Los Cuellos de Botella y Los 5 Pasos de Enfoque

Los Cuellos de Botella y Los 5 Pasos de Enfoque

Al igual que un líquido se desplaza más lentamente por el estrecho cuello de una botella, los cuellos de botella – o limitaciones – de un proceso, son la parte que consume más tiempo, y a menudo también implica más trabajo.

La capacidad de un proceso está limitada por sus cuellos de botella, que afectan todo el Tiempo de Ciclo. Los cuellos de botella pueden reducirse con planes de acción específicos, por ejemplo, Los 5 Pasos de Enfoque, que conducen a un mejor rendimiento del proceso.

¿Por qué se presentan los Cuellos de Botella?

Los cuellos de botella se originan simplemente porque en cualquier proceso – sea una línea de fabricación o un proceso comercial – las diferentes actividades toman diferentes cantidades de tiempo, o las diferentes etapas tienen diferente capacidad, debido al número desigual de recursos.

Las fábricas a menudo compensan esto produciendo en exceso un artículo, lo que a su vez lleva a la exacerbación del cuello de botella. Los cuellos de botella también pueden ser el resultado de una deficiente planificación y coordinación.

La razón por la que son tan predominantes en la cadena de suministro es un buen fenómeno que ha ido mal. En la década de 1970, la planificación informatizada de materiales tuvo éxito: esos sistemas tenían una gran precisión y a los administradores les encantaban, pero a veces no se actualizaban y los equipos confiaban completamente en las máquinas, en lugar de ver lo que ocurría en su planta de producción, lo que daba lugar a un exceso de material.

Por último, los cuellos de botella se producen también debido al procesamiento por lotes. Algunas máquinas y personas sólo están disponibles en momentos limitados del día o de la semana, por lo que, para impulsar la eficiencia, las materias primas se organizan en lotes, de modo que las máquinas puedan funcionar con menor frecuencia. El problema es que se supone que el inventario se mantiene en el paso anterior, lo que crea un cuello de botella.

Ejemplo

Pasos Tiempo de Procesamiento
1 2 hrs
2 2 hrs
3 5 hrs
4 1 hrs
5 2 hrs

En un sistema tradicional de lotes y colas, los pasos 1 y 2 formarán rápidamente una sobrecarga de inventario que se manifestará en el paso 3, convirtiéndolo en un cuello de botella, con los pasos 4 y 5 parados en espera de que se complete el paso 3.

Los cuellos de botella no sólo causan desperdicio por sobreproducción, sino que también llevan a los pasos subsiguientes a períodos continuos de inactividad.

¿Cómo resolver cuellos de botella con los 5 Pasos de Enfoque?

En Lean, analizamos el flujo de valor para reducir los desperdicios, y los cuellos de botella que generan desperdicios son considerados negativamente, ¿Verdad? No necesariamente. Los cuellos de botella son como la patrulla vecinal de tu línea de producción, a veces indican los problemas en el proceso, pero rara vez son la causa de estos. Los cuellos de botella originan Tiempos Takt lentos – Tiempo de Ciclo Máximo, o lo que es lo mismo, el tiempo máximo que te toma cumplir con el pedido de un cliente, pero si aprendes a manejarlos, puedes mejorar tu proceso en general.

Uno de los pensadores que inspiró al movimiento Lean, fue Eliyahu Goldratt. Quien introdujera una metodología conocida como los 5 Pasos de Enfoque, que buscaba específicamente la mejora del rendimiento, la reducción de los tiempos Takt y la elevación de la satisfacción del cliente. Los 5 pasos generan cambios positivos a mediante nada más y nada menos que … ¡Cuellos de Botella!

Paso 1: Identificar el Cuello de Botella

La Teoría de las Limitaciones de Goldratt estipulaba que si se mejoraba el rendimiento en cualquier otro lugar que no fuera el punto del cuello de botella, se causarían aún más pérdidas. Lo cual se observa en la tabla de arriba – si mejoramos el rendimiento de los pasos 1 y 2, se acumularán aún más elementos frente al paso 3. Si se mejorara el rendimiento del paso 5, esto también sería un desperdicio, porque su nueva velocidad mejorada nunca podría ser probada, ya que el paso 3 no es capaz de suministrar insumos a la velocidad que necesitaría para alcanzar su plena capacidad.

Los líderes que toman una caminata Gemba deben buscar personas o máquinas que siempre estén ocupadas, mientras que otros están en reposo. Es bastante común que la persona o máquina, que tenga una gran pila de trabajo en frente, sea el cuello de botella.

Paso 2: Explota / Honra el Cuello de Botella

Para explotar un cuello de botella, primero tenemos que definir si el cuello de botella es una parte válida del proceso, teniendo cuidado de que la restricción no sea un paso innecesario, como, por ejemplo: la supervisión de la gestión.

Si el cuello de botella es una parte necesaria y generadora de valor del proceso, entonces hay que asegurarse de que sólo está haciendo el trabajo que se requiere. Por ejemplo, en un equipo de desarrollo, puede haber razones para pensar que uno de los desarrolladores es el cuello de botella, pero al hablar con él, se puede descubrir que tuvo que ocuparse de una documentación de requisitos realmente deficiente. Así que además de la codificación, tuvo que pasar un tiempo, que no tenía, buscando los requisitos reales. Al asegurarte de que tiene toda la información que necesita, su tiempo de desarrollo puede reducirse significativamente.

