Visualizando o Fluxo de Trabalho

Visualizar o fluxo de trabalho é crítico para o sucesso de uma equipe, sendo o aspecto mais importante do método Kanban. Indiscutivelmente, o motivo mais forte pelo qual isso impacta imediatamente uma equipe é a transparência que possibilita. Com todos os itens de trabalho visíveis em um quadro compartilhado, todos sabem o que há para ser feito, quem está trabalhando qual tarefa e, potencialmente – dependendo da natureza do quadro – quando determinados itens devem ficar prontos.

Gerentes de projeto experimentam o mesmo benefício, mas de sua perspectiva: veem quais recursos estão sendo empregados, que tipo de trabalho ocupa a equipe a maior parte do tempo e – decisivamente – podem identificar gargalos de processo e solucioná-los.

Também há outro motivo do porquê se familiarizar com o Kanban inicia com a visualização do processo: você precisa entender bem como está trabalhando hoje, descobrir as razões pelas quais as coisas são feitas de determinada maneira, para depois conseguir tomar decisões informadas sobre como melhorar o processo.

Como visualizar seu fluxo de trabalho?

Um fluxo de trabalho (workflow) é a sequência de passos típicos que tarefas ou produtos percorrem do início ao fim do trabalho. De um ponto de vista mais abstrato, um fluxo de trabalho também é o ato dos itens de trabalho reais fluindo através dessa sequência.

Humanos processam informações visuais muito melhor do que qualquer outra forma de comunicação. No Kanban, visualizar o fluxo de trabalho significa mapear as etapas distintas de trabalho em colunas de um quadro Kanban e rastrear os itens de trabalho conforme passam por elas. Você pode visualizar seu processo com apenas algumas etapas básicas. Você pode se surpreender, mas até mesmo o simples ato de nomear todos os passos de seu processo pode revelar fatos sobre o seu fluxo de trabalho que antes desconhecia.

Passo 1: Identificar o fluxo de valor

O mapeamento do fluxo de valor é o processo de identificar as etapas agregadoras de valor que uma equipe ou pessoa realiza para iniciar e concluir parte do trabalho. Não importa o processo, sempre haverá uma lista de atividades que transformam um item, documento ou quantidade de matéria-prima em um produto, realizando ações que aumentam o valor do material. O fluxo de valor traz clareza e produz instruções de alto nível, para que você saiba, mais facilmente, em quais ações se concentrar e quais minimizar, pois não têm valor para o cliente final e, portanto, não aumentam sua receita e devem ser consideradas um desperdício.

Passo 2: Identificar o escopo do trabalho

Após você determinar seu fluxo de valor, precisa decidir qual parte dele você tem controle, quer focar e visualizar em um quadro Kanban. O fluxo de valor é o seu mapa, agora você precisa achar e marcar nele o caminho que mais percorre. Uma boa escolha seria as partes mais repetitivas do seu fluxo de valor e que envolvem grupos específicos de funcionários. Quanto mais específico e uniforme for o grupo de pessoas envolvidas no escopo de trabalho considerado, mais simples será o trabalho de gerenciamento. Evite incluir etapas do processo sobre as quais essa equipe específica não tem autoridade ou impacto, pois isso apenas produzirá incerteza, confusão e atrasos.

Passo 3: Mapear as etapas do fluxo de trabalho para colunas em um quadro

Após identificar o fluxo de valor e seu escopo, está na hora de deixar as coisas visuais. Pegue um quadro – pode ser um quadro branco convencional, um quadro Kanban digital ou apenas um espaço na parede de seu escritório. A seguir, divida-o em colunas – uma coluna para cada etapa do fluxo de trabalho, da esquerda para a direita. Escreva o nome de cada etapa no topo da respectiva coluna. Se você possui equipes ou projetos separados e que executam o mesmo processo, divida o quadro horizontalmente para introduzir raias. Você deve chegar a algo parecido com isso:

Este é o seu primeiro quadro Kanban – certifique-se de mostrá-lo em um lugar onde todos os envolvidos possam acessá-lo facilmente. Um corredor do escritório ou uma plataforma on-line são as escolhas típicas. Você está quase pronto para começar a colocar itens de trabalho – na forma de cartões Kanban – no seu quadro.

