Kanban-Boarddie Nr. 1, wenn es darum geht die Effizienz Ihres Teams zu verbessern

Was ist ein Kanban-Board?

Die Kanban-Board ist ein brillantes visuelles Hilfsmittel, das einen Überblick über den aktuellen Arbeitsstatus gibt und die Kommunikation im Team vereinfacht. Es ist auch ein Schlüsselelement in der Kanban-Methode, die zur Optimierung und kontinuierlichen Verbesserung jedes Geschäftsprozesses beiträgt. Die Visualisierung der Arbeit auf einem Kanban Board steigert die Produktivität und beseitigt das Chaos an Ihrem Arbeitsplatz.

Kanban-Board

Wie funktioniert ein Kanban-Board?

Kanban-Boards funktionieren, indem einzelne Arbeitsaufgaben auf Haftnotizen abgebildet werden, die in Spalten auf einer großen Tafel platziert werden. Die Spalten des Boards stellen den Wertefluss dar - eine Abfolge bestimmter Schritte, die Aufgaben oder Produkte vom Beginn der Arbeit bis zum Abschluss durchlaufen müssen. Die Arbeitsaufgaben werden auf Karten notiert und in die entsprechenden Spalten gelegt.

Unterschiedliche Kartenfarben werden für verschiedene Arten von Arbeitsaufgaben verwendet, und horizontale Reihen, so genannte Swimlanes, dienen der Organisation von Teams, die an demselben Board arbeiten. Um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten, wird die Kapazität einiger Spalten begrenzt, die Teammitglieder ziehen Karten und bewegen sie im Laufe der Arbeit von links nach rechts durch die Spalten.

Wie man in 5 einfachen Schritten ein Kanban-Board erstellt:

Schritt 1: Visualisieren Sie Ihren Arbeitsablauf

Um ein Kanban-Board zu erstellen, besorgen Sie sich ein Whiteboard, unterteilen Sie dann den Arbeitsablauf vom Beginn bis zum Ende
in verschiedene Schritte und zeichnen Sie für jeden eine Spalte.

Aufbau eines Kanban-Boards:  Schritt 1 - Workflow visualisieren

Schritt 2: Identifizieren Sie die verschiedenen Arbeiten, die Sie durchführen

Entscheiden Sie, an welchen Arten von Arbeitsaufgaben Sie normalerweise arbeiten. Dies können z.B. Kundenaufträge, Supportanfragen oder Wartungsaufgaben sein. Weisen Sie jedem von ihnen eine bestimmte Farbe zu und so erhalten Sie einen Haufen Haftnotizen in diesen Farben.

Aufbau eines Kanban-Boards:  Schritt 2 - Arbeitsaufgaben identifizieren

Schritt 3: Schreiben Sie die Aufgaben auf Karten und legen Sie sie auf das Board

Schreiben Sie jede Sache, an der Sie arbeiten, auf einen separaten farbcodierten Haftzettel und kleben Sie ihn in der entsprechenden Spalte auf das Board. Die Reihenfolge der Karten in jeder Spalte sollte ihre relative Priorität darstellen, wobei die dringlichsten oben stehen sollten.

Aufbau eines Kanban-Boards: Schritt 3 - Aufgaben am Board anbringen

Schritt 4: Beginnen Sie mit Ihrem Kanban-Board zu arbeiten

Arbeiten Sie an Aufgaben, die mit den Aufgaben an der Spitze beginnen. Wenn eine Aufgabe bereit ist, in die nächste Spalte verschoben zu werden, platzieren Sie sie
an ihrem unteren Ende. Eine solche Arbeitsmethode wird dazu beitragen, einen hohen Arbeitsfluss in Ihrem Board aufrechtzuerhalten.