Paso 3: Subordinar el Resto de los Procesos al Cuello de Botella

Lo que significa que el cuello de botella impulsa la velocidad de la entrega. Por lo tanto, los pasos 1 y 2 deben entregar a una velocidad que genere un suministro de trabajo que el cuello de botella pueda manejar. La Teoría de las Limitaciones llama a esto un enfoque Drum – Buffer – Rope (Gestión de Producto Bajo Pedido), donde una cuerda metafórica se ata a la restricción, causando que el resto de la línea de suministro se mantenga al día. La cuerda asegura que la línea no abastezca el cuello de botella demasiado rápido, ni demasiado lento, causando que se quede paralizada. La cuerda toma el papel de un amortiguador, asegurando que el equipo sepa cuando se le está acabando el margen de maniobra.

Paso 4: Superar el Cuello de Botella – Elevando su Capacidad

En esta etapa, se observa cómo el resto del proceso de producción puede ayudar al cuello de botella. Por ejemplo, quizá los pasos 4 y 5 de nuestra tabla pueden ayudar con el paso 3, si lo encuentran sobrecargado. En Kanban, este proceso se conoce como “swarming” – todo el equipo se lanza a eliminar el cuello de botella y hacer que el rendimiento aumente de nuevo. Por supuesto, también se puede intentar mejorar la capacidad del punto de restricción: tal vez haya que asignar más recursos a ese paso, tal vez máquinas más rápidas o algún tipo de automatización hagan el trabajo.

Paso 5: Reiniciar el Proceso, volviendo a revisar el cuello de botella

El último paso de la implementación de la Teoría es asegurarse de que se reinicia el proceso a la nueva velocidad, y observar cómo las cosas están fluyendo a través del cuello de botella. Si es necesario, empieza de nuevo desde el principio. Ya no es necesario apuntar a la restricción, cuando no importa la mejora que hagas, el cuello de botella ya no mejora tu Tiempo Takt. Cuando esto sucede, significa que el cuello de botella significativo ha sido desplazado a otra área de tu línea.

Prepara tu proceso para lidiar con cuellos de botella

Los cuellos de botella siempre se van a producir y hay que estar atento a ellos. La organización de tus equipos, o líneas de proceso en celdas en forma de U puede permitir rápidamente que los miembros del equipo tengan la supervisión de toda la línea. De esta manera, los miembros del equipo pueden notar inmediatamente los cuellos de botella que se producen, y ayudar. Tener Andons como parte de la línea puede permitir a los miembros del equipo detener la línea cuando sea necesario, o al menos informar del flujo actual.

Para los equipos que no comparten área de trabajo, pero que colaboran mediante un tablero Kanban virtual, una solución efectiva para visualizar y tratar los cuellos de botella es añadir carriles de cola al proceso. Cada paso del tablero debe ser dividido en trabajo en espera, en progreso y completado, o al menos “haciendo / hecho”. De esta manera, si un cuello de botella comienza a acumularse, en cuestión de segundos quedará claro dónde y por qué se ha originado – si es por un paso que está procesando los artículos demasiado lento o demasiado rápido, o si es por un paso que está siendo sobrecargado con tickets que llegan de una etapa precedente.

Las etapas de la cola y un cuello de botella visible

Otras formas de ayudar a resolver los cuellos de botella

Las técnicas de resolución de problemas también son útiles para hacer frente a los cuellos de botella. Eliyahu Goldratt desarrolló una técnica llamada La Nube de Evaporación: a menudo, los cuellos de botella se producen porque los procesos de fabricación se ocupan de supuestos que simplemente no son exactos. La Nube de Evaporación mira las interdependencias en el proceso, lo que necesita ser cambiado, y con qué fines. La aparición de cuellos de botella a menudo oculta la causa fundamental de los efectos indeseables en la producción. Es por eso por lo que trabajar con métodos Lean es beneficioso – las técnicas ayudan a hacer las preguntas correctas para llegar a la causa raíz de los cuellos de botella de tu proceso.

Usar las 5S, mantener las líneas de proceso limpias, y hacer caminatas Gemba; todo ayuda a identificar fácilmente los cuellos de botella. Finalmente, inspeccionar el Diagrama de Flujo Acumulativo te permite comprobar el impacto de las iniciativas de mejora en tus cuellos de botella, y en el Tiempo de Ciclo de tu proceso.

Principales beneficios de abordar y trabajar con los cuellos de botella de los procesos:

  • Mayor productividad y Tiempos de Ciclo más cortos, con menos estancamientos y contratiempos de producción.
  • Una forma estandarizada de tratar la congestión de procesos y el cambio de procesos.
  • Sobreproducción contenida - menos pérdida de tiempo y esfuerzo de los equipos.
  • Un rendimiento de proceso más predecible y estable – que conduce a equipos más felices y clientes satisfechos.