Tablero Kanban La forma más acertada para mejorar la eficiencia de tu equipo

¿Qué es un Tablero Kanban?

Un Tablero Kanban es una brillante herramienta visual que ofrece una visión general del estado actual del trabajo
y simplifica la comunicación del equipo. También es un elemento fundamental del método Kanban, que ayuda
a optimizar y mejorar continuamente cualquier proceso de negocios. Visualizar el trabajo en un tablero Kanban aumentará la productividad y eliminará el caos en tu lugar de trabajo.

Tablero Kanban

¿Cómo funciona un tablero Kanban?

Los tableros Kanban funcionan asignando elementos de trabajo individuales a notas colocadas en columnas en un tablero grande. Las columnas del tablero representan el flujo de valor - una secuencia de pasos específicos que las tareas o productos deben atravesar desde el comienzo del proceso de trabajo hasta el final. Los elementos de trabajo se escriben en tarjetas y se colocan en sus respectivas columnas.

Se utilizan diferentes colores de tarjetas para diferentes tipos de elementos de trabajo, y se utilizan filas horizontales, conocidas como "swimlanes" (o carriles), para organizar equipos que trabajan en la misma tabla.
Se pone un límite a la capacidad de algunas columnas para asegurar un flujo de trabajo fluido, y las tarjetas pull
de los miembros del equipo se mueven a través de las columnas de izquierda a derecha a medida que el trabajo avanza.

Cómo crear un Tablero Kanban en 5 sencillos pasos:

Paso 1: Visualizar tu flujo de trabajo

Para crear un Tablero Kanban, consigue una pizarra blanca, y luego divide el flujo de trabajo desde el momento en que inicia hasta que termine en pasos distintivos y dibuja una columna para cada uno.

Construyendo un tablero Kanban: Paso 1 - Visualizar el flujo de trabajo

Paso 2: Identificar los tipos de trabajo que realizas

Decide en qué tipo de elementos de trabajo trabajas habitualmente. Estos pueden ser,
por ejemplo, pedidos de clientes, solicitudes de soporte o tareas de mantenimiento.
Asigna un color particular a cada uno de ellos, y consigue muchos post-its de estos colores.

Construyendo una Junta Kanban: Paso 2 - Identificar los tipos de trabajo

Paso 3: Escribe las tareas en tarjetas y colócalas en la pizarra

Escribe cada cosa en la que estés trabajando en un post-it según el código de color que hayas establecido, y ponla en la pizarra en la columna respectiva. El orden de las tarjetas en cada columna debe representar su prioridad relativa, con las más urgentes en la parte superior.

Construyendo un tablero Kanban: Paso 3 - Poner tareas en el tablero

Paso 4: Comienza a trabajar con tu Tablero Kanban

Trabaja en tareas que empiezan con los de arriba. Cuando una tarea está lista para ser movida a la siguiente columna, colócala
en su parte inferior. Esta metodología ayudará a mantener un alto flujo de trabajo en tu tablero.

Construyendo una Junta Kanban: Paso 4 - Flujo de trabajo del Kanban

Paso 5: Mejora el flujo de trabajo

Kanban se trata de mantener un flujo de trabajo alto y consistente. Con tu tablero, deberás ser capaz de observar la visión general del estado del trabajo e identificar instantáneamente cualquier problema o cuello de botella. Ningún elemento de trabajo debería quedarse rezagado, y las columnas no deberían estar sobrecargadas de tareas. La técnica más directa para asegurar un flujo consistente es limitar el trabajo en progreso.

Limitar el trabajo en progreso significa poner un límite (límite WIP) a la capacidad de una columna del tablero Kanban. Por ejemplo, puedes decidir que no debes trabajar en más de dos cosas a la vez. Así que cuando tengas más de dos artículos en una columna, deja
de aceptar nuevos y enfoca todos tus esfuerzos en conseguir que por lo menos un artículo de esta columna se haga primero.

Construyendo un tablero Kanban: Paso 5 - Limitar el Trabajo en Progreso - WIP

Limitar el trabajo en progreso ayuda a controlar el número de cosas sin terminar que tienes en frente, antes
de aceptar nuevas. Ten en cuenta que los tableros Kanban son parte de un método Kanban más grande, que ofrece muchas otras técnicas para mantener el flujo de trabajo.

¿De dónde vinieron originalmente los tableros Kanban?

La historia de los tableros Kanban comienza en 1963 en el piso de manufactura de la Toyota Motor Company.
Allí, Tachi Ohno trabajó en los principios básicos del método Kanban, que incluía tarjetas Kanban como señales visuales que ayudaban a controlar el flujo de piezas a través de la cadena de suministro.

