Kanban, Scrum y Scrumban

La elección de una estructura de trabajo para un equipo encargado de la entrega de productos o servicios influye de manera significativa en su forma de pensar, coordinarse y adaptarse al cambio. Aunque Scrum, Kanban y Scrumban —una combinación de ambos— se basan en los principios de Lean y Agile, sus conceptos rectores difieren notablemente en la manera en que interpretan el flujo, la adaptabilidad y el control.

Scrum es prescriptivo, ya que define la estructura del flujo, la cadencia y las funciones de los miembros del equipo, con el objetivo de fomentar la disciplina frente a la incertidumbre. Kanban es evolutivo, pues busca la mejora continua mediante la observación y el ajuste de los flujos de trabajo existentes, apoyándose en la transparencia de los procesos y en un flujo continuo, en lugar de un ritmo arbitrario. Scrumban, por su parte, se sitúa entre ambos; no como un compromiso, sino como una síntesis: un recurso que permite a los equipos combinar las ventajas de coordinación de Scrum con la flexibilidad y la optimización del rendimiento propias de Kanban.

Los tres estructuras suelen malinterpretarse o aplicarse de manera superficial, sin considerar sus principios fundamentales. Los equipos tienden a seguir los rituales de Scrum sin reflexionar sobre los resultados de los sprints, o a utilizar los tableros Kanban únicamente como herramientas de seguimiento de tareas, ignorando la disciplina de limitar el trabajo en curso. Por su parte, Scrumban suele percibirse como un compromiso, cuando en realidad su propósito es reintroducir la disciplina allí donde las estructuras de Scrum o Kanban por sí solas resultan insuficientes.

En este análisis examinamos en profundidad las tres estructuras —sus orígenes, mecanismos, aplicaciones y debilidades— no con el objetivo de coronar a un ganador, sino de posibilitar una aplicación deliberada e informada.

Scrum: la estructura de iteración estructurada

Surgido en la década de 1990, Scrum es una estructura empírica diseñada para facilitar la ingeniería simultánea en la industria del software. Su objetivo principal es aumentar la velocidad de entrega de productos y la capacidad de respuesta frente a cambios en los requisitos y las condiciones del mercado. Scrum organiza el trabajo en iteraciones de una a cuatro semanas. Cada sprint, es decir, cada iteración con plazo definido, constituye una ventana autónoma en la que el equipo se compromete a entregar un incremento del producto listo para su comercialización.

Funciones, artefactos y ceremonias de Scrum

• Propietario del producto - responsable de maximizar el valor del producto y de priorizar las tareas pendientes.
• Scrum master - facilita el cumplimiento de los principios de Scrum y ayuda a resolver los cuellos de botella.
• Equipo de desarrollo - un grupo pequeño y multifuncional que se autoorganiza para entregar las tareas seleccionadas por el propietario del producto.

Los artefactos característicos de Scrum son el backlog del producto, el backlog del sprint y los incrementos, que proporcionan transparencia y trazabilidad al proceso. Las ceremonias, que permiten generar ciclos de planificación, retroalimentación y mejora continua, incluyen la planificación del sprint, las reuniones diarias, las revisiones del sprint y las retrospectivas del sprint.

Aplicación y retos de Scrum

Scrum prospera en entornos de alta incertidumbre, donde los requisitos del producto evolucionan rápida y ampliamente; la estructura proporciona el marco adecuado para aportar disciplina sin limitar la adaptabilidad. Aunque Scrum aporta rigor, puede convertirse en una limitación en proyectos que carecen de ciclos de lanzamiento definidos o que consisten principalmente en tareas operativas y de mantenimiento continuo.

Entre las dificultades históricas de los equipos de Scrum se encuentran la aplicación de roles y las métricas de velocidad. Definir un único propietario del producto, asignar puntos estimados a las tareas y calcular la velocidad del proceso a menudo se convierte en una carga burocrática excesiva. Aunque la filosofía de Scrum fomenta el empirismo y la adaptación, los equipos suelen reducirlo a un ritualismo estructural, transformando las ceremonias en listas de verificación en lugar de aprovecharlas como oportunidades de mejora y crecimiento.

