¿Qué es una Caminata Gemba?

Caminata Gemba

Gemba - 現場, o Genba, significa “en el sitio” en Japonés. Quienes ponen en práctica los métodos Lean usan las caminatas Gemba para dirigir sus objetivos estratégicos.

A diferencia de los modelos de gerencia típicos de occidente, en los que los líderes están separados de los trabajadores en sus oficinas de marfil, Lean alienta a los gerentes a hacer Gemba para observar, aprender, conectar con los equipos, y para ofrecer ayuda. Pero ¿Qué se hace en una caminata Gemba? ¿Cómo pueden los practicantes del Kanban se benefician de esta increíble herramienta, aparte del ejercicio físico que hacen?

¿Cómo hacer una caminata Gemba?

Observa los hechos, luego pregunta por que las cosas pasan como pasan. La caminata Gemba se basa en hechos. ¿Qué sucede en el lugar de trabajo? ¿Cuántas personas están sobrecargadas y cuantas están sin hacer nada?

Paso 1: Notifica al equipo lo que harás con anticipación

La mayoría de los practicantes están de acuerdo en que es bueno que el equipo sepa con antelación que se hará una caminata Gemba. No para ponerles presión adicional o causarles algún comportamiento atípico o forzado, sino para que entiendan que el propósito de Gemba es la observación del funcionamiento del proceso tal y como se lleva a cabo regularmente. ¡Hazle saber al equipo que estás abierto a la conversación!

Paso 2: Prepárate

Es una buena idea tener un plan, teniendo en cuenta a cuáles aspectos del proceso les prestarás atención, que preguntas te gustaría preguntarle al equipo, que información estás buscando. Aún y cuando no sería posible saber siempre las respuestas a esas preguntas, ¡Todo esto se hace con la finalidad de evitar que salgas a caminar por la fabrica o el piso de oficinas sin ningún objetivo en particular!

El mejor lugar para empezar, a la hora de planear tu Gemba, es enfocarse en el Flujo de Valor si lo conoces, sigue el flujo de valor en cada uno de sus pasos por toda el área de producción, para encontrar oportunidades de mejora, y si aún no lo has mapeado, Gemba puede ayudarte a hacerlo. Mira lo que sucede en los pasos del proceso que traen valor a tus clientes, y aprende como hacer que el trabajo sea más fácil y efectivo directamente de los miembros del equipo.

Paso 3: Ve a dónde se está efectuando el trabajo para observarlo

Lo más importante aquí es ir al lugar donde se efectúa el trabajo y observar, para tener una mejor idea al verlo por ti mismo. A pesar de que éste es el paso clave en el proceso, tal y como se indica – no necesariamente deberá ser lo primero que hagas, si piensas en los mejores resultados posibles.

Paso 4: Respeta a la gente, no juzgues

Algo importante que se debe evitar es juzgar a los trabajadores. Las caminatas Gemba no son una excusa para espiar a los empleados que duermen en el trabajo, por muy negativo que esto sea. Un líder en una caminata Gemba debería preguntarse ¿Por qué la gente se duerme en el trabajo? ¿Están trabajando de más?, ¿O no tienen asignaciones? Respetar a quienes trabajan contigo o para ti es sólo uno de los puntos en los que Gemba y las metodologías Ágiles se alinean perfectamente. La caminata Gemba debería darte una mejor perspectiva respecto a lo que ya viste en tu tablero Kanban. Si hay cuellos de botella en tu tablero, deberías encontrarlos en la práctica.

Paso 5: Tómate un momento para reconocer la diferencia entre la mesa de y la mente de un desarrollador - ¿Dónde se da el Gemba?

Sin menospreciar el valor de visitar la oficina del equipo de desarrollo para ver en que andan y pedirles sus opiniones sobre el funcionamiento del proceso, ya que esto te dirá mucho sobre si el proceso funciona o no, en algunos casos vas a conseguir más información viendo el tablero Kanban del equipo. Esto se debe a que el Tablero Kanban se terminará convirtiendo en la mayoría de los casos en la representación de una caminata Gemba del lugar de trabajo para procesos basados en conocimiento.

En escenarios de casos de uso creativos e intangibles, tales como el desarrollo de software, la creación de contenido, o gran parte de la investigación académica, mientras la gente se sienta en sus lugares de trabajo establecidos, el proceso de trabajo en si, suele darse en sus mentes, no en sus mesas. Aquí es donde un tablero Kanban visual realmente ayuda, presentando todo el proceso en pasos, permitiéndote echarle un ojo al flujo de valor, para ver en que etapa se encuentran, cual es la parte que genera más dificultades, donde se necesitan más recursos, etc.

