¿Qué es el Tiempo de Ciclo?

¿Qué es el Tiempo de Ciclo?

El tiempo de ciclo es una métrica que mide lo que tarda un ítem en pasar de la columna “en progreso” a la columna “terminado”. Esta métrica ayuda a los equipos a determinar los tiempos de inicio y final de cada trabajo, además de su capacidad general de entrega. El tiempo de ciclo de un proceso se calcula dividiendo todos los ítems que se encuentran en progreso, entre su tasa promedio de terminación.

¿Cuál es la importancia del tiempo de ciclo?

Una de las preguntas más comunes por parte de los involucrados es: “¿Cuánto se va a tardar?”. La que es una pregunta importante – ya que esto ayuda a determinar costos, y a planificar mejor en base al mercado. Pero tener que responder esta pregunta suele causar frustración en los equipos de entrega, que normalmente terminan respondiendo: “tardará lo que tenga que tardar”. Pero esta respuesta no les permite a los clientes planificación alguna, y demuestra una falta de eficiencia por parte del equipo de entrega. En conclusión: si el equipo de entrega no sabe cómo responder a esto, los clientes buscarán proveedores que sepan y puedan responder satisfactoriamente.

El tiempo de ciclo, no solo es importante para los clientes, sino también para los proveedores. Es un gran indicador de como marcha el negocio. Si el tiempo de ciclo de un equipo varía – solo saber esa información indica que hay problemas en el flujo de trabajo o en cuanto a la competencia del equipo.

¿Cómo se calcula el tiempo de ciclo?

La forma de medir el tiempo de ciclo en un tablero físico es escribiendo la fecha de inicio y la hora en la que un ítem avanza de estar “en espera” a estar “en progreso”. El tiempo de ciclo solo se mide cuando se empieza a trabajar en el ítem. Luego de que un ítem ha recorrido todo el tablero, el miembro del equipo encargado registrará la fecha y hora en que el ítem alcanzó la columna de “terminado”.

Para conocer cuál fue el tiempo de ciclo de un ítem en particular, se debe usar la siguiente fórmula:

Tiempo de Ciclo

El valor adicional de “1” corrige el potencial problema del tiempo de ciclo de “cero días” para aquellos ítems que fueron terminados el mismo día que se empezó a trabajar en ellos.

Calcular el tiempo de ciclo promedio de tu proceso

Conocer el tiempo de ciclo individual después de terminado un producto, no sirve de mucho. El valor de hacer estas mediciones es poder usarlas para predecir el tiempo de ciclo promedio de tu proceso.

Los equipos que han estado usando Kanban en sus operaciones por algún tiempo, pueden pronosticar su tiempo de ciclo dividiendo el total de Trabajo en Progreso entre la tasa de terminación promedio. Por ejemplo, si hay 10 ítems en progreso, y el equipo se tarda 2 semanas – en promedio – para terminar un ítem, entonces, el tiempo de ciclo sería de 20 semanas.

Tiempo de Ciclo Promedio

donde:

Tasa de Terminacion

Example Si hay 10 artículos en progreso, y -en promedio- al equipo le toma dos semanas completar cada uno, entonces el tiempo de ciclo total sería de 20 semanas, con un tiempo de ciclo promedio de 2 semanas, así de simple.

Pero ¿Qué pasa si hay una variación en la tasa de terminación de los artículos? Digamos, que hay 5 tareas con los siguientes tiempos de ciclo en semanas respectivamente {2, 2, 1, 3, 3}. Entonces, el tiempo de ciclo total sería de (2+2+1+3+3) = 11 semanas, con un tiempo de ciclo promedio de 11/5 = 2.2 semanas.

Gracias a esta información, cuando el cliente aparece con un proyecto de 10 tareas, y quieres pronosticar el tiempo de terminación, solo tienes que multiplicar las 2.2 semanas por 10, y tendrás un tiempo de ciclo total de 22 semanas.

Ahora tienes una forma confiable de comunicarle a tus clientes los tiempos de terminación y de ofrecerles compromisos realistas.

¿De qué depende el tiempo de ciclo? ¿Cómo puede reducirse?

Viendo la anterior formula, podemos notar que cuanto mayor sea el número de ítems “en progreso” mayor será el tiempo de ciclo. Esta es una de las razones por las que Kanban busca limitar el Trabajo en Progreso – ya que esta es la forma más rápida de reducir el tiempo de ciclo.

Otra forma de hacer esto, es aumentar la velocidad del trabajo, y una forma de ayudar en esto, es liberar el proceso de cuellos de botella y bloqueos, lo que ayuda a que los ítems recorran todo el tablero más rápidamente.

Prácticas Avanzadas para Mejorar el tiempo de ciclo

Clasificar los ítems del tablero en grupos – o clases de servicio – también puede ayudar a reducir aún más el tiempo de ciclo. Se relaciona con la variación de los tiempos de ciclo de diferentes tipos de trabajo. Desarrollar una nueva característica en un software, tendría típicamente un tiempo de ciclo diferente al de reparar un pequeño fallo en el mismo. Clasificar los ítems en tu tablero Kanban ayudará a que estimes mejor los tiempos de entrega y encuentres la mejor mezcla de ítems para producción para un día, semana, o un Sprint.

Como el tiempo de ciclo es una medida de tiempo para el desplazamiento de una tarea del punto A al punto B, un equipo que use Kanban podría separar los tiempos de ciclo para varios pasos del proceso, por ejemplo: preparar, codificar, probar. A menos que se indique específicamente, el tiempo de ciclo será normalmente considerado como el tiempo que cada ítem pasa entre la columna “en progreso” y la columna “terminado” en el extremo del tablero.

El poder de los Tableros Kanban digitales reside en su forma automática, fácil y precisa, de hacer seguimiento a todos los tiempos de ciclos válidos para su proceso, además de otras estadísticas.

Ejemplo Tiempo de Entrega y Tiempo de Ciclo

La visualización es un componente clave en Kanban – ya que ofrece una forma fácil de entender el tiempo de ciclo de un proceso haciendo uso del Diagrama de Flujo Acumulativo. El DFA muestra la estabilidad y la predictibilidad del trabajo, adicionalmente permite que el equipo calcule y reporte los tiempos de ciclo, además de la velocidad general del proceso del trabajo.

Ejemplo Diagrama de Flujo Acumulativo

Podemos ver que en Octubre, hubo 20 solicitudes de clientes (identificadas como “por hacer”, en el área azul – letra A). Entre Octubre y Noviembre, el equipo estuvo trabajando en 20 especificaciones de requerimientos (área roja – letra B). A finales de Noviembre, unos 20 ítems han sido terminados según la etapa de especificación de requerimientos, y 20 ítems estaban siendo revisados (área verde – letra C). Y a principios de Diciembre, el equipo tenía 20 ítems terminados (área turquesa – letra D). Así que, el tiempo de ciclo total para 20 ítems es de unos 2 meses.

¿Cuáles son los beneficios principales de medir los tiempos de ciclo?

  • Tener datos sólidos sobre que procesos pueden predecirse de forma confiable.
  • Obtener el punto de vista de un involucrado / cliente en tu proceso – haciendo que la comunicación sea más fácil y significativa.
  • Tener un acceso constante a la velocidad y salud de tu proceso, haciendo que estés consciente de cualquier problema cuando pueda presentarse.