¿Qué es el Toyota Kata?

El concepto de Toyota Kata fue desarrollado por Mike Rother. Es una forma de dirigir equipos, enseñándoles a adoptar las formas de pensamiento utilizadas y perfeccionadas por Toyota.

En japonés, kata (型) significa un conjunto de movimientos rutinarios estructurados, en los que un practicante de artes marciales se involucraría deliberadamente para asegurar que los movimientos específicos se conviertan en su segunda naturaleza.

¿Por qué es necesario el Toyota Kata?

Mike Rother notó que mientras que había muchas compañías además de Toyota logrando altos niveles de éxito con Lean, otras compañías eran menos exitosas. Estipuló que esto se debe a que aunque esas otras compañías intentaron adoptar Lean superficialmente, los líderes y el personal no cambiaron sus formas básicas de pensar y actuar.

En varias iniciativas y proyectos de Lean estudiados se observó lo siguiente:

• Las compañías comenzarían su implementación de Lean con mucha emoción.
• Se lograría algún progreso al principio, pero no se alcanzaría el objetivo final planteado inicialmente.
• Los resultados deseados posteriores no se alcanzarían plenamente.
• Las empresas volverían a su homeostasis, y su antigua forma de operar.
• El pensamiento y la mentalidad de los empleados no cambiaría.

Rother ha desarrollado una forma sistemática de practicar Lean, que anima a los líderes y empleados a cambiar efectivamente su pensamiento y comportamiento, en lugar de sólo dejarse llevar por la inercia de una iniciativa Lean establecida.

El concepto de Toyota Kata distingue un Kata de Mejora y un Kata de Entrenamiento.

Kata de Mejora

El Kata de Mejora es una forma de practicar el pensamiento científico, a través del uso de rutinas de resolución de problemas orientadas a objetivos concretos. Tiene 3 fases:

• La fase de planificación
  en la que se determina a dónde quieres llegar, dónde estás actualmente y cuál es el siguiente paso para acercarte al objetivo.
• La fase de ejecución
  en la que ejecutas el plan y aprendes de él. Esta fase consiste en muchos pequeños experimentos - a medida que se encuentran los obstáculos y se superan los desafíos, se aprende lo que funciona y lo que no. El objetivo es tratar con los problemas que surgen hasta que el camino para lograr el resultado deseado esté claro.
• La fase de adaptación
  es la fase final, en la que miras los obstáculos superados y adaptas tu plan y ejecución para el siguiente ciclo.

El Kata de Mejora se basa en la práctica deliberada de un ciclo de acción – retroalimentación – ajuste. La parte más importante es identificar dónde te equivocas y descubrir formas de mejorar esa debilidad. Por ejemplo – un karateka que sigue dejando caer sus manos durante una pelea necesitaría practicar constantemente manteniendo la guardia alta. De la misma manera, un ingeniero de software que nunca prueba su código podría diseñar una práctica diaria que le recordara constantemente probar una solución antes de desplegarla.

Kata de Entrenamiento

Para que exista el kata – una rutina, u orden de trabajo – tiene que haber alguien realizando una actividad y alguien observando, revisando y proporcionando dirección en la ejecución de la misma. Aquí es donde entra el líder, entrenando a los miembros de su equipo para que no vuelvan inconscientemente a las viejas formas de trabajo. A través de su perspectiva objetiva, el entrenador también evita que el equipo base sus nuevos hábitos en malas prácticas.

De la misma manera, que los miembros del equipo no están acostumbrados a prácticas de mejora deliberadas, los líderes a menudo no están bien versados en guiar la mejora de los empleados. Por lo tanto, el Kata de entrenamiento existe para ayudar a los líderes a guiar a sus equipos.

Un entrenador puede llevar a cabo sesiones de mejora de 20 minutos para hacer preguntas que determinen cómo el empleado está pensando actualmente. También debe ayudar al empleado a dar el siguiente paso que optimice su crecimiento, y proporcionarle retroalimentación sobre los procesos en su trabajo diario, para comprobar si está evaluando su rendimiento correctamente. Un entrenador también puede guiar al empleado a través del proceso de aprendizaje y asegurarse de que está constantemente practicando sus katas.

¿Cómo usar el Kata de Entrenamiento de Toyota para el mejoramiento de los empleados?

Paso 1: Analizar el flujo de valor

Crea un mapa de flujo de valor del proceso objetivo que se quiere alcanzar. Éste, expresará claramente tu visión y los beneficios para la compañía y para los empleados a tu mando.

Paso 2: Reflejar el objetivo en el estado actual

Mira el mapa del flujo de valor actual con el empleado y nota las diferencias entre lo que es y lo que quieres hacer.

Paso 3: Establece la meta

Establece objetivos a corto plazo, nombrando los próximos pasos y prácticas que se acordó aplicar para alcanzar su objetivo.

Paso 4: Monitorear el progreso regularmente

Ten una discusión de 30 minutos con los empleados cada semana, para ponerse al día con los progresos y conclusiones. Revisar el progreso a corto plazo una vez al mes, y resumir el estado general una vez cada 6 meses. Puede ser una buena idea proporcionar recompensas e incentivos para alcanzar los objetivos mensuales y semestrales.

Paso 5: Hacer una revisión anual para reforzar la nueva mentalidad de creación de hábitos

Al final del año, revise el desempeño del empleado basado en sus metas alcanzadas, su crecimiento y los nuevos hábitos formados.

El Toyota Kata puede aportar una nueva y dinámica forma de guiar a los miembros del equipo hacia su mejoramiento, que supera con creces el típico entorno OKR (Objetivos y Resultados Clave, por sus siglas en Inglés) de las prácticas de gestión occidentales. En conjunto con lo que se ha esbozado en el programa Hoshin Kanri de la empresa, los líderes pueden asegurar que los empleados crezcan y mejoren, sumándose a los objetivos generales Lean de la empresa. Además, los miembros del equipo pueden mirar hacia atrás y estar satisfechos con sus nuevos hábitos y una mentalidad recién lograda, lo que hace más probable que sus objetivos del próximo año también se cumplan.

Toyota Kata y Kanban

Se ha dicho, que el Toyota Kata es la adición perfecta para una implementación exitosa de Kanban, convirtiéndose en un verdadero proceso Lean. Esto se debe, a que un proceso Kanban no puede ser engañado para mostrarte condiciones diferentes a las reales.

El Kanban también facilitará la implementación gradual de los cambios a través de sus políticas explícitas y límites al Trabajo en Progreso, y medirá continuamente tu progreso a lo largo del cambio, dejando claro si el equipo ha dominado o no su respectivo kata.

¿En qué se diferencia el Toyota Kata del Kaizen?

Ambos conceptos se refieren a la mejora de los procesos y el rendimiento. La diferencia entre ellos podría reducirse a sus métodos, o a la falta de ellos. Un esfuerzo continuo para detectar una oportunidad de mejora en tu entorno y aprovecharla sería participar del Kaizen. Pero un enfoque más científico, de resolución de problemas y metódico para definir un problema y hacer un plan para eliminarlo, sería una implementación del Toyota Kata.

En muchos casos, las 2 ideas se superpondrán, y no hay nada malo en ello. Al final, el objetivo es siempre uno: hacer un cambio para mejor. Algunos cambios, por ejemplo los de procesos complejos que dependen de la fluctuación de la toma de decisiones, serán mejores de abordar y medir metódicamente, mientras que otros, por ejemplo una mejora puntual del flujo de comunicación entre los miembros del equipo puede lograrse instantáneamente y clasificarse como un pequeño evento Kaizen.