O Que é o 5S no Lean?

O 5S é uma técnica Lean desenvolvida por Hiroyuki Hirano. Significa:

• Seiri - organizar
• Seiton - rearranjar
• Seiso - limpar
• Seiketsu - padronizar
• Shitsuke - sustentar

O 5S foca em aspectos específicos de um processo, transformando um local de trabalho desperdiçador em um ambiente organizado, eficiente, gerador de valor e seguro. A técnica é uma das ferramentas fundamentais de um ambiente Lean, garantindo a redução de desperdício.

Essa técnica é parte do Sistema Toyota de Produção, também conhecido como Lean, apesar do próprio STP usar 4S. Utilizar a técnica em todos os níveis organizacionais ajuda os membros das equipes a entenderem, avaliarem e ditarem seu impacto no processo e nos resultados do negócio.

Como usar a técnica 5S?

Usar 5S em ciclos recorrentes ajuda as equipes a elevarem continuamente seus padrões.

Tal qual Lean e Kanban, o 5S não é uma ferramenta disponível para ser praticada corretamente sem a compreensão de sua filosofia. E o pensamento por trás do 5S, assim como no Lean, é o de manter as coisas organizadas ser essencial para a sobrevivência, especialmente em ambientes caóticos.

Antes de iniciar sua jornada 5S, uma boa ideia é começar com o mapeamento do seu fluxo de valor. A razão para recomendarmos isso é que você primeiro precisa saber quais atividades agregam valor ao seu processo. Isso guiará você ao decidir quais equipamentos, serviços e itens em estoque não são necessários para manter o processo em execução e melhorando.

Passo 1: Seiri – Organizar

É o passo onde você elimina todos os itens desnecessários do seu posto de trabalho. Pode ser realizado em qualquer local: almoxarifado, chão de fábrica ou sua mesa – isso produzirá melhorias independentemente do local. Armado com o seu fluxo de valor, comece a anotar todos os objetos localizado na área. A palavra japonesa Seiri significa organizar. Uma área organizada lhe ajudará a determinar rapidamente o que é necessário para executar seu trabalho e o que não.

Particularmente, você pode ter uma visão geral melhor e reduzir desperdícios livrando-se de equipamento desnecessário. Por exemplo, é um desperdício ter três chaves de fenda idênticas espalhadas pelo local de trabalho, somente para garantir que ao menos uma esteja à mão quando necessária. Ter um local designado para guardar uma delas é o correto.

Algo a observar aqui é que as pessoas encarregadas de organizar determinada área geralmente são as mesmas que a bagunçaram primeiro. Portanto, recomendamos que um líder ou gestor supervisione a fase de Seiri. O líder pode ajudar objetivamente os funcionários a criarem etiquetas para organizar os objetos localizados em sua área.

Passo 2: Seiton – Rearranjar

Esta fase trata de colocar tudo em seu devido lugar. Seiso e Seiton provavelmente são os passos mais desafiadores de serem feitos adequadamente. Os praticantes de Lean, bem como o criador do 5S, recomendam que você considere diversos fatores ao escolher um lugar para cada objeto:

• Frequência de uso
• Tamanho e peso do objeto
• Membros de equipe destros ou canhotos
• Segurança do objeto.

Lembre-se que o deslocamento desnecessário é considerado um desperdício pelo Lean, então, por exemplo, alguém ter de pegar um martelo no outro lado da fábrica, apesar de usá-lo 50% do tempo, é um desperdício e não está alinhado ao Seiton.

Seiton também oportuniza a criação de instruções visuais, em vez de escrevê-las nas instruções de trabalho, que possivelmente nunca são lidas – por isso são um desperdício também. A rotulagem correta de onde os objetos podem ser encontrados e armazenados é essencial aqui. Algumas empresas Lean possuem estêncis desenhados para que os funcionários saibam onde guardar suas ferramentas. Eles são fixados da maneira mais claramente visível e facilmente acessível possível. Um Seiton bem feito significa que o trabalhador agora pode pegar o equipamento necessário de tal “estacionamento” sem precisar procurar por ele e, após o uso, pode colocá-lo de volta sem precisar deixar seu posto de trabalho.

