Tornando as Políticas de Processo Explícitas

O que são políticas de processo?

Em nosso negócio, existe um conjunto de etapas consecutivas que – realizadas corretamente – produzem um artigo, que pode ser um objeto físico, um pacote de software ou outro tipo de informação digital. Esse processo repetitivo e a qualidade de sua execução muitas vezes é o que consolida ou destrói uma empresa. Enquanto que os processos nos dizem o que fazer, são as políticas que nos dizem como fazer algo. As políticas orientam a equipe como tomar decisões, ajudando-a a avançar o processo da melhor maneira possível.

Parece indispensável fazermos uma distinção inicial e direta entre o que a maioria de nós pensa quando vemos a palavra “política” e o que as políticas Kanban são de fato. Uma política Kanban não é aquele seu documento de 30 páginas, repleto de jargões e escondido da vista (e interesse) da equipe. Em sua forma final – ele deve ser o conhecimento usual sobre como cada etapa de trabalho deve atender para que possa avançar para a seguinte. É claro, quando uma política é anunciada pela primeira vez, a mesma será documentada e, provavelmente, permanecerá assim, para revisão futura e novos membros da equipe, mas, em geral, uma política bem escrita e sensata irá – com o tempo – se tornar uma rotina para a equipe e trabalhará como sua defensora, ajudando a equipe a manter o fluxo, em vez de trabalhar contra ela.

Alguma vez você já entrou em uma loja ou um escritório onde era evidente que as pessoas não tinham ideia do que estava acontecendo? Compare isso com assistir a uma equipe de box de Fórmula 1 e como é surpreendente óbvia a maneira de trabalhar dela – cada um sabe o que mais importante a ser feito e o faz. É lindo, eficiente e previsível – no melhor sentido possível da palavra. Seu processo de negócios precisa ser orientado por políticas tão relevantes e eficazes quanto as da equipe de box de F1.

Por que precisamos de políticas de processo?

Os gerentes de projetos não estão interessados em pessoas ocupadas. Nem mesmo em pessoas ocupadas com as atividades certas. O que eles querem é que a equipe fique ocupada com as atividades certas, executadas da maneira certa e no tempo certo, para produzir o resultado necessário. O quadro Kanban, por si só, pode tornar as políticas de processo explícitas e vê-lo permite à equipe captar muito sobre como o processo flui.

Manter as políticas de processo à vista é brilhante, pois torna intuitivas as práticas de boa governança e trabalho correto. A prática leva à perfeição - porém nesse caso, a realidade é que a prática leva à permanência. Se uma equipe ficar praticando a forma errada de trabalhar, isso se tornará um hábito dela – uma política não documentada! Portanto, declarar políticas claras e transparentes assegura que a equipe pratique o trabalho correto e saiba o significado por trás de cada etapa do processo. Não que conscientizando todos sobre as demandas de cada etapa fará com que sejam capazes de conclui-las sozinhos, o que importa é que o entendimento comum fomenta a consciência sobre qualidade e a detecção facilitada de erros e impedimentos por todos os membros da equipe.

Criando políticas relevantes, de modo visível

As políticas precisam refletir o que é importante para o seu negócio. Da mesma forma que a Ponte Golden Gate tanto aparenta ser forte, como de fato é, suas políticas devem refletir o que é importante para a sua empresa, de modo imediatamente visível. Ver onde a equipe está patinando deve levantar uma questão se melhores maneiras de trabalhar poderiam ser introduzidas e como o quadro deveria ser atualizado para refletir isso. As políticas e os procedimentos devem definir quais tarefas a empresa está disposta a ignorar, beneficiando o foco naquelas mais importantes; quais concessões em velocidade ou qualidade a companhia está preparada para aceitar e em quais circunstâncias.

Declarar políticas e procedimentos explicitamente libera espaço mental da equipe. Quando podemos entrar no estado de fluxo, o trabalho pode ser realizado quase sem esforço. As pessoas que precisam constantemente se lembrar de como trabalhar, e não têm uma maneira fácil de acessar essas informações, jamais entrarão no estado de fluxo. Tornar políticas explícitas acessíveis à equipe tem o potencial de eliminar muita frustação e exaustão e, assim, melhorar seu desempenho.

Mike Tyson disse: ”Todo mundo tem um plano, até levar um soco na cara”, significando que quando as pessoas se defrontam com um momento de crise importante, até os planos mais bem elaborados podem ser esquecidos rapidamente. Declarar explicitamente suas políticas pode evitar um desastre quando as coisas dão errado. Certifique-se de deixar as orientações sobre como proceder em cenários de fluxo de trabalho comuns acessíveis à equipe toda.

No entanto, cuide para não ceder à tentação de aplicar muitas políticas de uma só vez – pois uma política mal planejada, introduzida na etapa errada e no tempo errado, pode, por si só, criar um impedimento. Uma regra geral seria não introduzir mais de uma nova política por vez, permitindo que seus efeitos sejam medidos antes de que outras regras sejam aplicadas e, é claro, para não introduzir políticas que os trabalhadores envolvidos não tenham meios de controlar ou mesmo investigar.

Estas são algumas ideias para políticas de processo e procedimentos:

• Sua equipe está familiarizada com o fluxo de trabalho, onde um item começa e onde ele termina?
• A equipe sabe quais são os passos para verificação da qualidade e a definição de “feito” em cada etapa?
• A equipe sabe como acelerar um item que se tornou urgente – e o que isso representa para ela e para o processo?
• A equipe sabe como lidar com o trabalho imprevisto e como encaixá-lo no processo?
• Como a equipe deveria tratar os defeitos encontrados durante o processo de produção: devem parar o que estão fazendo e consertar o defeito ou colocam o item defeituoso de volta no início da fila?

A prática pode levar à perfeição!

Os dados extraídos da medição de fluxo, mostrando a causa raiz da maioria dos problemas, deveriam ser a fonte de suas políticas de processo explícitas. Toda a vez que um ciclo de feedback é concluído, tem-se uma oportunidade de melhoria do processo. Após alguns ciclos de feedback produtivos, a equipe pode se fortalecer por saber o que a torna bem-sucedida. Ela saberá em qual comportamento se concentrar, quais hábitos abandonar e, com esse aprendizado e melhoramento constante, o conceito de Kaizen pode ser alcançado.

Além do fluxo de processo regular, é essa oportunidade de melhoria evolucionária que pode ser o motivo principal do porquê trabalhar com as políticas de processo certas e explícitas é algo muito importante ao você praticar o Kanban.

Você pode tornar qualquer processo mais eficiente, mas primeiro precisa saber exatamente quais políticas e comportamentos o dirigem, depois é só trabalhar nisso.