O Que é o Kanban Pessoal?

O conceito de Kanban Pessoal foi desenvolvido como um meio “das pessoas tomarem decisões informadas sobre suas ações” (“Personal Kanban: Mapping Work | Navigating Life”, Jim Benson, Tonianne DeMaria Barry). O sistema permite que você integre todos os aspectos de sua vida por meio do denominador comum de sempre focar em uma coisa por vez. Com o Kanban Pessoal, você pode gerenciar trabalho, família, hobbies – ele te ajuda a se superar em cada uma dessas áreas, deixando sempre claro no que focar primeiro e te mantendo sob controle, mesmo que você – inevitavelmente – se distraia.

Kanban: uma metodologia eficaz

Apesar de sua origem na indústria automotiva, o Kanban tem sido empregado mundialmente em todos os ramos de negócio, com imenso sucesso. Agregou mais valor aos clientes, explicitou operações, reduziu desperdícios e aumentou os lucros de empresas.

Mas o que funciona na indústria, também pode funcionar em nossas vidas pessoais. O Kanban Pessoal busca integrar como você age em casa e no trabalho, te ajudando a manter um fluxo contínuo de todas as atividades – e ele certamente funciona nesses dois ambientes tão diferentes.

Há qualquer hora, sua mente pode estar abarrotada de tarefas diferentes: concluir aquela apresentação para a próxima quarta-feira, lembrar de comprar um presente de aniversário para o fim-de-semana, lembrar de levar seu carro na oficina para revisão e assim por diante… O Kanban Pessoal permite que você gerencie e otimize facilmente todas essas atividades.

O início do Kanban Pessoal

O Kanban Pessoal foi criado por Jim Benson, coproprietário de uma desenvolvedora de software, que por anos tentou usar listas de tarefas, ferramentas visuais de gerenciamento, mapas mentais, etc. Nenhum desses métodos lhe forneceu clareza ou incentivo para trabalhar. Ele se sentia desmoralizado pela quantidade enorme de trabalho à sua frente.

A revolução veio em 2008, quando trabalhava com David Anderson na Modus Cooperandi e estavam começando a utilizar o Kanban para ajudar suas equipes no trabalho. Benson utilizou princípios Lean para visualizar seu trabalho, limitar o trabalho em andamento (WIP) e tentar melhorar continuamente. Juntos com Corey Ladas, o outro sócio além de Anderson, trabalharam para criar um quadro para gerenciar o trabalho da equipe e foi assim que o Kanban Pessoal nasceu.

Como começar a usar o Kanban Pessoal?

Passo 1: Escolha uma mídia e visualize seu trabalho

Você compartilha a experiência de que se escrever o que precisa fazer, imediatamente se sente melhor? Ver seus afazeres anotados pode lhe dar uma sensação de alívio. Esse é o primeiro passo!

Seu quadro Kanban pode ser apenas notas adesivas organizadas em um mural, uma mesa ou um quadro branco – ou você pode usar um aplicativo Kanban baseado na web. Com um app, você pode levar a visualização do trabalho um passo além e mostrar uma imagem com cada tarefa. Além disso, o aplicativo oferece mais flexibilidade ao planejar o layout e fazer ajustes futuros.

Seja lá qual for a maneira que você escolher para implementar o Kanban, o primeiro passo é escrever tudo o que precisa fazer. Neste ponto, não se preocupe em ordenar a lista. Tire tudo de sua cabeça e coloque diante de seus olhos. Aquelas notas adesivas são ideais para isso. Cada nota adesiva, ou cartão de tarefa digital, representa um item discreto de trabalho, tal como lavar a roupa, pagar os impostos, terminar uma apresentação, etc.

Não coloque coisas demais na sua coluna de tarefas pendentes, pois isso te desmotivará. O bastante para a semana ou os próximos dias seria o ideal. Se você precisar ficar de olho em tarefas planejadas para mais adiante, acrescente outra coluna, à esquerda, e extraia dela na próxima semana.

Agora, siga em frente e escreva as etapas e atividades necessárias para completar cada parte do trabalho: este será o seu fluxo de valor. Isso é importante porque possibilitará que você tenha um caminho mental do que precisa fazer para completar cada item. Só de fazer esse mapeamento – que pode ser tão simples quanto alguns passos anotados no verso de uma folha de papel – já será melhor do que uma lista básica de tarefas.