A pesar de estas limitaciones, Scrum sigue siendo un estándar en el desarrollo de software, promoviendo el trabajo en equipo estructurado, la responsabilidad y la entrega iterativa, todo ello de manera clara y fácil de enseñar.

Kanban: flujo continuo y evolución

Kanban se originó en Toyota como un método para gestionar el inventario y, posteriormente, David J. Anderson lo adaptó al software y al trabajo intelectual. La estructura Kanban es evolutiva, no revolucionaria, ya que permite a los equipos comenzar exactamente con el mismo proceso que tenían antes, pero visualizándolo y realizando mejoras de manera gradual.

Kanban no impone roles específicos para los equipos, iteraciones ni ceremonias. En su lugar, se centra en cinco principios generales:

1. Visualizar el flujo de trabajo — hacer visible el estado de cada tarea mediante un tablero dividido en distintas etapas del flujo, es decir, las columnas del tablero Kanban.
2. Limitar el trabajo en curso (WIP) — restringir el número de tareas que pueden estar activas en cada etapa.
3. Gestionar el flujo — utilizar datos en tiempo real del tablero para identificar cuellos de botella y optimizar el flujo.
4. Trabajar con políticas explícitas — las reglas que guían cuándo los elementos pueden pasar de una etapa a otra deben estar claramente definidas.
5. Mejorar continuamente — revisar periódicamente el proceso para detectar fallos y ajustar el entorno con el fin de mitigarlos.

Aplicación y retos del Kanban

La continuidad del flujo de trabajo basado en Kanban es su principal fortaleza. Gracias a los límites de trabajo en curso (WIP), las nuevas tareas solo se extraen del backlog a medida que hay capacidad disponible; no existen plazos ni entregables fijos. Esta característica hace que la estructura Kanban sea especialmente adecuada para operaciones, soporte y gestión continua de productos, donde el enfoque está en la estabilidad del flujo, más que en resultados con plazos definidos. Kanban reduce el exceso de compromisos y la multitarea, poniendo de manifiesto las ineficiencias a medida que se producen.

Adoptar un proceso Kanban puede resultar desafiante para los equipos acostumbrados a la gestión tradicional de proyectos. Sin los rituales al estilo Scrum, los equipos pueden experimentar dificultades iniciales con el ritmo y la responsabilidad. La adaptabilidad de Kanban puede ser tanto una virtud como un desafío, ya que exige una cultura de autodisciplina y análisis continuo para alcanzar el éxito.

Similitudes y diferencias entre Scrum y Kanban

Tanto la estructura Scrum como la estructura Kanban fomentan la transparencia de los procesos, la mejora continua y la flexibilidad; sin embargo, sus supuestos fundamentales difieren.

La naturaleza iterativa de Scrum establece puntos de control predecibles para la retroalimentación, lo que la hace especialmente adecuada para el desarrollo de nuevos productos, donde los lanzamientos cíclicos y la alineación de las partes interesadas son imprescindibles. Por su parte, Kanban destaca en entornos donde la eficiencia del flujo y la optimización de los procesos son prioritarias, haciendo hincapié en la visualización, el análisis y la mejora continua, en lugar de dictar cómo se organiza el trabajo.

Scrumban: el híbrido práctico

El híbrido Scrumban permite a los equipos sacar lo mejor de ambos mundos para satisfacer sus necesidades específicas. A menudo se recomienda que los equipos maduros pasen de Scrum a Kanban, y Scrumban es una buena forma de completar esta transición, aunque a menudo los equipos optan por quedarse simplemente en Scrumban. En cierto modo, Scrumban está más alineado con Kanban que con Scrum, en el sentido de que es más fácil de aplicar a diversas aplicaciones, dado que es menos restrictivo que Scrum.

El término Scrumban fue acuñado por Corey Ladas, autor de “Scrumban: Essays on Kanban Systems for Lean Software Development”.

