Los Cuellos de Botella y Los 5 Pasos de Enfoque

Así como el flujo de un líquido es obstruido por lo angosto del cuello de una botella, los cuellos de botella de un proceso – o limitaciones – son la parte de un proceso en el que la naturaleza del flujo cambia significativamente.

La capacidad de un proceso suele ser determinada por sus cuellos de botella. El tiempo de ciclo de un cuello de botella tiene un impacto directo en el tiempo takt de todo el proceso. Los cuellos de botella no son algo malo en si mismos, pero pueden percibirse como el eslabón más débil de la cadena de un proceso. Las limitaciones del proceso pueden reducirse con planes de acción dirigidos, por ejemplo: Los 5 Pasos de Enfoque, pudiendo resultar en una mejora en el rendimiento del proceso.

¿Por qué se presentan los cuellos de botella?

Los cuellos de botella se originan simplemente porque en cualquier proceso – sea una línea de fabricación o un proceso comercial – las diferentes actividades toman diferentes cantidades de tiempo, o las diferentes etapas tienen diferente capacidad, debido al número desigual de recursos.

Recursos y flujos dispares en diferentes etapas pueden estar relacionados con la sobre producción. En vez de producir lo que se ha pedido, los equipos se dedican a producir lo que pueden con el tiempo y las capacidades materiales que tienen. En lugar de burlar el cuello de botella y usarlo a su favor, la situación empeora. Ahora los depósitos están llenos de productos terminados, cuya demanda puede haber variado en ese tiempo.

Las limitaciones también pueden ser el resultado de una mala planificación y una pobre coordinación (ver el efecto látigo).

La razón por la que las limitaciones en la cadena de suministro es un buen fenómeno que ha ido mal. En la década de 1970, la planificación informatizada de materiales (MRP – Planificación de Requerimientos de Material por sus siglas en Inglés, y ERP - Planificación de Recursos Empresariales, por sus siglas en Inglés) tuvo éxito. Esos sistemas tenían una gran precisión y a los administradores les encantaban, pero a veces no se actualizaban y los equipos confiaban completamente en las máquinas, en lugar de ver lo que ocurría en su planta de producción, lo que daba lugar a un exceso de material.

Por último, los cuellos de botella se producen también debido al procesamiento por lotes. Las máquinas y los trabajadores algunas veces tienen una disponibilidad limitada durante el día o la semana. Para aumentar la eficiencia, se debe organizar la materia prima en tandas de modo que las “ventanas de tiempo” sean completamente utilizadas. El problema con esto es que permite tolerar cantidades excesivas de materias primas o de productos a medio terminar en el paso previo, lo que potencia el cuello de botella y genera desperdicio (muda).

Los cuellos de botella no sólo causan desperdicio por sobreproducción, sino que también llevan a los pasos subsiguientes a períodos continuos de inactividad.

¿Cómo resolver cuellos de botella con los 5 Pasos de Enfoque?

En Lean, analizamos el flujo de valor para reducir los desperdicios, y los cuellos de botella que generan más desperdicios los consideramos como algo malo, ¿Verdad? No necesariamente. Los Cuellos de Botella son como la patrulla vecinal de tu línea de producción, a veces señalan problemas en el proceso, pero es raro que sean la causa raíz. Los cuellos de botella hacen que el tiempo de ciclo sea lento – y ese es el tiempo que te toma cumplir los pedidos del cliente, pero si entiendes como lidiar con las limitaciones, puedes mejorar el proceso en general.

Uno de los pensadores que inspiró al movimiento Lean, fue Eliyahu Goldratt. Quien introdujera una metodología conocida como los 5 Pasos de Enfoque, que buscaba específicamente la mejora del rendimiento, la reducción de los tiempos de ciclo y la elevación de la satisfacción del cliente. Los 5 pasos generan cambios positivos a mediante nada más y nada menos que … ¡Cuellos de Botella!

Paso 1: Identificar el cuello de botella

La Teoría de las Limitaciones de Goldratt estipulaba que si se mejoraba el rendimiento en cualquier otro lugar que no fuera el punto del cuello de botella, se causarían aún más pérdidas. Lo cual se observa en la tabla de arriba – si mejoramos el rendimiento de los pasos 1 y 2, se acumularán aún más elementos frente al paso 3. Si se mejorara el rendimiento del paso 5, esto también sería un desperdicio, porque su nueva velocidad mejorada nunca podría ser probada, ya que el paso 3 no es capaz de suministrar insumos a la velocidad que necesitaría para alcanzar su plena capacidad.

Los líderes que toman una caminata Gemba deben buscar personas o máquinas que siempre estén ocupadas, mientras que otros están en reposo. Es bastante común que la persona o máquina, que tenga una gran pila de trabajo en frente, sea el cuello de botella.

Paso 2: Explota / honra el cuello de botella

Para explotar un cuello de botella, primero tenemos que definir si el cuello de botella es una parte válida del proceso, teniendo cuidado de que la restricción no sea un paso innecesario, como, por ejemplo: la supervisión de la gestión.

Si el cuello de botella es una parte necesaria y generadora de valor del proceso, entonces hay que asegurarse de que sólo está haciendo el trabajo que se requiere. Por ejemplo, en un equipo de desarrollo, puede haber razones para pensar que uno de los desarrolladores es el cuello de botella, pero al hablar con él, se puede descubrir que tuvo que ocuparse de una documentación de requisitos realmente deficiente. Así que además de la codificación, tuvo que pasar un tiempo, que no tenía, buscando los requisitos reales. Al asegurarte de que tiene toda la información que necesita, su tiempo de desarrollo puede reducirse significativamente.

