Tabellone Kanban- il modo n. 1 per migliorare l’efficienza del tuo team

Cos’è un tabellone Kanban?

Il tabellone Kanban è uno strumento visivo intelligente che ti offre una panoramica dello stato attuale del lavoro
e semplifica la comunicazione all’interno del team. È anche un elemento fondamentale del metodo Kanban, che aiuta a ottimizzare e a migliorare costantemente tutti i processi aziendali. Visualizzare il lavoro su un tabellone Kanban aumenterà la produttività ed eliminerà il caos dal tuo luogo di lavoro.

Tabellone Kanban

Come funziona un tabellone Kanban?

I tabelloni Kanban operano una mappatura delle attività di lavoro dei singoli, mediante “post-it” posizionati
in colonne su un grande tabellone. Le colonne del tabellone rappresentano il flusso di valori, una sequenza
di passaggi specifici che attività o prodotti devono superare dall’inizio alla fine del lavoro. Gli elementi di lavoro vengono annotate su cartellini e posizionati nelle rispettive colonne.

Per diverse tipologie di elementi di lavoro, vengono utilizzati colori diversi per i cartellini e le colonne orizzontali, conosciute come swimlane, sono utilizzate per organizzare i team che lavorano sullo stesso tabellone. Viene posto un limite alla capacità di alcune colonne, per garantire un flusso di lavoro senza interruzioni e i membri del team prendono i cartellini e li spostano attraverso le colonne da sinistra a destra con l’avanzamento del lavoro.

Come creare un tabellone Kanban in 5 semplici passaggi:

Passaggio 1: Visualizza il tuo flusso di lavoro

Per creare un tabellone Kanban, prendi una lavagna, poi suddividi il flusso di lavoro dall’inizio alla fine in passaggi riconoscibili
e, per ciascuno di questi ultimi, disegna una colonna.

Realizzazione di un tabellone Kanban: Passaggio 1 – Visualizza il flusso di lavoro

Passaggio 2: Identifica le tipologie di lavoro che svolgi

Decidi su quali elementi di lavoro lavori
di solito. Ad esempio, possono essere ordini
di clienti, richieste di assistenza o attività
di manutenzione. Assegna un colore distintivo a ciascuno di essi e prendi dei post-it di questi colori.

Realizzazione di un tabellone Kanban: Passaggio 2 – Identifica le tipologie di lavoro

Passaggio 3: Scrivi le attività sui cartellini e posizionali sul tabellone

Scrivi tutte le cose su cui stai lavorando
su post-it adesivi di colori diversi e posizionali sul tabellone nelle rispettive colonne. L’ordine dei cartellini su ciascuna colonna deve rappresentare la rispettiva priorità, con quelle più urgenti che verranno messi in alto.

Realizzazione di un tabellone Kanban: Passaggio 3 – Posiziona le attività sul tabellone

Passaggio 4: Inizia a lavorare con il tuo tabellone Kanban

Lavora sulle attività, iniziando da quelle in alto. Quando un’attività è pronta per essere spostata nella colonna successive, posizionala in basso. Questo metodo di lavoro aiuterà
a mantenere un flusso di lavoro elevato sul tuo tabellone.

Realizzazione di un tabellone Kanban: Passaggio 4 – Flusso di lavoro Kanban

Passaggio 5: Migliora il flusso di lavoro

Il Kanban ha l’obiettivo dichiarato di mantenere un flusso di lavoro elevato e costante. Con il tabellone, potrai vedere una panoramica dello stato del lavoro e identificare immediatamente problemi o rallentamenti. Non devono esserci elementi di lavoro in ritardo, né colonne troppo piene di attività. La tecnica più immediata per assicurare
un flusso di lavoro costante è limitare il lavoro in corso di esecuzione.

Limitare il Work In Progress significa posizionare
un limite (limite WIP) alla capacità di una colonna
in un tabellone Kanban. Ad esempio, puoi decidere che è opportuno non lavorare su più di due cose contemporaneamente. Quindi, una volta che ci sono due elementi in una colonna, non ne accetterai più
e concentrerai tutti i tuoi sforzi sul completamento
di almeno uno degli elementi presenti in questa colonna.

Realizzazione di un tabellone Kanban: Passaggio 5 – Limite WIP

Limitare il WIP aiuta a tenere traccia del numero di cose non terminate che occorre completare prima di poter accettare nuovi incarichi. Tieni a mente che i tabelloni Kanban sono parte del più ampio metodo Kanban, che offre molte altre tecniche per far avanzare il flusso di lavoro.

Da dove vengono i tabelloni Kanban?

La storia dei tabelloni Kanban inizia nel 1963 nel reparto produzione di Toyota Motor Company. È lì che Tachi Ohno lavorò sui principi base del metodo Kanban, che comprendeva i cartellini Kanban e segnali visive che aiutavano
a controllare il flusso delle parti attraverso la catena di approvvigionamento.

