar novos conceitos de negócio.

Como criar um diagrama SIPOC?

Diagramas SIPOC são fáceis de fazer e esta é a sua vantagem! Desenhe a visão de alto nível do seu processo, junto com as entradas recebidas e saídas produzidas. Também liste os consumidores dessas saídas e os fornecedores das entradas.

Apesar do formato SIPOC ser o mais comum, um bom lugar para começar a análise é, de fato, pela ponta do cliente. Por esse motivo, algumas vezes você ouvirá o termo diagrama COPIS relativo à mesma ideia.

Passo 1: Clientes

Identifique quem são os clientes e o que precisam. Observe que um cliente pode ser qualquer um para o qual o processo fornece uma saída. Portanto, pode haver clientes internos e externos. Como parte desse passo, você também deve especificar o nível com que o cliente pode impactar seu processo.

Começar pelo cliente alinha-se ao foco dos métodos Lean, onde pensamos no valor em termos de o que o cliente está disposto a pagar. O conceito Six Sigma Lean de voz do cliente é fundamental aqui, expressando as necessidades do cliente. Identificá-las corretamente ajudará a equipar-se para os requisitos específicos e validados pelo cliente.

Passo 2: Saídas

As saídas são o resultado do processo e devem responder firmemente aos requisitos do cliente e, idealmente, devem ser a manifestação do valor, do ponto de vista do cliente. Geralmente são uma lista de produtos fornecidos, serviços realizados, ações concluídas ou informações obtidas.

Passo 3: Processo

É uma lista das etapas gerais que constituem o processo. Reunir as etapas no meio do diagrama SIPOC fornece uma visão geral de onde o processo inicia e acaba e qual o seu propósito. Certifique-se de listar somente aquelas poucas etapas essenciais e gerais – não mais do que 10 delas – e de não entrar em detalhes demais.

Passo 4: Entradas

As entradas são fornecidas ao processo pelos fornecedores, na forma de materiais – sejam eles produtos físicos ou informações – que uma empresa precisa para funcionar. Para tornar suas entradas e todo o seu SIPOC precisos, certifique-se de reunir todas as partes interessadas relevantes quando for elaborar essa seção.

Passo 5: Fornecedores

São a fonte das entradas do processo. Considerando que o diagrama é feito para ser conciso, concentre-se somente naqueles fornecedores com impacto direto nas saídas do processo.

Fique aberto a oportunidades de melhoria

Mantenha a satisfação de seus clientes em mente e deixe a criação do SIPOC desencadear perguntas como:

• Há algum modo de tornarmos este processo mais fácil?
• Estamos agregando valor aos nossos clientes?
• Estamos gerenciando nossos fornecedores na melhor forma possível?

Responder essas perguntas lhe ajudará ao longo da sua jornada Lean. Para saber mais sobre como você pode percorrer essa jornada, consulte os artigos sobre Pensamento Lean.