Quadro Kanban- a maneira #1 de melhorar a eficiência de sua equipe

O que é o Quadro Kanban?

O Quadro Kanban é uma ferramenta visual brilhante que fornece uma visão geral do status atual do trabalho
e simplifica a comunicação da equipe. É também um elemento-chave no método Kanban, que ajuda
a otimizar e melhorar continuamente qualquer processo de negócios. Visualizar o trabalho em um quadro Kanban aumentará a produtividade e eliminará o caos no local de trabalho.

Quadro Kanban

Como funciona um Quadro Kanban?

Os Quadros Kanban funcionam mapeando itens de trabalho individuais em notas adesivas colocadas em colunas em um quadro grande. As colunas dos quadros representam o fluxo de valor - uma sequência de etapas específicas pelas quais tarefas ou produtos devem passar do início ao fim do trabalho. Os itens de trabalho são anotados em cartões e colocados em suas respectivas colunas.

Cores de cartão diferentes são usadas para diferentes tipos de itens de trabalho e linhas horizontais, conhecidas como raias, são usadas para organizar equipes que trabalham no mesmo quadro. Um limite é colocado na capacidade de algumas colunas para garantir um fluxo suave de trabalho, e os membros da equipe puxam cartões e os movem pelas colunas da esquerda para a direita à medida que o trabalho avança.

Como criar um Quadro Kanban explicado em 5 passos fáceis:

Passo 1: Visualize seu fluxo de trabalho

Para criar um quadro Kanban, pegue um quadro branco e, em seguida, divida o fluxo de trabalho desde o momento em que o inicia até o término em etapas distintas e desenhe uma coluna para cada um.

Construindo um Quadro Kanban: Passo 1 - Visualizar Fluxo de Trabalho

Passo 2: Identifique os tipos de trabalho que você faz

Decida em quais tipos de itens de trabalho você normalmente está trabalhando. Podem ser, por exemplo, pedidos de clientes, solicitações de suporte ou tarefas de manutenção. Atribua uma cor distinta a cada uma delas e pegue várias notas adesivas nessas cores.

Construindo um Quadro Kanban: Passo 2 - Identifique os tipos de trabalho

Passo 3: Anote as tarefas em cartões e coloque-as no quadro

Anote cada coisa em que estiver trabalhando em uma nota adesiva com código de cores
e coloque-a no quadro na respectiva coluna.
A ordem dos cartões em cada coluna deve representar sua prioridade relativa, com as mais urgentes no topo.

Construindo um Quadro Kanban: Passo 3 - Coloque as tarefas no quadro

Passo 4: Comece a trabalhar com seu quadro Kanban

Trabalhe em tarefas começando pelas que estão no topo. Quando uma tarefa estiver pronta para ser movida para a próxima coluna, coloque-a na parte de baixo. Esse método de trabalho ajudará a manter um alto fluxo de trabalho em seu quadro.

Construindo um Quadro Kanban Passo 4 - Fluxo de Trabalho Kanban

Passo 5: Melhore o fluxo de trabalho

O Kanban tem como objetivo manter um fluxo de trabalho alto e consistente. Com seu quadro, você poderá ver
a visão geral do status do trabalho e identificar instantaneamente quaisquer problemas ou gargalos. Nenhum item de trabalho deve ficar para trás e as colunas não devem ser sobrecarregadas com tarefas. A técnica mais direta para garantir fluxo consistente está limitando o trabalho em andamento.

Limitar o trabalho em andamento significa colocar um limite (limite WIP) na capacidade de uma coluna em um quadro Kanban. Por exemplo, você pode decidir que não deve trabalhar em mais de duas coisas ao mesmo tempo. Assim, quando você tiver mais de dois itens em uma coluna, pare de aceitar novos itens e concentre todos os seus esforços em terminar pelo menos um item dessa coluna primeiro.

Construindo um Quadro Kanban: Passo 5 - Limite o WIP

Limitar o WIP ajuda a controlar o número de coisas inacabadas que você tem para fazer, antes de aceitar novas. Lembre-se de que os Quadros Kanban fazem parte de um método Kanban maior, que oferece muitas outras técnicas para manter o trabalho fluindo.

De onde os Quadros Kanban vieram originalmente?

A história dos quadros Kanban começa em 1963, no chão de fábrica da Toyota Motor Company. Lá, Tachi Ohno trabalhou nos princípios básicos do método Kanban, que incluíam cartões Kanban como um sinal visual, ajudando a controlar o fluxo de peças através da cadeia de suprimentos.