Aufbau eines Kanban-Boards: Schritt 4 - Kanban-Workflow

Schritt 5: Den Arbeitsfluss verbessern

Bei Kanban dreht sich alles um die Aufrechterhaltung eines hohen und beständigen Arbeitsflusses. Mit Ihrem Board sollten Sie in der Lage sein, den Überblick über den Arbeitsstatus zu behalten und Probleme oder Engpässe sofort zu erkennen. Kein Arbeitsschritt sollte hinterherhinken und die Spalten sollten nicht mit Aufgaben überladen werden. Die einfachste Technik zur Gewährleistung eines konsistenten Arbeitsflusses ist die Begrenzung der laufenden Arbeit.

In Arbeit befindliche Arbeit zu begrenzen bedeutet,
die Kapazität einer Spalte des Kanban-Boards
zu begrenzen (WIP-Limit). Sie können zum Beispiel entscheiden, dass Sie nicht an mehr als zwei Dingen gleichzeitig arbeiten sollten. Sobald Sie also mehr als zwei Einträge in einer Spalte haben, hören Sie auf,
neue Einträge zu akzeptieren, und konzentrieren alle Ihre Bemühungen darauf, mindestens einen Eintrag aus dieser Spalte zuerst zu erledigen.

Aufbau eines Kanban-Boards: Schritt 5 - WIP-Limit

Die Begrenzung des WIP hilft Ihnen, die Anzahl der unerledigten Dinge, die Sie auf Ihrem Tisch haben, im Auge
zu behalten, bevor Sie neue annehmen. Denken Sie daran, dass Kanban-Boards Teil einer größeren Kanban-Methode sind, die viele andere Techniken bietet, um die Arbeit im Fluss zu halten.

Woher kamen die Kanban-Boards ursprünglich?

Die Geschichte der Kanban-Boards beginnt 1963 in der Fertigungshalle der Toyota Motor Company. Dort hat Tachi Ohno an den Grundprinzipien der Kanban-Methode gearbeitet, zu der auch Kanban-Karten als visuelles Signal gehörten, das hilft, den Fluss von Teilen durch die Lieferkette zu kontrollieren.

Um 2006, als die Kanban-Methode an Popularität gewann, begannen Softwareentwickler damit, sie auf die übliche Praxis der Visualisierung und gemeinsamen Nutzung des Projektstatus anzuwenden, indem sie Karten auf Whiteboards im Projektraum aufhängten. Die Anwendung der Kanban-Prinzipien auf die ansonsten chaotischen Projekttafeln gab ihnen die Säulen und die Struktur, aus denen moderne Kanban-Boards entstanden sind.
Jetzt werden sie erfolgreich in allen möglichen Branchen und überall dort eingesetzt, wo die Sichtbarkeit des Arbeitsstatus hilft, die Arbeit besser zu organisieren.

Physische vs. Online-Boards

Online verfügbare Kanban-Boards sind eine natürliche Antwort auf die Bedürfnisse von Teams die an entfernten Standorten arbeiten und eine ideale Lösung für moderne Unternehmen, in denen das Arbeiten von zu Hause aus, ein unterstützter Standard ist. Online-Kanban kombiniert die etablierten und geschätzten Prinzipien von Kanban, wie z.B. Work in Progress Limits, mit neuester Technologie und hilft so Unternehmen, auf hart umkämpften Märkten erfolgreich zu sein.

Kanban-Board

Ein Kanban-Board in der Cloud

Unabhängig vom Standort Ihrer Teammitglieder sind Sie alle täglich in der Lage, Arbeitsabläufe zu visualisieren,
zu steuern und zu optimieren und in Echtzeit zusammenzuarbeiten. Ein einzigartiger Vorteil eines digitalen Kanban-Boards ist die Möglichkeit, Ihren Fortschritt automatisch zu überwachen und mit Zeiterfassung und zahlreichen Metriken zu analysieren. Das Board überwacht auch, ob das Team sich an die vereinbarten WIP-Grenzen hält.