Intorno al 2006, con il metodo Kanban che stava vivendo un aumento di popolarità, gli sviluppatori di software iniziarono ad applicarlo alla pratica comune di visualizzare e condividere lo stato di un Progetto affiggendo cartellini sulle lavagne nella sala progettazione. L’applicazione dei principi Kanban alle altrimenti caotiche lavagne dei progetti ha dato loro le colonne e la struttura da cui sono emersi i moderni tabelloni Kanban. Ora sono utilizzati con profitto in tutti i settori e in tutti i casi in cui la visibilità dello stato del lavoro aiuta ad organizzare meglio
il lavoro stesso.

Tabelloni fisici vs. tabelloni online

I tabelloni Kanban disponibili online sono una risposta naturale alle esigenze dei team che lavorano da remoto
e una soluzione ideale per le aziende moderne, dove il lavoro da casa è uno standard accettato, sia esso tempo pieno o tempo parziale. Il Kanban online unisce i principi apprezzati e consolidate del Kanban, come i limiti al Work In Progress (WIP), e le ultime tecnologie, aiutando così le imprese nel loro successo in mercati altamente competitivi.

Tabellone Kanban

Un tabellone Kanban nel cloud

A prescindere da dove si trovano i membri del tuo team, ogni giorno potrai visualizzare, controllare e ottimizzare
il flusso di lavoro e collaborare in tempo reale.
Un vantaggio unico di un tabellone Kanban digitale è la possibilità di monitorare automaticamente i progressi
e analizzare gli stessi, mediante tracciamento del tempo
e altri numerosi strumenti di misurazione.
Con il tabellone, inoltre, si potrà controllare che il team rispetti i limiti WIP stabiliti.

Tabellone per sviluppo software

I tabelloni Kanban possono essere personalizzati in tutta facilità per adattarsi alle esigenze specifiche e al flusso di lavoro del team. I team
di sviluppo software adottano tabelloni Kanban condivisi per aumentare la visibilità, gestire
le interruzioni o dividere visivamente
e funzionalmente il lavoro di sviluppo dalla risoluzione di bug.

Un tabellone Kanban pensato per soddisfare
le preferenze specifiche consente di gestire
il processo di sviluppo, di concentrarsi sugli elementi corretti al momento giusto, per realizzare – in definitiva – software di alta qualità in tempi più rapidi.

Tabellone Kanban per sviluppo software
Kanban per reparto vendite

Kanban per un reparto vendite

Il tabellone Kanban è anche un’app popolare per visualizzare e seguire un processo di vendita: dal contatto iniziale, attraverso le fasi di negoziazione, condivisione dei documenti, seguiti, fino alla finalizzazione e oltre,
alla ricezione di feedback.

Può aiutarti a creare processi di vendita affidabili, facili
da gestire e mantenere e che ti supporteranno in una creazione, senza sforzi, di un legame forte con i tuoi client. Per lavori così complessi come quelli dei reparti vendita, semplificare le procedure può essere di grande aiuto.

Quali sono i vantaggi principali dell’utilizzo di tabelloni Kanban?

L’utilizzo dei tabelloni Kanban presenta diversi vantaggi, tra cui una migliore gestione del lavoro, una collaborazione migliorata tra i membri del team e il fatto che tutti siano sulla stessa linea. Rispetto ad altre tecniche agili
di gestione dei progetti e dei processi, il metodo Kanban è molto più semplice da implementare e, nella maggior parte dei casi, i CEO vedono più rapidamente i risultati. Se implementato correttamente, il Kanban può aiutare
il tuo team ad ottenere risultati straordinari.

È dimostrato che i tabelloni Kanban:

  • aiutano a visualizzare il flusso di lavoro
  • migliorano significativamente i livelli di produttività
  • massimizzano l’efficienza del team
  • riducono i rallentamenti e le perdite di tempo
  • migliorano la comunicazione e la felicità complessiva dei dipendenti
  • migliorano il tasso di successo di consegna dei progetti
  • aiutano a implementare miglioramenti continui ai processi

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Software Kanban

Cosa dicono i clienti? Questo prodotto ha rivoluzionato la comunicazione per noi.

  • I membri del team dal Regno Unito/dall’estero comunicano molto di più in tempo reale;
  • I team si sbloccano da sé più velocemente;
  • tutti sono concentrati sull’evitare rallentamenti;
  • gli sviluppatori collaborano meglio con i tester;
  • le attività dipendenti all’interno del team sono chiare;
  • e ha dato al management una visibilità dei progressi molto migliore che in passato.

Dopo averlo testato per qualche settimana, la nostra produttività era alle stelle, quindi ho chiesto di presentare quanto riscontrato agli amministratori. I benefici parlavano da sé, quindi il management era disposto ad adottare
il sistema come standard generale.

La cosa bella del kanban è che si può applicare a tutto quanto si fa di già, quindi il rischio o le “rivoluzioni”
per le singole persone o per i team che lo adottano sono davvero limitati.


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