Los orígenes de Scrumban: la dificultad de adoptar Scrum

Hacer la transición hacia las metodologías Ágiles es difícil para la mayoría de los equipos. A veces requiere un cambio completo de paradigmas que puede ser muy difícil de adoptar. Además, debido a la popularidad de Scrum, muchos gerentes piensan automáticamente en Scrum cuando se trata de metodologías Ágiles, a pesar de que hay otros muchos marcos y metodologías que se pueden implementar, tales como Kanban, Programación Extrema, Desarrollo de Sistemas Dinámicos, entre otros..

A pesar de que hay muchas historias de éxito sobre equipos que han implementado Scrum, si pudieras hablar con esos equipos, posiblemente te dirían que alcanzar el éxito con Scrum no ha sido fácil. Para las compañías más exitosas, a veces ha tomado de 12 a 16 semanas desarrollar la disciplina necesaria para hacer que Scrum funcione. Es común que las compañías requieran seriamente de ayuda externa con esto, principalmente usando asesores o consultores. Los negocios suelen tener problemas para encontrar los nuevos roles requeridos de propietario del producto, scrum master y del equipo de desarrollo. Para muchos, esto suele ser un desastre de Recursos Humanos.

Además, calcular los story points y medir la velocidad – a pesar de que no se requiere como parte de la metodología, según la guía oficial de Scrum – esto se ha venido convirtiendo casi en una necesidad. A la mayoría de los equipos les cuesta entender esto, por lo que los Scrum Masters suelen quejarse de lo difícil que es hacerlo adecuadamente. Scrumban hace posible evitar toda esta confusión innecesaria.

Los gerentes de Proyecto están acostumbrados a manejar operaciones que tienen fechas definidas de inicio y culminación. A veces éstos están compuestos de equipos polifuncionales que podrían estar juntos por 12 meses o menos. Equipos como estos pueden funcionar bien con Scrumban, mediante el aprendizaje de las estructuras de comunicación basadas en algunas de las ceremonias de Scrum, con sesiones de planificación dedicadas a la discusión de los requerimientos del proyecto.

Además, para muchos proyectos, especialmente los relacionados con infraestructura, no siempre habrá un producto a entregar al final de cada sprint, lo cual es uno de los requerimientos de Scrum. En lugar de esto, los equipos trabajarían continuamente y avanzarían hacia la fase de producción u otra iteración cuando estén listos. De todo esto se desprende que el enfoque Scrumban adopta un sistema o ciclo de vida de producto existente y simplemente le agrega los elementos visuales de Kanban, junto con algunas de las ceremonias de Scrum.

Y lo que es más, con Scrumban, los gerentes de proyecto no tienen por qué encontrar un solo dueño del producto para que controle los retrasos. El rol del dueño del producto es crítico para Scrum, pero, pero en las corporaciones, a veces hay múltiples involucrados con diferentes tipos de solicitudes, lo que hace imposible que una sola persona pueda priorizar las historias o los problemas. Scrumban no pide historias estándar, o que una sola persona se adueñe de la gestión de los retrasos, simplemente les pide a los equipos que se aseguren de que éstos estén a la vista de todos.

Aplicación de Scrumban: de las iteraciones a la entrega continua

Scrumban permite que los equipos hagan el cambio de tener que apegarse a determinados tiempos de planificación, a planificar solo cuando es requerido. En el proceso de producción, pueden descubrirse nuevas tareas por hacer. A diferencia de Scrum, Scrumban no obliga a los equipos de producto a limitar el alcance de cada sprint a durar entre 1-4 semanas, permitiendo que la producción tome el tiempo que necesite para conseguir los mejores resultados. Mientras que, desde la perspectiva de proyecto, todo termina allí, para la mayoría de las empresas, este es sólo el inicio del viaje. Los proyectos se ejecutan de modo que el cambio temporal iniciado por ellos pueda seguirse llevando y produzca beneficios. Scrumban es muy útil en ese sentido.