Além disso, os colaboradores que nunca trabalharam na área devem encontrar facilmente o que precisam, eliminando a necessidade de longas sessões de orientação. Outra vantagem é que fica imediatamente aparente quando uma ferramenta está desaparecida e os funcionários podem verificar visualmente seus postos de trabalho antes de encerrar o expediente do dia. Linhas desenhadas no piso, mostrando onde colocar os objetos, onde as pessoas podem andar ou parar, são fantásticas para aumentar o fluxo, minimizar custos e promover segurança.

Passo 3: Seiso – Limpar

Seiso descreve a atividade diária de limpar e manter o local de trabalho o mais arrumado possível. Por exemplo, o funcionário de uma oficina se certificaria que os pisos estejam limpos (minimizando o risco de escorregar) e o maquinário, livre de sujeira (minimizando o risco de acidentes e desgaste). Ao limpar o equipamento, o operador também pode determinar se as máquinas apresentam algum defeito e pode conduzir pequenos reparos.

Um ponto importante é que o operador do equipamento é a melhor pessoa para mantê-lo limpo e em ordem. Portanto, o ato de limpar não deve ser feito apenas pela equipe de limpeza – isso seria um desperdício. As empresas, cujos líderes não vivenciam o 5S por exemplo, estão apenas falando o conceito da boca para fora. O envolvimento de líderes e liderança na iniciativa 5S evitam que os trabalhadores se sintam inferiorizados e espalham as melhorias geradas pelo 5S em todos os níveis da organização.

Passo 4: Seiketsu – Padronizar

O passo de padronização mantém tudo o que os três primeiros ajudaram a realizar. Falando figurativamente, você rolou a pedra até o topo da montanha e agora precisa colocar um calço embaixo dela para não rolar montanha abaixo novamente. Tanto no Lean como no Six Sigma, existe a prática da padronização, visando manter o que foi realizado e evitar que a variação cause defeitos e erros. A padronização no 5S mostra como a aplicação contínua de um conjunto de regras mantém uma área em estado limpo e organizado.

Se você examinar seu posto de trabalho, pode encontrar tarefas fora do padrão, prontas para criar bagunça. Seu chefe diz que precisa de um relatório urgente, então você larga tudo e encontra as informações necessárias, entrega o relatório no fim do dia, deixando sua mesa uma bagunça e todas as demais tarefas – planejadas – em frangalhos. Talvez você até pense consigo mesmo, “Não vou guardar essa coisa, vai que preciso dela outra vez”.

Agora, se você tivesse uma maneira padronizada de trabalhar em tudo, para começar, então mesmo as tarefas surpresa seriam possíveis de gerenciar. Você já saberia que um relatório orçamentário é feito a cada seis meses e teria reunido os dados necessários a tempo. Ou a fase de Seiketsu faria você usar um exercício específico para elaborar um plano de ação melhor para o futuro.

Passo 5: Shitsuke - Sustentar

O passo final é manter a prática. No livro “The 5 Pillars of Visual Workspace”, Hirano expressa como o 5S requer um pilar de disciplina. Gestores Lean devem usar técnicas como as caminhadas Gemba para observar e analisar o que está acontecendo no chão de fábrica. Eles podem incorporar listas de verificação por área, blitz de limpeza de três minutos e incentivos premiados da empresa para aumentar a disciplina. Devem avaliar a equipe com pontos dados conforme quão bem ela faz todas as áreas do 5S. Você pode usar a tabela abaixo para ver como a sua empresa está se saindo.

Os principais benefícios de usar o 5S para melhorar o seu processo são:

• Um fluxo de trabalho mais limpo e claro, por meio do gerenciamento visual
• Menos desperdício de tempo, esforço e materiais, maior produtividade e aumento da qualidade
• Métodos padronizados de trabalho e workflow
• Elevação da moral da equipe, através da capacitação individual para fazer mudanças para melhor.