Caminata Gemba – Ejemplo de tablero Kanban

Paso 6: Saca conclusiones y haz cambios

Si se omite este paso, entonces tu Gemba se resumirá a una invasión al espacio de trabajo del equipo. Una vez hayas aprendido como funcionan, que obstáculos enfrentan, y que se interpone en el camino del flujo de valor, crear un plan de acción para cambiar eso. Asegúrate de que el plan sea tan detallado como sea necesario, para que los cambios sean posibles de implementar. No te quedes con: exigir más atención sobre respecto a cómo se prueba el código. Se específico, establece metas concretas, y hazles un seguimiento.

Por esto, tiene sentido limitar tus Gemba a un aspecto del trabajo por cada sesión – de otro modo el plan de acción se hará demasiado grande para ser manejado y no habrá cambios. Es mejor hacer un proceso lento de cambios incrementales que una revolución que dañe la moral, la producción y las ganancias de un solo golpe.

Ejemplo En un aserradero, el líder podría observar los siguientes aspectos en una caminata Gemba:

  • Los trabajadores cargan grandes piezas de madera de un lado al otro de la fábrica.
  • Los miembros del equipo que procesan el inventario, con frecuencia se quedan sin hacer nada, esperando que los trabajadores de entrega crucen el área de producción con los materiales.
  • Los miembros del equipo de procesamiento pasan alrededor de un tercio de su tiempo buscando herramientas para cortar madera, que se encuentran regadas por diferentes estaciones a lo largo del área de trabajo.

Al hacer estas observaciones casuales, el gerente podría preguntarle al equipo por que suceden estas cosas. Ellos podrían explicar que la entrega de la madera se deja a la entrada de la fábrica porque no hay acceso a la parte posterior de la misma. El capataz de planta podría explicar que las herramientas pesadas para cortar madera necesitan estar conectadas a tomas eléctricas de trabajo pesado, las cuales sólo se encuentran en la parte posterior de la fábrica.

El gerente podría entonces medir el tiempo que le toma a los trabajadores cruzar el área de producción y decidir, que al instalar tomas eléctricas de trabajo pesado en la entrada de la fábrica, se ahorrarían 3 horas cada día. Al aplicar este cambio, el gerente mejoraría el rendimiento y reduciría el desperdicio – que en este caso sería la energía innecesariamente gastada de los trabajadores. Una semana después de este cambio, el gerente se daría cuenta de que el tiempo de ciclo en su tablero Kanban ha disminuido, ya que el proceso se está ejecutando de forma más rápida y segura.

¿Qué se debe buscar?

Aunque no hay una forma correcta e infalible de hacer una caminata Gemba, aquí hay algunos puntos clave que pueden ser de ayuda si les prestas atención:

  • ¿El trabajo se ejecuta de forma estandarizada o la gente solo toma sus tareas aleatoriamente?
  • ¿Cuán claro es el entorno de trabajo? ¿Cuán ordenado se encuentra? Y ¿Con qué frecuencia los trabajadores chocan con objetos que no deberían estar allí o que no estaban planeados? Esto aplica tanto en entornos físicos como virtuales - ¿Los empleados tienen que lidiar con un montón de información irrelevante para encontrar lo que buscan?
  • ¿El entorno de trabajo es seguro? O ¿Existen accidentes potenciales esperando a suceder? ¿Los desarrolladores junior tienen acceso a tu código de producción? ¿Los documentos y datos privados se tienen guardados en gabinetes sin llave? Etc.
  • ¿Hay mucho movimiento sin que se produzcan resultados? Busca desplazamientos innecesarios, caminatas, reuniones, o reportes.
  • Habla con los trabajadores, interésate. ¿Por qué hacen lo que hacen? ¿Cuáles son los problemas que experimentan y que no se ven a simple vista? ¡Si, a veces simplemente tienes que preguntar!
  • ¿Hay mucho tiempo libre en el proceso? ¿Cuánto tiempo pasa la gente esperando a que pasen cosas, a que se termine el paso anterior del proceso, a que se autorice una tarea, etc.?
  • ¿Los trabajadores esperan por las máquinas o las máquinas esperan por los trabajadores? Lo segundo es aceptable, pero lo primero jamás. Darle al equipo acceso a herramientas rápidas y robustas no es solo retórica que busca atraer nuevos empleados a la compañía – es necesario que mantengas tu proceso lo más eficiente y libre de frustraciones posible.
  • ¿Las áreas designadas están claramente identificadas? O, en el caso de un escenario basado en conocimiento - ¿El acceso a la información está disponible y al alcance de los trabajadores? ¿Saben a dónde ir en busca de información o a quién preguntarle en caso de necesitar asistencia?

Hagas lo que hagas, no envíes a tus subordinados a observar por ti. Como líder, debes estar ahí, donde tu producto se hace, viendo lo que sucede. Probablemente ahorrarás un montón de dinero gracias a las mejoras con las que estás contribuyendo, y podrías llegar a conocer mejor a tu equipo. ¡Disfruta la caminata!