¿Qué es el Poka-Yoke?

En Japones, Poka Yoke, “ポカヨケ” (se pronuncia poh-kah-yoh-keh), significa prevenir errores o hacer que algo sea a prueba de fallos. Es una práctica Lean que evitará que se presenten errores convirtiendo cualquier actividad u operación en un evento a prueba de fallos, lo cual indica que hay una estandarización de procesos bien definida.

La gestión de proyectos Lean nos enseña que, para reducir gastos, no debes hacer inspecciones buscando la calidad del trabajo, sino que debes empezar a implementar la calidad desde la construcción. - ¿Cómo? Creando un entorno que tenga todos los elementos requeridos para que cada paso del proceso se ejecute de la manera correcta, además de construir mecanismos que señalen cualquier error en el momento en que ocurre, y no varios pasos después en el proceso.

Implementar el Poka-Yoke de estas dos maneras no solo mejorará la mecánica de un proceso, sino que también ayudará a reformar los patrones de conducta de los trabajadores, enseñándoles que deben parar lo que estén haciendo tan pronto se den cuenta de cualquier error. A la larga, esto puede cambiar la manera en que la gente se enfoca en la calidad por encima de todo, y hacer que sea parte de su naturaleza. Se parece mucho a la forma en que la existencia de los auto correctores de texto en línea ha hecho que seas más cuidadoso y revises lo que escribes cuando no estás conectado.

No hagas inspecciones en busca de calidad, ¡Constrúyela!

El Sistema de Producción de Toyota, que después fue rebautizado como “Lean” por los investigadores del MIT, con base en las enseñanzas de W. Edwards Deming. El viajó al Japón y causó un profundo impacto en las industrias del país.

Deming explicó como cuando alguien observa una línea de producción e inspecciona los objetos buscando calidad, para cuando han encontrado la causa de un defecto, el daño ya está hecho y se ha incurrido en costos. De acuerdo con la Regla de Diez, cada vez que una parte mal procesada pasa por una etapa de control de calidad sin ser detectada, el costo de repararla se incrementa diez veces. Es por eso, que es mucho mejor asegurarse de que los defectos no lleguen al área de producción en primer lugar, previniendo, corrigiendo, y llamando la atención sobre cualquier error a medida que se vayan presentando en tiempo real.

El Sistema de Producción de Toyota fue realmente bendecido con algunas de las mejores mentes del siglo XX. Shigeo Shingo fué uno de sus ingenieros, quien no solo lo documentó para Occidente, sino que estuvo muy involucrado con la calidad en su línea de producción. Fue el quien creó el concepto de Poka-Yoke, el cual aún se mantiene vigente hoy día, y de hecho está presente en la vida diaria de cada uno de nosotros.

¿Cómo se ve el Poka-Yoke en la vida real?

Nos hemos acostumbrado tanto a hacer que nuestras prácticas sean a prueba de errores que ni siquiera nos damos cuentas. Pero piensa en cómo eran las cosas unos años atrás – lo más común era tener que llenar un formulario completo, enviarlo y que te dijeran que lo habías llenado incorrectamente, y tener que volver a empezar desde el principio. Ahora, hay mecanismos que siguen nuestras ediciones en tiempo real, para decirnos si cada campo fue llenado correctamente o no. Y mejor aún, en algunos casos, el campo se presenta de tal forma que no tienes otra alternativa sino llenarlo correctamente a la primera, un ejemplo de esto son las fechas.

Otros ejemplos incluyen tener que poner la transmisión automática de un coche en la posición de parqueo antes de encender el motor, para evitar movimientos no deseados del vehículo, puertas de ascensor que no cierran al detectar un obstáculo en el umbral, salidas de desborde en tinas y lavabos para evitar que se inunden, entre otros.

La simplicidad de las soluciones Poka-Yoke para la gestión de procesos a veces pueden ponerlas en riesgo de ser desestimadas por la gerencia, pero un buen gestor de procesos reconocerá que las soluciones más simples suelen ser las mejores.