Enquanto você escreve seus itens, mão tente ordená-los – fazê-lo acabaria bloqueando o fluxo de tarefas pendentes de sua memória, já que você estaria se desafiando a priorizar e lembrar o que precisa ser feito ao mesmo tempo. Primeiro, escreva o que precisa ser feito, depois escreva alguns dos passos necessários e, então, programe o trabalho na coluna de tarefas prontas para fazer.

Passo 2: Comece a priorizar suas tarefas

Muitas vezes, é difícil determinar qual tarefa fazer primeiro. Uma boa pergunta que você pode fazer ao priorizar as tarefas: quais tarefas, se não concluídas, provocarão minha demissão ou causarão ferimentos ou danos? Se puder identificá-las, então conclua-as primeiro! Não tente fazer isso com perfeição – você fará melhor com o tempo. No caso de itens com hora específica, como pegar as crianças na escola, você precisa colocá-los no lugar certo de seu backlog priorizado, para fazê-los a tempo. Por exemplo, se a tarefa “concluir a apresentação que meu chefe pediu” for a primeira da lista e levará 8 horas para ser concluída, a segunda da lista seria “pegar as crianças na escola”. Simples!

Agora você deve ter duas listas ou colunas: a lista de tarefas pendentes ou backlog, contento todos os itens que você precisa fazer, e a lista de tarefas priorizadas ou prontas para fazer, com os itens selecionados e ordenados conforme você decidiu fazê-los.

Passo 3: Comece a puxar seu trabalho

Agora, certifique-se de ter quatro colunas em seu quadro Kanban: Backlog (itens pendentes), Pronto Para Fazer (tarefas priorizadas pela ordem em que devem ser feitas), Fazendo (tarefas que você começou a fazer) e Feito (trabalho completado).

Depois que seu quadro estiver pronto, você já pode arrastar seu primeiro item para a coluna Fazendo. Certifique-se de conclui-lo antes de puxar outra tarefa. Às vezes, as pessoas puxam dois ou três itens para a coluna Fazendo, mas desaconselhamos isso. Somente se for expressamente necessário ou algo estiver impedindo a conclusão do item iniciado, você puxaria outra tarefa para Fazendo.

A metodologia Lean comprova que não há recompensas para trabalho em andamento ou inacabado. Puxar um novo item para a coluna Fazendo, somente após você passar o item finalizado para a coluna Feito, criará um Fluxo. Quanto mais você continuar fazendo isso, tanto mais inércia acumulará e mais rapidamente a montanha de tarefas começará a desaparecer.

Passo 4: Reflita sobre a sua semana, como você se saiu?

Ao término da semana, é uma boa ideia você revisar o seu quadro e ver como se saiu. A essa altura, você deve ter muitos itens na coluna Feito, uma coluna Fazendo ainda preenchida ou uma coluna Pronto Para Fazer inalterada. Seja qual for o resultado, será uma lição. Respondendo estas três perguntas, você poderá reunir informações para o futuro:

1. O que deu certo?
2. O que não deu muito certo, onde posso melhorar?
3. O que eu poderia fazer diferente (uma ou duas coisas) para melhorar na próxima semana?

Após respondê-las, parabenize-se pelo esforço, você merece! Na próxima semana: limpe e repita. Prometemos que, após algumas poucas semanas, você verá vastas melhorias na sua maneira de trabalhar. Após três meses, as pessoas estarão comentando o quão organizado você é! E o melhor de tudo, no fim do ano você até poderá marcar como concluídas aquelas irritantes resoluções de Ano Novo!

Em relação ao planejamento de longo prazo, pode valer a pena lembrar que quadros Kanban on-line são vantajosos quando comparados aos quadros físicos: suportam mudanças de layout no quadro e no modelo de cartão, podem criar tarefas recorrentes, suspender itens até certa data, incluir automação, enviar lembretes para você, serem integrados à sua agenda, e muito mais. Certifique-se de escolher uma abordagem de Kanban Pessoal que combine com suas necessidades e lhe poupe o máximo de tempo e incômodo.