Por volta de 2006, à medida que o método Kanban ganhava popularidade, os desenvolvedores de software começaram a aplicá-lo à prática comum de visualizar e compartilhar o status do projeto postando cartões em quadros brancos na sala do projeto. A aplicação dos princípios Kanban aos painéis caóticos do projeto deu a eles as colunas e a estrutura de onde surgiram os quadros Kanban modernos. Agora eles são usados com sucesso em todos os tipos de indústrias e em todos os lugares onde a visibilidade do status do trabalho ajuda a organizar melhor o trabalho.

Quadros físicos vs. online

Os quadros Kanban disponíveis online são uma resposta natural às necessidades das equipes remotas e uma solução ideal para empresas modernas, onde trabalhar em casa é um padrão com suporte, com capacidade total ou parcial. O Kanban online combina os princípios estabelecidos e valorizados do Kanban, como limite do Trabalho em Andamento, com a tecnologia mais recente, ajudando as empresas a obter sucesso em mercados altamente competitivos.

Quadro Kanban

Um quadro Kanban na nuvem

Independentemente da localização dos membros da sua equipe, todos os dias você pode visualizar, controlar
e otimizar o fluxo de trabalho e colaborar em tempo real. Uma vantagem exclusiva de um quadro Kanban digital
é a possibilidade de seu progresso ser monitorado
e analisado automaticamente com acompanhamento de tempo e inúmeras métricas. O quadro também manterá
a equipe atenta aos limites acordados do WIP.

Quadro de desenvolvimento
de software

Os quadros Kanban podem ser facilmente personalizados para corresponder ao fluxo
de trabalho da sua equipe e às necessidades específicas. As equipes de desenvolvimento de software estão implementando quadros Kanban compartilhados para aumentar a visibilidade, lidar com interrupções ou dividir visualmente
e funcionalmente o trabalho de desenvolvimento das correções de bugs.

Um quadro Kanban criado para corresponder
às suas preferências exclusivas permite que eles gerenciem o processo de desenvolvimento,
se concentrem nos itens certos nos momentos certos e, como resultado, entreguem software de alta qualidade mais rapidamente.

Quadro Kanban de desenvolvimento de software
Kanban para Departamento de Vendas

Kanban para departamento de vendas

Um quadro Kanban também é um app popular para visualizar e rastrear um processo de vendas: do contato inicial, durante as etapas da negociação, compartilhamento de documentos, acompanhamento
e finalização e mais adiante, até a coleta de feedback.

Ele pode ajudá-lo a criar um processo de vendas confiável, fácil de gerenciar e manter, e que o ajudará
a criar, sem esforço, um forte vínculo com seus clientes. Para um trabalho tão desafiador quanto as vendas, simplificar o processo pode ser de grande ajuda.

Quais são os principais benefícios do uso dos quadros Kanban?

O uso dos quadros Kanban tem muitas vantagens, incluindo melhor gerenciamento do trabalho, melhor colaboração da equipe e manter todos na mesma página. Comparando com outras técnicas de gerenciamento
de processos e projetos ágeis e enxutos, o método Kanban é muito mais fácil de implementar e, na maioria dos casos, os CEOs veem os resultados mais rapidamente. Implementado corretamente, o Kanban pode ajudar sua equipe a obter resultados excepcionais.

Está provado que os quadros Kanban:

  • ajuda para visualizar o fluxo de trabalho
  • aumenta significativamente os níveis de produtividade
  • maximiza a eficiência da equipe
  • reduz gargalos e desperdícios
  • melhora a comunicação e a felicidade geral dos funcionários
  • melhora a taxa de sucesso na entrega do projeto
  • ajuda a implementar a melhoria contínua nos processos

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O que os clientes dizem? Este produto revolucionou a comunicação para nós.

  • Os membros da equipe do Reino Unido/offshore estão se comunicando muito mais em tempo real;
  • As equipes estão se desbloqueando mais rapidamente;
  • todo mundo está focado em gargalos;
  • os desenvolvedores estão colaborando melhor com os testadores;
  • as dependências entre equipes são claras;
  • e deu à gerência mais visibilidade do progresso do que nunca.

Depois de usar por algumas semanas, nossa produtividade foi muito alta, então pedi a eles que apresentassem nossas descobertas à gerência. Os benefícios falavam por si mesmos, de modo que a gerência estava interessada em adotar por completo.

A melhor coisa do kanban é que você pode aplicá-lo em cima do que estiver fazendo no momento, para que haja muito pouco risco ou interrupção envolvido em indivíduos ou equipes.


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