Alrededor del 2006, a medida que el método Kanban iba ganando popularidad, los creadores de programas informáticos comenzaron a aplicarlo a la práctica común de visualizar y compartir el estado de los proyectos colocando tarjetas en pizarras en la sala de proyectos. La aplicación de los principios del método Kanban a los,
por demás caóticos, tableros de proyectos, les dio las columnas y la estructura de las que han surgido los tableros Kanban modernos. Ahora se utilizan con éxito en todo tipo de industrias y en todos los lugares donde
la visualización del estado del trabajo ayuda a organizar mejor el trabajo.

Tableros físicos vs. Tableros en línea

Los tableros Kanban disponibles en línea son una respuesta natural a las necesidades de los equipos remotos,
y una solución ideal para las empresas modernas, donde el trabajo desde casa es un estándar soportado, ya sea en capacidad de tiempo completo o parcial. Kanban en línea combina los principios establecidos y valorados
de la metodología Kanban, tales como los límites del trabajo en progreso, con la última tecnología, ayudando a las empresas a tener éxito en mercados altamente competitivos.

Tablero Kanban

Un Tablero Kanban en la nube

Independientemente de la ubicación de los miembros de su equipo, diariamente todos pueden visualizar, controlar y optimizar el flujo de trabajo y colaborar en tiempo real. Una ventaja única de un tablero Kanban digital, es la posibilidad de que tu progreso sea monitoreado
y analizado automáticamente con seguimiento de tiempo y numerosas métricas. El tablero también mantendrá vigilado al equipo cumpliendo con los límites de Trabajo en Progreso acordados.

Desarrollo de Software usando Tableros Kanban

Los tableros Kanban pueden ser fácilmente personalizados para que se ajusten al flujo
de trabajo de su equipo y a sus necesidades específicas. Los equipos de desarrollo de software están implementando tableros Kanban compartidos para aumentar la visibilidad, manejar interrupciones o dividir visual y funcionalmente
el desarrollo del trabajo y las correcciones de errores.

Un tablero Kanban construido para ajustarse
a tus preferencias particulares permite manejar
el proceso de desarrollo, enfocarse en los elementos correctos en los momentos correctos, para - como resultado - entregar software de alta calidad más rápido.

Desarrollo de software usando Tableros Kanban
Kanban para el Departamento de Ventas

Kanban para un Departamento de Ventas

El Tablero Kanban es también una aplicación popular para visualizar y rastrear los procesos de ventas: desde
el contacto inicial, pasando por las etapas de negociación,
el intercambio de documentos, el seguimiento y la finalización, además del seguimiento posterior, hasta obtener una retroalimentación.

Puede ayudarte a crear un proceso de ventas que sea fiable, fácil de gestionar y mantener, y que te ayudará
a crear sin esfuerzo un fuerte vínculo con tus clientes.
Para un trabajo tan desafiante como el de las ventas,
la racionalización del proceso por sí sola puede ser de gran ayuda.

¿Cuáles son los principales beneficios de utilizar los Tableros Kanban?

El uso de tableros de Kanban tiene muchas ventajas, entre ellas una mejor gestión del trabajo, una mejor colaboración en equipo y mantener a todos en la misma página. En comparación con otras técnicas ágiles
y ajustadas de gestión de proyectos y procesos, el método Kanban es mucho más fácil de implementar y,
en la mayoría de los casos, los directores generales ven los resultados más rápidamente. Si se implementa correctamente, Kanban puede ayudar a tu equipo a lograr resultados excepcionales.

Está comprobado que Tableros Kanban:

  • Ayudan a visualizar el flujo de trabajo
  • Aumentan significativamente los niveles de productividad
  • Maximizan la eficiencia del equipo
  • Reducen los cuellos de botella y el desperdicio
  • Mejoran la comunicación y la felicidad general de los empleados
  • Mejoran la tasa de éxito en la ejecución de los proyectos
  • Ayudan a implementar la mejora continua de los procesos

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¿Qué dicen los clientes? Este producto ha revolucionado la comunicación para nosotros.

  • Los miembros del equipo de UK/off-shore se están comunicando en tiempo real mucho más;
  • Los equipos se están desbloqueando más rápido;
  • todos se están centrando en los cuellos de botella;
  • los desarrolladores están colaborando mejor con los probadores;
  • las dependencias entre los equipos son claras;
  • y le ha dado a la gerencia mayor visibilidad de progreso de la que nunca había tenido.

Después de intentarlo durante unas semanas, nuestra productividad estaba por las nubes, así que les pedí que presentaran nuestros hallazgos a la dirección. Los beneficios hablaban por sí mismos, así que la dirección estaba dispuesta a ampliarlos hasta el fondo.

Lo mejor acerca de Kanban es que puede aplicarse por encima de lo que está haciendo actualmente, así que hay muy poco riesgo o interrupción involucrada en los individuos o equipos que lo prueban.


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