Board für Software-Entwicklung

Kanban-Boards können leicht an den eigenen Arbeitsablauf und die spezifischen Anforderungen Ihres Teams angepasst werden. Softwareentwicklungsteams implementieren gemeinsam genutzte Kanban-Boards, um die Sichtbarkeit zu erhöhen, Unterbrechungen handzuhaben oder die Entwicklungsarbeit visuell und funktional von Bugfixes zu trennen.

Ein Kanban-Board, das nach ihren individuellen Präferenzen erstellt wird, ermöglicht es ihnen, den Entwicklungsprozess zu steuern, sich auf die richtigen Elemente zur richtigen Zeit zu konzentrieren und im Ergebnis schneller, hochwertige Software zu liefern.

Software-Entwicklung Kanban-Board
Kanban für die Vertriebsabteilung

Kanban für eine Vertriebsabteilung

Ein Kanban-Board ist auch eine beliebte „Go-to-App“ zur Visualisierung und Verfolgung eines Verkaufsprozesses: Von der ersten Kontaktaufnahme über die Verhandlungsphasen, die gemeinsame Nutzung von Dokumenten, die Nachverfolgung bis hin zum Abschluss und darüber hinaus, bis hin zum Sammeln von Feedback.

Es kann Ihnen dabei helfen, einen Verkaufsprozess zu erstellen, der zuverlässig, einfach zu verwalten und zu pflegen ist und der Sie dabei unterstützt, mühelos eine starke Bindung zu Ihren Kunden aufzubauen. Bei einer Arbeit, die so herausfordernd wie der Verkauf sein kann, kann die Rationalisierung des Prozesses allein schon eine große Hilfe sein.

Was sind die Hauptvorteile der Verwendung von Kanban-Boards?

Der Einsatz von Kanban-Boards hat viele Vorteile, darunter ein besseres Arbeitsmanagement, eine verbesserte Zusammenarbeit im Team und die Möglichkeit, alle auf derselben Seite zu halten. Im Vergleich zu anderen agilen und schlanken Projekt- und Prozessmanagement-Techniken ist die Kanban-Methode viel einfacher zu implementieren und in den meisten Fällen sehen die CEOs die Ergebnisse schneller. Richtig implementiert, kann Kanban Ihrem Team dabei helfen, außergewöhnliche Ergebnisse zu erzielen.

Es ist erwiesen, dass Kanban-Boards:

  • helfen den Arbeitsablauf zu visualisieren
  • das Produktivitätsniveau deutlich erhöhen
  • die Effizienz des Teams zu maximieren
  • Engpässe und Verschwendung reduzieren
  • die Kommunikation und das allgemeine Mitarbeiterwohlbefinden zu verbessern
  • zur Verbesserung der Erfolgsquote bei der Projektdurchführung beitragen
  • bei der Umsetzung der kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse helfen

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Kanban Software

Was unsere Kunden sagen? Dieses Produkt hat für uns die Kommunikation revolutioniert.

  • Teammitglieder aus UK/Übersee kommunizieren viel mehr in Echtzeit;
  • Teams lösen ihre Blockaden schneller auf;
  • alle konzentrieren sich auf Engpässe;
  • Entwickler arbeiten besser mit Testern zusammen;
  • die Abhängigkeiten zwischen den Teams sind klar;
  • und es hat dem Management mehr Sichtbarkeit der Fortschritte gegeben als je zuvor.

Nachdem wir es ein paar Wochen lang ausprobiert hatten, ging unsere Produktivität durch die Decke, also bat ich sie, dem Management unsere Ergebnisse zu präsentieren. Die Vorteile sprachen für sich selbst, so dass das Management bestrebt war, die ganze Tiefe des Projekts zu nutzen.

Das Tolle an Kanban ist, dass man es zusätzlich zu dem anwenden kann, was man gerade tut, so dass es kaum ein Risiko oder eine Störung gibt, wenn Einzelpersonen oder Teams es ausprobieren.


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