Los equipos que han usado Scrum pueden encontrar más fácil cambiar a Scrumban en las etapas finales del proyecto, cuando hacen la transición del desarrollo al mantenimiento del producto, y toman un enfoque de flujo continuo.

La diferencia con Scrumban

Típicamente, los equipos que usan tableros Scrumban dividirán el flujo de trabajo en más etapas de las que usarían en un tablero Kanban. Esto, con la finalidad de mostrar un proceso de naturaleza más gradual, derivado del enfoque similar al sprint aplicado a la planeación del proyecto. Con frecuencia, un tablero de Scrumban sigue incorporando una etapa de sprint o una etapa dedicado a las “Historias”, sin importar si el equipo trabaja de manera continua.

Además, los equipos de Scrumban suelen tener más libertades para priorizar ítems en las columnas, que quienes trabajan con Kanban, que tiende a apegarse al orden FIFO (también conocido como cola).

A medida que las compañías se dan cuenta que necesitan avanzar hacia un uso mayor de las metodologías Ágiles, Lean Scrumban es una forma fácil de hacerlo, gracias a que remueve cualquier tipo de desorden producido por Scrum, que muchos en las empresas no van a necesitar. También permite a las compañías seguir trabajando de una manera que les resulte natural, pero – al mismo tiempo – implementar las mejores prácticas de las metodologías Lean y Ágiles específicas para entornos de flujo continuo.

Elegir entre Scrum, Kanban y Scrumban

Scrum es más eficaz cuando:

• El producto se desarrolla activamente y los requisitos cambian rápidamente.
• Las partes interesadas requieren ciclos de retroalimentación formales.
• El equipo es de nueva formación y se beneficia de una estructura y funciones explícitas.
• La empresa valora la previsibilidad de la entrega y el progreso gradual.

Kanban destaca cuando:

• El trabajo es continuo y las tareas varían en tamaño.
• El equipo tiene experiencia en colaboración y autogestión.
• El objetivo es la optimización de procesos, más que completar una iteración.
• Las prioridades y los requisitos fluctúan.

Scrumban es la mejor opción cuando:

• El equipo está transitando de Scrum a un modelo basado en flujo.
• El trabajo no se beneficia de iteraciones fijas.
• La empresa valora la visibilidad y la estructura, sin rigidez excesiva.
• Es necesario coordinar múltiples flujos de trabajo simultáneos.

Consejos prácticos para evitar errores comunes

• Scrum: poner demasiado énfasis en los puntos de historia, las funciones del equipo y los plazos de los sprints puede minar la motivación. El equipo debe considerar las ceremonias de Scrum como oportunidades para resolver problemas de forma colaborativa, y no como un mero cumplimiento de normas.
• Kanban: sin la disciplina suficiente, Kanban puede degenerar en caos. El equipo debe mantener límites estrictos de trabajo en curso y políticas claras para cada etapa, comprometiéndose a verificar continuamente los procesos.
• Scrumban: la misma flexibilidad que hace atractiva esta estructura puede conducir a errores si falta disciplina. El equipo debe seguir definiendo acuerdos de trabajo explícitos y revisándolos de manera cíclica.

La adopción de cualquiera de estas estructuras requiere pensamiento sistémico: un equipo tendrá más éxito si comprende no solo lo que prescribe la estructura, sino también por qué. Cultivar la previsibilidad, la calidad y la capacidad de respuesta del trabajo debe ser el objetivo final de la adopción de cualquier estructura ágil.

Reflexiones finales

Scrum, Kanban y Scrumban ofrecen enfoques diferentes pero complementarios para planificar la entrega en entornos ágiles y lean. En última instancia, ninguno es universalmente superior: Scrum proporciona estructura, Kanban aporta flexibilidad y Scrumban busca un equilibrio entre ambos. El éxito no radica en la adhesión estricta a un método, sino en la aplicación intencionada de sus principios: mejorar la transparencia y el empoderamiento del equipo, reducir el desperdicio y fomentar la mejora continua. Este espíritu es el hilo conductor que comparten Scrum, Kanban y Scrumban.