Passo 4: Definir os tipos de trabalho e o que significa “feito” para eles

Após preparar o leiaute do seu quadro Kanban, você precisa definir os tipos ou classes de itens de trabalho que passarão por ele.

São produtos físicos, tarefas genéricas ou uma combinação de ambos? Quais são os pré-requisitos de cada categoria – os itens de trabalho precisam ser previamente aprovados ou seguir determinados padrões? Igualmente, para as etapas do processo onde ocorrem uma transferência de trabalho – especialmente na etapa final – defina as condições que cada tipo de trabalho deve atender para ser considerado concluído.

Depois que você identificou tudo isso, atribua uma cor a cada tipo de trabalho para diferenciá-lo visualmente e certifique-se de que a equipe saiba o que cada cor significa e quais são suas definições de trabalho concluído.

Passo 5: Escolher um modelo de cartão para cada tipo de trabalho

Em seguida, para cada tipo de trabalho, decida quais informações são essenciais e devem estar em um cartão. Quadros Kanban são altamente visuais e, fora usar cartões coloridos, o ideal é possuir modelos de cartões diferentes para os vários tipos de trabalho e que destaquem e facilitem o compartilhamento e o relato de informações relevantes.

Passo 6: Colocar os itens de trabalho em cartões Kanban

Agora que você já deve saber as cores e formatos dos cartões, comece a visualizar seu trabalho. Pegue um punhado de cartões coloridos, formate-os do jeito que preferir e preencha-os com tarefas – cada uma em um cartão separado. Então, fixe os cartões nas colunas apropriadas do quadro, de acordo com a etapa de trabalho em que se encontram atualmente. Dentro de cada coluna, organize os cartões conforme sua prioridade – o cartão mais urgente fica no topo, seguido pelo segundo mais urgente e assim por diante. Ordenando dessa forma, você resolve o problema da priorização clássica: “se tudo é urgente, então nada é”.

Passo 7: Rastrear o fluxo de trabalho e revisar o processo periodicamente

Rastrear o status dos itens de trabalho, na medida em que percorrem o processo, possibilitará que todos vejam os gargalos, bloqueios e pontos onde a equipe está sobrecarregada. Por isso é crucial manter o quadro onde todos possam vê-lo. O acesso livre ao quadro Kanban promoverá uma boa comunicação entre a equipe e deixará todos cientes das responsabilidades e da disponibilidade uns dos outros.

Certifique-se de também ficar de olho em quaisquer mudanças incrementais que aparecerem no processo. Para o quadro continuar sendo uma ferramenta de ajuda útil, ele deve ser preciso, então quando o processo for modificado, reflita isso no quadro. Mantenha a visualização fiel ao processo o tempo todo, para ajudar ao máximo a equipe e facilitar seu trabalho, ao invés de transformar o quadro em outra tarefa sem sentido, apenas para satisfazer a gerência.

Transparência externa de processo e status, comunicação facilitada, identificação oportuna de gargalos e conhecimento sobre potenciais áreas de melhoria de fluxo, visualizar como equipes e indivíduos trabalham também produz um registro tangível e replicável de abordagem de dados tipos de projeto. Isso pode reduzir significativamente o tempo exigido para planejar novos esforços e deixá-los mais fáceis, graças aos modelos anteriores disponíveis.

Ao compreender o quão poderosa uma ferramenta de visualização pode ser para o seu fluxo de trabalho, você pode ficar tentado a parar sua implementação de Kanban por aqui (algumas equipes o fazem), mas ao fazê-lo, você possivelmente perderá diversos benefícios adicionais que o método oferece. Examine o restante dos Fundamentos do Kanban para saber mais.