Cos’è un tabellone Kanban?
Il tabellone Kanban è uno strumento visivo intelligente che ti offre una panoramica dello stato attuale del lavoro
e semplifica la comunicazione all’interno del team.
È anche un elemento fondamentale del metodo Kanban, che aiuta a ottimizzare e a migliorare costantemente tutti i processi aziendali.
Visualizzare il lavoro su un tabellone Kanban aumenterà la produttività ed eliminerà il caos dal tuo luogo di lavoro.
Come funziona un tabellone Kanban?
I tabelloni Kanban operano una mappatura delle attività di lavoro dei singoli, mediante “post-it” posizionati
in colonne su un grande tabellone.
Le colonne del tabellone rappresentano il flusso di valori, una sequenza
di passaggi specifici che attività o prodotti devono superare dall’inizio alla fine del lavoro.
Gli elementi di lavoro vengono annotate su cartellini e posizionati nelle rispettive colonne.
Per diverse tipologie di elementi di lavoro, vengono utilizzati colori diversi per i cartellini e le colonne orizzontali, conosciute come swimlane, sono utilizzate per organizzare i team che lavorano sullo stesso tabellone.
Viene posto un limite alla capacità di alcune colonne, per garantire un flusso di lavoro senza interruzioni e i membri del team prendono i cartellini e li spostano attraverso le colonne da sinistra a destra con l’avanzamento del lavoro.
Come creare un tabellone Kanban in 5 semplici passaggi:
Passaggio 1: Visualizza il tuo flusso di lavoro
Per creare un tabellone Kanban, prendi una lavagna, poi suddividi il flusso di lavoro dall’inizio alla fine in passaggi riconoscibili
e, per ciascuno di questi ultimi, disegna una colonna.
Passaggio 2: Identifica le tipologie di lavoro che svolgi
Decidi su quali elementi di lavoro lavori
di solito. Ad esempio, possono essere ordini
di clienti, richieste di assistenza o attività
di manutenzione.
Assegna un colore distintivo a ciascuno di essi e prendi dei post-it di questi colori.
Passaggio 3: Scrivi le attività sui cartellini e posizionali sul tabellone
Scrivi tutte le cose su cui stai lavorando
su post-it adesivi di colori diversi e posizionali sul tabellone nelle rispettive colonne.
L’ordine dei cartellini su ciascuna colonna deve rappresentare la rispettiva priorità, con quelle più urgenti che verranno messi in alto.
Passaggio 4: Inizia a lavorare con il tuo tabellone Kanban
Lavora sulle attività, iniziando da quelle in alto. Quando un’attività è pronta per essere spostata nella colonna successive, posizionala in basso.
Questo metodo di lavoro aiuterà
a mantenere un flusso di lavoro elevato sul tuo tabellone.
Passaggio 5: Migliora il flusso di lavoro
Il Kanban ha l’obiettivo dichiarato di mantenere un flusso di lavoro elevato e costante.
Con il tabellone, potrai vedere una panoramica dello stato del lavoro e identificare immediatamente problemi o rallentamenti.
Non devono esserci elementi di lavoro in ritardo, né colonne troppo piene di attività.
La tecnica più immediata per assicurare
un flusso di lavoro costante è limitare il lavoro in corso di esecuzione.
Limitare il Work In Progress significa posizionare
un limite (limite WIP) alla capacità di una colonna
in un tabellone Kanban.
Ad esempio, puoi decidere che è opportuno non lavorare su più di due cose contemporaneamente.
Quindi, una volta che ci sono due elementi in una colonna, non ne accetterai più
e concentrerai tutti i tuoi sforzi sul completamento
di almeno uno degli elementi presenti in questa colonna.
Limitare il WIP aiuta a tenere traccia del numero di cose non terminate che occorre completare prima di poter accettare nuovi incarichi.
Tieni a mente che i tabelloni Kanban sono parte del più ampio metodo Kanban, che offre molte altre tecniche per far avanzare il flusso di lavoro.
Intorno al 2006, con il metodo Kanban che stava vivendo un aumento di popolarità, gli sviluppatori di software iniziarono ad applicarlo alla pratica comune di visualizzare e condividere lo stato di un Progetto affiggendo cartellini sulle lavagne nella sala progettazione.
L’applicazione dei principi Kanban alle altrimenti caotiche lavagne dei progetti ha dato loro le colonne e la struttura da cui sono emersi i moderni tabelloni Kanban.
Ora sono utilizzati con profitto in tutti i settori e in tutti i casi in cui la visibilità dello stato del lavoro aiuta ad organizzare meglio
il lavoro stesso.
I tabelloni Kanban disponibili online sono una risposta naturale alle esigenze dei team che lavorano da remoto
e una soluzione ideale per le aziende moderne, dove il lavoro da casa è uno standard accettato, sia esso tempo pieno o tempo parziale.
Il Kanban online unisce i principi apprezzati e consolidate del Kanban, come i limiti al Work In Progress (WIP), e le ultime tecnologie, aiutando così le imprese nel loro successo in mercati altamente competitivi.
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