O Que é o Tempo de Ciclo?

O tempo de ciclo é uma métrica que mede quanto leva para um item passar da coluna “em andamento” para a “concluída”. Ela ajuda as equipes a determinarem o tempo de início e fim das tarefas e, portanto, sua capacidade geral de produção. O tempo de ciclo de um processo é calculado dividindo-se todos os itens de trabalho em andamento por sua taxa média de conclusão.

Por que o tempo de ciclo é importante?

Uma das perguntas mais comuns feitas pelas partes interessadas em um processo é: “quanto tempo isso levará?”. Certamente uma pergunta importante. Ela os ajuda a determinar custos e a planejar melhor para o seu mercado. Porém, responder essa pergunta muitas vezes causa frustração às equipes produtoras, que respondem algo do tipo: “levará o tempo que for preciso”. Uma resposta como essa não permite aos clientes planejarem nada e demonstra falta de eficiência no lado da equipe produtora. Resultado: se as equipes produtoras não sabem como responder à pergunta, os clientes encontrarão fornecedores que saibam.

O tempo de ciclo é crítico não só para os clientes, mas para os fornecedores também. Ele é um indicador preciso de quão bem seu negócio está indo. Se o tempo de ciclo de uma equipe varia, essa informação sozinha indica problemas no fluxo de trabalho ou na competência da própria equipe.

Como calcular o tempo de ciclo?

Em um quadro físico, um membro da equipe escreve a data e hora de quando um item passa da coluna “backlog” para a “em andamento”. Dessa forma, o tempo de ciclo é calculado a partir do momento em que o item começar a ser trabalhado. Depois que o item percorreu toda a extensão do quadro, o membro da equipe registra a data e hora em que o mesmo alcançou a coluna “concluído”.

Para saber o tempo de ciclo de determinado item, você usa o seguinte cálculo:

O acréscimo opcional de “1” corrige um possível tempo de ciclo de “zero dia”, para aqueles itens concluídos no mesmo dia em que começaram.

Calculando o tempo de ciclo médio do seu processo

Saber o tempo de ciclo de um item individual após concluído não ajuda lá essas coisas. A utilidade dessa medição é usá-la para estimar o tempo de ciclo médio de seu processo.

As equipes que utilizam o Kanban em suas tarefas por algum tempo podem estimar o tempo de ciclo dividindo o trabalho em andamento total pela taxa de conclusão média.

onde:

Essa é uma forma confiável de comunicar o tempo de conclusão ao cliente, possibilitando assumir compromissos realistas.

De que depende o tempo de ciclo? Como reduzi-lo?

No cálculo acima, podemos ver que quanto maior a contagem de itens “em andamento”, maior o tempo de ciclo. É por essa razão que o Kanban busca limitar o WIP. É a maneira mais rápida de reduzir o tempo de ciclo.

Outro modo de fazer isso é acelerando o trabalho, é claro. Algo que ajuda significativamente com isso é livrar o processo de gargalos e bloqueadores, auxiliando os itens a cruzarem o quadro mais rapidamente.

Práticas avançadas para melhorar o tempo de ciclo

Classificar os itens do quadro pode ajudar ainda mais a reduzir o tempo de ciclo. Isso está relacionado à variação do tempo de ciclo de diferentes classes de serviços. Programar uma nova funcionalidade terá um tempo de ciclo diferente de corrigir um pequeno bug. Classificar os itens de seu quadro Kanban lhe ajudará a estimar precisamente os tempos de entrega e elaborar a melhor combinação de tarefas de produção para o dia, semana ou Sprint.

Como o tempo de ciclo é uma medida de tempo para uma tarefa passar do ponto A para o ponto B, uma equipe Kanban poderia ter tempos de ciclo separados para as diversas etapas do processo, por exemplo, pronto, codificando, testando, etc. A menos que declarado explicitamente, o tempo de ciclo geralmente é o número de horas ou dias decorridos entre a coluna “em andamento” e a coluna “concluído”, na extremidade final do quadro.

O poder dos quadros Kanban digitais é o seu monitoramento automático, preciso e fácil de todos os tempos de ciclo válidos para o seu processo, bem como as várias outras estatísticas.

A visualização é um componente essencial do Kanban, oferecendo um modo fácil de determinar o tempo de ciclo de um processo e, em parte, o Diagrama de Fluxo Cumulativo. O DFC mostra a estabilidade e a previsibilidade do trabalho. Além do mais, ele permite que a equipe calcule e reporte os tempos de ciclo, não apenas a velocidade média do processamento do trabalho.

Quais são os principais benefícios em medir-se os tempos de ciclo?

• Ter dados consistentes para estimar a conclusão do processo,
• Acrescentar a perspectiva de clientes e partes interessadas sobre o seu processo - tornando a comunicação mais rápida e relevante,
• Ter acesso constante à velocidade e à saúde de seu processo, alertando você em caso de problemas, na medida em que ocorram.