Algunas características que debe tener una buena aplicación del Poka-Yoke son:

• Simplicidad – que típicamente es complementada por un bajo coste de implementación,
• Seguridad – necesaria para que sea considerada relevante,
• Automatización – un mecanismo de Poka-Yoke debe ser total o parcialmente automatizado, para no crear trabajo adicional, aumentando así las posibilidades de fallos,
• Interconexión – las herramientas a prueba de errores deben tener bucles de retroalimentación incluidos, para que la información de reconocimiento de errores, además de su naturaleza, ubicación y detalles, sea pasada al controlador automáticamente.

Los Tableros Kanban para gestión de proyectos también tienen incorporado el concepto de Poka-Yoke: luego de haber establecido tu Límite de Trabajo en Progreso para una etapa específica del trabajo, el tablero te mantendrá bajo control, informándote cuando hayas agregado más artículos de los permitidos para ser procesados.

Poka-Yoke también debería funcionar de la mano con Kaizen y Gemba en tus práctica de Kanban. No sólo mejorarán tu calidad, y harán que ese mejoramiento sea continuo, sino que también educarán y mejorarán las habilidades de tus empleados y su seguridad en el lugar de trabajo.

Además de las mejoras en cuanto a la productividad gracias a la reducción de los errores, esto también reducirá la presión en el equipo, lo cual a su vez aumentará la eficiencia y la satisfacción en el trabajo.

¿Cómo usar Poka-Yoke?

En resumidas cuentas, el Poka-Yoke es una técnica fácil para mejorar procesos eliminando los errores de manera proactiva. Su uso reducirá el tiempo que tienes que pasar encontrando y corrigiendo errores, y el tiempo que necesitas pasar controlando y entrenando a los miembros de tu equipo. También promueve activamente una mentalidad de mejoramiento continuo en todos los niveles de la organización. ¡Claramente puede incrementar la eficiencia de tus procesos y asegurar que los productos defectuosos no lleguen a los clientes!

Para aplicarlo en tu proceso, debes seguir estos pasos:

Paso 1: Determina el paso del proceso que quieres hacer a prueba de errores

¿No sabes por dónde empezar? Comienza por la estación o paso del proceso más propenso a errores, o utiliza el mapeo del flujo de valor para identificar que paso del proceso, y por ende que tipo de errores, tienen el mayor impacto en como los clientes perciben y pueden usar tu producto. En principio, sin embargo, tus mediciones Poka-Yoke deben implementarse en la etapa del trabajo que causa el error que se busca evitar.

Paso 2: Identifica los errores potenciales

Usa los datos históricos en tu proceso, haz una sesión de Los 5 ¿Por qué?, o una caminata Gemba para obtener la perspectiva de los trabajadores respecto a lo que normalmente sale mal en su estación.

Paso 3: Determina que enfoque usar para cada punto de fallo definido

Deberías:

• prevenir que ocurra el error, e:
• implementar un mecanismo que lo repare apenas se presente. Y, si no es possible prevenir el error, entonces deberías:
• aplicar un mecanismo de detección (como un Andon) que indicará al controlador que hay un problema apenas se presente.

Paso 4: Planea, implementa y prueba la solución

Como implementar esto depende de la naturaleza de tu proceso. Puedes usar Andones digitales, luces de señalización, interruptores automáticos, tarjetas de información, tableros Kanban automatizados, correos electrónicos, llamadas, hardware personalizado, y programación de software, las posibilidades son infinitas. Pero a veces, la mejor teoría no funcionará en la práctica, por eso, y en aras del mejoramiento continuo, debes asegurarte de probar cada solución Poka-Yoke y hacerla posible para que los miembros del equipo te digan lo que piensan de su funcionamiento en cualquier momento.

Paso 5: Revisa los sistemas regularmente

Como con todo lo relacionado con Kanban, ninguna mejora será reconocida sin haber sido medida. Por esa razón necesitarás comparar la eficiencia del proceso antes y después de hacerlo a prueba de errores. Esto será muy fácil de hacer con un diagrama básico de Tiempo de Entrega y Tiempo de Ciclo. Cando veas una oportunidad por mínima que sea de mejorar el proceso – debes aprovecharla y aplicarla, pero debes asegurarte de que el equipo está al día con cualquier cambio que hayas propuesto. La comunicación es fundamental para la salud de cada proceso, y también es necesario mejorarla.