O Que é a Análise de Causa Raiz?

A análise de causa raiz (ACR / RCA) é uma abordagem sistemática e científica para determinar a causa principal de um problema. Depois que a raiz de um problema é descoberta, é possível encontrar uma solução verdadeiramente eficaz – uma que impedirá que o problema ocorra novamente, ao contrário de meramente tratar seus atuais efeitos.

É importante identificar a causa real de um problema. Corrigindo problemas outros que não a causa raiz, as empresas invariavelmente produzem mais desperdício, que é contrário aos princípios de gerenciamento Lean, e não é algo que qualquer empresa precisa.

A análise de causa raiz está intimamente ligada a Saikichi Toyoda, o pai da técnica “5 Porquês”, utilizada para encontrar a fonte de um problema. É apropriado saber que a primeira empresa Lean, a Toyota, iniciada pelo filho de Toyoda, foi fundada para solucionar problemas decorrentes do uso de um tear manual.

Porém, solucionar problemas não cria apenas novas oportunidades de negócio. Antes de tudo, ajuda as empresas a melhorarem e agregarem mais aos seus clientes. O desafio, já que inúmeros tipos de problemas podem ocorrer em qualquer processo, é que não existe um tipo de solução, ou mesmo uma maneira de encontrá-la, que funcione sempre e para todos. Felizmente, o pensamento A3, os 5 Porquês, o diagrama Ishikawa, a análise de modos de falha e efeitos (FMEA), e SIPOC, são apenas algumas das ferramentas Lean qualificadas para a análise de causa raiz.

Por que recorrer à análise de causa raiz?

As aplicações típicas da ACR incluem: fracasso em entregar um produto/serviço, receber feedback negativo de clientes, experimentar uma queda súbita de produtividade ou interrupção não planejada. A análise de causa raiz geralmente demanda uma quantidade significativa de tempo para ser realizada, deixando alguns gestores hesitantes em empregá-la. Seguem algumas das razões porque aplicar essa técnica é benéfico, apesar de seu gasto de tempo:

• Trata o problema real.
  Se as empresas se afobam em encontrar soluções, sem antes identificar a fonte de um problema, isso leva ao aumento do desperdício e à possível criação de novos problemas.
• Une a equipe.
  Investigar a causa raiz de um problema pode fomentar a união entre os membros da equipe, muitas vezes com opiniões diferentes sobre porque um problema ocorre. Através de dados qualitativos e quantitativos, a ACR deve mostrar os verdadeiros motivos porque um problema ou defeito ocorre, ajudando a consagrar o consentimento objetivo de todas as partes interessadas.
• Assegura que a solução seja mantida.
  John Foster Dulles, o Secretário de Estado de Eisenhower, disse: “a medida do sucesso não é se você tem um problema difícil para resolver, mas se este é o mesmo problema que você tinha no ano passado”. A análise de causa raiz possibilita que você envolva a equipe para determinar a causa de um problema e, portanto, garantir que o obstáculo não reapareça. A ACR ajuda a desenvolver a posse da solução.
• Facilita a comunicação e o aprendizado aprofundados.
  Retrospectivas são meios eficientes de reunir informações para análise de causa raiz. Fazer com que sua equipe resolva um problema persistente a unirá e pode levar a melhoria além do escopo da dificuldade inicial.

Como realizar uma análise de causa raiz?

Uma das maneiras mais simples de fazer uma ACR é com os 5 Porquês. O método pede que uma equipe declare o problema e pergunte “por que?” até a resposta revelar a causa raiz. Consulte este artigo para ver um exemplo de sua aplicação.

Você também pode usar um diagrama de espinha de peixe para ajudar a visualizar as categorias de problemas, geralmente seguindo o modelo 5M (mão-de-obra, máquina, material, método e manutenção), junto com suas possíveis causas, para subsequente análise com os 5 Porquês.

Passo 1: Defina o efeito problemático

Descreva claramente como o efeito indesejado principal se manifesta e quais partes do processo ele afeta. Isso formará a cabeça do peixe no diagrama. Dados são vitais. Pense em como você pode expressar quantitativamente o efeito indesejado e o estado desejado.

Passo 2: Reúna dados

Agora liste todas os motivos suspeitos para o problema estar ocorrendo. É bom começar pelas categorias, por exemplo, pessoas, processos, equipamentos, medição, gestão, fornecedores, habilidades, ambiente, etc., ou pelo modelo 5M mencionado acima. Os ossos de peixe conectados à cabeça representam as categorias. Neste ponto, você também deve avaliar a linha do tempo: quando foi que o processo funcionou corretamente pela última vez, sem o efeito indesejado?

Esse costuma ser o passo mais desafiador – sem dados suficientes, será difícil dizer se a causa raiz identificada é válida. Os dados também lhe ajudam a estabelecer a referência-base com a qual quantificar suas melhorias posteriormente. Certifique-se de falar com todos os trabalhadores que experimentam o problema e reúna as informações processuais/materiais disponíveis. Se a análise do diagrama espinha-de-peixe que você conseguiu elaborar não está mostrando a causa raiz evidente, ao menos ela deve ajudá-lo a definir as áreas que precisam de investigação adicional, antes de você tentar a ACR outra vez.

Passo 3: Defina as possíveis causas

Associe todas as causas possíveis e conhecidas do problema à categoria adequada. Atente para quaisquer sequências de eventos que fazem o problema surgir e dedique um momento para analisar se alguma condição específica coexiste com o problema. Além disso, reflita se o problema cria complicações adicionais dentro do processo. Se for o caso, elas precisam ser registradas também. Ao término da sessão, você deve ter um diagrama parecido com o esquema abaixo.

Passo 4: Identifique a causa raiz

Graças ao gráfico de causa e efeito, agora você pode selecionar alguns dos principais motivos e conduzir um exercício de 5 Porquês neles, metodicamente chegando ao centro do problema. Ele possibilita um entendimento profundo sobre a natureza da dificuldade, cuja falta frequentemente é a razão do problema existir, antes de mais nada!

Passo 5: Implemente uma solução

Provido de sua análise completa do problema, você pode elaborar uma solução e seguir a sua implementação. Você precisará escolher um método para resolver a dificuldade que tenha o mínimo possível de impacto na produção. A solução também precisará fornecer um meio de medir seu sucesso e introduzir o menor risco possível.

ACR – não só para solucionar problemas!

A análise de causa raiz é exercício conveniente não apenas ao lidar com problemas. Frequentemente, um problema surgirá com uma oportunidade de melhoria do negócio e uma ACR certamente pode ajudar a identificar as principais áreas de mudança possíveis.

Você saberá que encontrou a solução correta do problema se, ao fim da análise de causa raiz, puder fazê-lo desaparecer e reaparecer removendo e restabelecendo a causa. Essa validação é crucial. Por exemplo, os praticantes de Six Sigma concentram-se intensamente em fornecer a identificação correta de uma causa raiz antes de passar para a implementação da solução.