O Que é o Toyota Kata?

O conceito Toyota Kata foi desenvolvido por Mike Rother. É uma forma de gerenciar equipes, ensinando-as a adotar os métodos usados e aperfeiçoadas pela Toyota.

Em japonês, kata (型) significa um conjunto de movimentos estruturados de rotina que um praticante de artes marciais executa deliberadamente para que movimentos específicos se tornem instintivos.

Por que o Toyota Kata é necessário?

Mike Rother notou que apesar de muitas empresas, além da Toyota, terem alcançado elevados níveis de sucesso com o Lean, outras não obtiveram tanto sucesso assim. Ele sugeriu que apesar dessas outras empresas tentarem, aparentemente, adotar o Lean, seus líderes e funcionários não mudaram sua forma essencial de pensar e agir.

Observando várias iniciativas e projetos Lean, ele percebeu o seguinte:

• As empresas iniciam sua implementação Lean com muito entusiasmo
• Algum progresso é realizado no início, mas a meta final não é alcançada
• Os resultados desejados subsequentes não são totalmente alcançados
• As empresas retornam à sua homeostase e forma anterior de trabalhar
• O comportamento e a mentalidade dos funcionários não mudaram

Rother desenvolveu uma maneira sistemática de praticar Lean. Uma que encoraja os líderes e funcionários a mudarem efetivamente sua mentalidade e seu comportamento, em vez de apenas seguirem as prescrições de determinada iniciativa Lean.

O conceito Toyota Kata divide-se em Kata de Melhoria e Kata de Coaching.

Kata de Melhoria

O Kata de Melhoria é uma forma de praticar o pensamento científico através do uso de rotinas definidas, orientadas a objetivos e à solução de problemas. Possui três fases:

• Fase de planejamento
  na qual você determina onde quer chegar, onde está atualmente e qual é o próximo passo para chegar mais perto do objetivo.
• Fase de execução
  na qual você executa o plano e aprende com ele. Essa fase consiste de muitos pequenos experimentos – na medida em que você se depara com obstáculos e supera desafios, aprende o que funciona e o que não. O objetivo é lidar com os problemas que surgem, até que o caminho para alcançar o resultado desejado ficar claro.
• Fase de adaptação
  é a fase final, na qual você reexamina os obstáculos superados e adapta seu plano e sua execução para o próximo ciclo.

O Kata de Melhoria se baseia na prática deliberada do ciclo Fazer – Verificar – Ajustar. A parte mais importante é identificar o que você está fazendo errado e descobrir maneiras de melhorar tal ponto fraco. Por exemplo: um carateca, que fica baixando as mãos durante a luta, precisaria praticar constantemente manter as mãos levantadas. Da mesma forma, um engenheiro de software, que nunca testa seu código, poderia elaborar uma prática diária que o lembrasse de testar a solução antes de implantá-la.

Kata de Coaching

Para um kata - uma rotina, uma ordem de trabalho – existir, alguém deve estar executando uma atividade e alguém deve estar observando, revisando e orientando. É aí que entra o líder, ensinando os membros de sua equipe, evitando que revertam subconscientemente para as antigas maneiras de trabalhar. Por meio de sua perspectiva objetiva, o treinador também pode evitar que a equipe baseie novos hábitos em más práticas.

Da mesma forma que os membros da equipe não estão acostumados à prática deliberada de melhorias, muitas vezes, os próprios líderes não são muito versados em orientar o aperfeiçoamento de seus colaboradores. É por isso que existe o Kata de Coaching: ajudar os líderes a serem mentores de suas equipes.

O treinador pode conduzir sessões de melhoria de 20 minutos, determinando, por meio de perguntas, o que a equipe está pensando no momento. Ele também pode ajudar um funcionário a dar o próximo passo para otimizar seu progresso e fornecer feedback sobre os processos em seu trabalho diário, verificando se ele está avaliando seu desempenho corretamente. O treinador também pode orientar um colaborador ao longo do processo de aprendizado e garantir que ele pratique seu kata constantemente.

Como usar o Toyota Kata para o aperfeiçoamento de funcionários?

Passo 1: Analisar o fluxo de valor

Crie um mapa de fluxo de valor do processo alvo que você deseja alcançar. Ele expressará claramente sua visão e os benefícios para a empresa aos funcionários que treina.

Passo 2: Comparar a meta com a situação atual

Examine o mapa de fluxo de valor atual com os funcionários e note as diferenças entre o que é hoje e o que vocês querem que seja.

Passo 3: Definir as metas

Defina metas de curto prazo, identificando os passos e as práticas recomendadas que vocês concordaram em implementar para alcançar seu objetivo.

Passo 4: Monitorar o progresso regularmente

Discuta com a equipe semanalmente, por 30 minutos, para ficar a par do progresso e das conclusões. Revise o progresso de curto prazo dos colaboradores uma vez por mês e resuma a situação geral a cada seis meses. Pode ser uma boa ideia dar recompensas e incentivos ao alcançarem as metas mensais e semestrais.

Passo 5: Revisar anualmente para reforçar a mentalidade formadora de novos hábitos

No fim do ano, revise o desempenho dos funcionários, baseado nas metas realizadas, progresso e novos hábitos adquiridos.

O Toyota Kata pode introduzir uma maneira nova e dinâmica de orientar os membros da equipe para melhorias, superando em muito o típico ambiente OKR (Objectives and Key Results) das práticas gerenciais ocidentais. Conjuntamente com o que delineia um programa Hoshin Kanri para a empresa, os líderes podem garantir que os funcionários progridam e se aperfeiçoem, complementando as metas Lean gerais da empresa. Além disso, os membros da equipe podem olhar para trás e ficarem satisfeitos com os seus novos hábitos e sua nova mentalidade, aumentando as chances de alcançarem as metas do próximo ano também.

Toyota Kata e Kanban

Já foi dito que o Toyota Kata é o complemento perfeito de uma implementação bem-sucedida de Kanban, criando um processo realmente Lean. Isso porque o processo Kanban não pode ser enganado para mostrar condições outras que não as verdadeiras.

O Kanban também facilitará a implementação gradual de mudanças por meio de políticas explícitas e limites de WIP. Ele medirá continuamente seu progresso no decorrer das mudanças, deixando claro se a equipe dominou ou não seu kata.

Como o Toyota Kata difere do Kaizen?

Ambos os conceitos estão ligados à melhoria de processos e desempenho. A diferença entre eles se resume aos seus métodos ou à falta deles. O esforço contínuo para identificar uma oportunidade de melhoria em seu ambiente e aproveitá-la seria um evento de Kaizen. Porém uma abordagem mais científica, metódica, focada na solução de problemas para identificar um empecilho e elaborar um plano para eliminá-lo seria uma implementação de Toyota Kata.

Em muitos casos, as duas abordagens se sobrepõem e não há nada de errado nisso. No fim das contas, a meta é sempre a mesma: fazer uma mudança para melhor. Algumas delas, p. ex., as envolvendo processos complexos e dependentes de decisões flutuantes, serão melhor abordadas e mensuradas metodicamente. Outras, p. ex., uma melhoria específica na comunicação entre os membros de uma equipe, podem ser realizadas imediatamente e classificadas como um pequeno evento Kaizen.