Paso 3: Subordinar el resto de los procesos al cuello de botella

Lo que significa que el cuello de botella impulsa la velocidad de la entrega, como un timonel en un bote de remos. Por lo tanto, los pasos 1 y 2 deben entregar a una velocidad que genere un suministro de trabajo que el cuello de botella pueda manejar. La Teoría de las Limitaciones llama a esto un enfoque Drum – Buffer – Rope (Gestión de Producto Bajo Pedido), donde una cuerda metafórica se ata a la restricción, causando que el resto de la línea de suministro se mantenga al día. La cuerda asegura que la línea no abastezca el cuello de botella demasiado rápido, ni demasiado lento, causando que se quede paralizada. La cuerda toma el papel de un amortiguador, asegurando que el equipo sepa cuando se le está acabando el margen de maniobra.

La manufactura Lean considera los buffers de proceso como algo “bueno”, ya que sirven para balancear las fluctuaciones en la demanda entre los pasos individuales. El tamaño del buffer debe coincidir con la situación y ser tan grande como sea requerido, y tan pequeño como sea posible a la vez. Algo “malo” sería que generasen cualquier tipo de desperdicio como producto de una sobre producción, almacenamiento de material innecesario, o excedentes de producción.

Paso 4: Superar el cuello de botella – elevando su capacidad

En esta etapa, se observa como el resto del proceso de producción puede ayudar al cuello de botella, por ejemplo, quizá los pasos 4 y 5 de nuestra tabla pueden ayudar al paso 3, si lo encuentran sobrecargado. En Kanban, este proceso se conoce como “swarming” – ya que todo el equipo trata de aliviar el cuello de botella redistribuyendo los recursos (en este caso, la mano de obra) y por lo tanto, incrementando la producción y el rendimiento. O se puede extender el cuello de botella incrementando su capacidad: para lo cual podría necesitarse maquinaria más rápida o una mayor automatización de este paso.

Paso 5: Reiniciar el proceso, volviendo a revisar el cuello de botella

El último paso de la implementación de la Teoría es asegurarse de que se reinicia el proceso a la nueva velocidad, y observar cómo las cosas están fluyendo a través del cuello de botella. Si es necesario, empieza de nuevo desde el principio. Ya no es necesario apuntar a la restricción, cuando no importa la mejora que hagas, el cuello de botella ya no mejora tu tiempo de ciclo. Cuando esto sucede, significa que el cuello de botella significativo ha sido desplazado a otra área de tu línea.

Prepara tu proceso para lidiar con cuellos de botella

Los cuellos de botella siempre se van a producir y hay que estar atento a ellos. La organización de tus equipos, o líneas de proceso en celdas en forma de U puede permitir rápidamente que los miembros del equipo tengan la supervisión de toda la línea. De esta manera, los miembros del equipo pueden notar inmediatamente los cuellos de botella que se producen, y ayudar. Tener Andons como parte de la línea puede permitir a los miembros del equipo detener la línea cuando sea necesario, o al menos informar del flujo actual.

Para los equipos que no comparten área de trabajo, pero que colaboran mediante un tablero Kanban virtual, una solución efectiva para visualizar y tratar los cuellos de botella es añadir carriles de cola al proceso. Cada paso del tablero debe ser dividido en trabajo en espera, en progreso y completado, o al menos “haciendo / hecho”. De esta manera, si un cuello de botella comienza a acumularse, en cuestión de segundos quedará claro dónde y por qué se ha originado – si es por un paso que está procesando los artículos demasiado lento o demasiado rápido, o si es por un paso que está siendo sobrecargado con tickets que llegan de una etapa precedente.

Otras formas de ayudar a resolver los cuellos de botella

Las técnicas de resolución de problemas también son útiles para hacer frente a los cuellos de botella. Eliyahu Goldratt desarrolló una técnica llamada La Nube de Evaporación: a menudo, los cuellos de botella se producen porque los procesos de fabricación se ocupan de supuestos que simplemente no son exactos. La Nube de Evaporación mira las interdependencias en el proceso, lo que necesita ser cambiado, y con qué fines. La aparición de cuellos de botella a menudo oculta la causa fundamental de los efectos indeseables en la producción. Es por eso por lo que trabajar con métodos Lean es beneficioso – las técnicas ayudan a hacer las preguntas correctas para llegar a la causa raíz de los cuellos de botella de tu proceso.

Usar las 5S, mantener las líneas de proceso limpias, y hacer caminatas Gemba; todo ayuda a identificar fácilmente los cuellos de botella. Finalmente, inspeccionar el Diagrama de Flujo Acumulativo te permite comprobar el impacto de las iniciativas de mejora en tus cuellos de botella, y en el tiempo de ciclo de tu proceso.

Principales beneficios de abordar y trabajar con los cuellos de botella de los procesos:

• Mayor productividad y tiempos de ciclo más cortos, con menos estancamientos y contratiempos de producción.
• Una forma estandarizada de tratar la congestión de procesos y el cambio de procesos.
• Sobreproducción contenida - menos pérdida de tiempo y esfuerzo de los equipos.
• Un rendimiento de proceso más predecible y estable – que conduce a equipos más felices y clientes satisfechos.