¿Por qué utilizar
la metodología Kanban?Método básico y principios Kanban para ayudarle a empezar.

¿Con qué frecuencia se encuentra atrapado en una tarea durante horas, debido principalmente a la interrupción de sus colegas, que quieren saber cuándo acabará, queriendo echarles una mano con algo y preguntándose qué ocurrió con las tareas del día anterior? ¿Con demasiada frecuencia? Esto es precisamente lo que la metodología Kanban proporciona y lo que ofrece Kanban Tool.

La metodología Kanban en pocas palabras

La metodología Kanban está ganando gran popularidad en corporaciones y empresas de todo el mundo como una manera de gestionar el trabajo de forma fluida. Proveniente de Japón, Kanban es un símbolo visual que se utiliza para desencadenar una acción. A menudo se representa en un tablero Kanban para reflejar los procesos de su flujo de trabajo.

Una tarea, representada por una tarjeta Kanban, se moverá a través de las diversas etapas de su trabajo hasta su finalización. A menudo se habla de él como un método de extracción, de forma que usted tira de sus tareas a través de su flujo de trabajo, ya que permite a los usuarios mover de sitio libremente las tareas en un entorno de trabajo basado en el equipo.

¿Cómo funciona Kanban?

Existe una serie de principios básicos con el fin de obtener el máximo rendimiento de su flujo de trabajo.

Visualice lo que hace (su flujo de trabajo): una visualización de todas sus tareas y elementos en una tabla contribuirá a que todos los miembros de su equipo se mantengan al corriente con su trabajo.
Limite la cantidad de Trabajo en Proceso (límites del TEP): establezca metas asequibles. Mantenga el equilibrio de su flujo de trabajo mediante la limitación de los trabajos en proceso para prevenir el exceso de compromiso en la cantidad de tareas que será incapaz de terminar.
Realice un seguimiento de su tiempo: El seguimiento del tiempo confluye con la metodologia Kanban. Realice un seguimiento de su tiempo de forma contínua y evalúe su trabajo con precisión.
Lectura fácil de indicadores visuales: conozca lo que está ocurriendo de un solo vistazo. Utilice tarjetas de colores para distinguir los Tipos de trabajo, Prioridades, Etiquetas, Fechas límite y más.
Identifique los cuellos de botella y elimine lo que resulta descartable: aproveche al máximo los plazos y ciclos de ejecución, del Flujo Acumulativo y de los informes de tiempo. Estos criterios le permitirán evaluar su rendimiento, detectar los problemas y ajustar el flujo de trabajo en consecuencia.

Incluso hasta el método Kanban más básico producirá un aumento en el rendimiento. Una distribución simple de las tareas, sumado a una monitorización de su flujo de trabajo y el realizar los ajustes apropiados a lo largo del proceso incrementarán su eficiencia. Un equipo de desarrollo de software contratado por la BBC Worldwide London ha experimentado unas mejoras formidables en el transcurso de 12 meses, luego de la implementación de Kanban. Su tiempo de entrega se ha visto reducido en un 37% y la consistencia en la entrega ha repuntado un 47%. ¡Y este no es un caso aislado! Numerosos equipos que han implementado el método Kanban han informado de una mejora extraordinaria en sus plazos de ejecución y tiempos de entrega.

Cuáles son los beneficios clave

1. Estímulo del rendimiento. Análisis profundo y estimaciones que permiten medir su rendimiento. Detección de cualquier problema existente y ajuste del flujo de trabajo para ganar en eficiencia. El método Kanban es muy flexible y le permite perfeccionar sus procesos para obtener los mejores resultados.

2. Organización y colaboración. La metodologia Kanban le permite beneficiarse del poder del enfoque visual, mediante el uso de columnas, carriles y tarjetas de colores. Usted será capaz de trabajar en el mismo tablero que su equipo y colaborar en tiempo real. Los tableros digitales Kanban le permitirán acceder a su flujo de trabajo desde cualquier sitio, compartir tareas con facilidad y comunicarse en su trabajo con sus colegas.

3. Distribución del trabajo. Una cómoda visión general de los trabajos en curso y menos tiempo dedicado a la distribución y presentación de los trabajos. Las estimaciones son imperfectas, por consiguiente, un flujo constante de tareas reducirá su tiempo de espera y el tiempo dedicado a la asignación de tareas. Usted selecciona sus tareas, por tanto no tendrá que esperar a que la tarea vaya hacia usted.

Kanban tablero

El tablero Kanban impulsado por Kanban Tool le permite asignar tareas a los miembros del equipo, adjuntar comentarios, descripciones, enlaces y archivos. Por tanto – las tareas no necesitan más tiempo que pueda perderse hablando. Por supuesto, mediante el aumento de la productividad en general, podrá charlar más en los descansos para el café. No hay más pérdida de tiempo en la discusión del trabajo, que es más rápido, ¡y explicado de forma visual! El método Kanban se basa en la idea de visualizar lo que se está haciendo ahora, lo que se está terminando y lo que hay que hacer a continuación.

El hecho de dar pequeños pasos mientras se está trabajando también contribuye a una mejor prioridad de tareas – todos los trabajos parecen urgentes en cuanto a volumen, pero cuando se descomponen en piezas más pequeñas- usted ve con claridad lo que se necesita hacer en primer lugar. Es útil para hacer que las tareas sean más manejables, con sólo limitar la cantidad de trabajo en curso a una o dos tareas por persona. De esta forma queda mucho más claro quién está haciendo qué exactamente.

Luego de que el trabajo está hecho, usted puede analizar el flujo de trabajo mediante el uso el análisis de gráficos y Kanban. La función de Seguimiento de Tiempo de Kanban Tool no deja sitio a la estimación acerca de cuánto tiempo llevó hacer las cosas.

Realmente no existen mejores formas de mejorar su forma de trabajo. Utilice la metodología Kanban y reduzca el tiempo perdido en las caóticas discusiones acerca del trabajo e incremente por montones el trabajo realmente hecho. Además, ¡haga de su equipo de trabajo un equipo feliz!