Tablica KanbanNajlepszy sposób na zwiększenie efektywności twojego zespołu

Stwórz tablicę Kanban na białej tablicy biurowej: wydziel etapy - kolumny, przez jakie przechodzą twoje zadania od początku do końca.

Zastanów się, jakie rodzaje zadań przechodzą przez twoje ręce. Mogą to być np. zamówienia klientów, zapytania o pomoc czy prace nad utrzymaniem systemu. Wybierz kolor dla każdego z tych typów i przygotuj zestawy samoprzylepnych karteczek w tych kolorach.

Zapisz rzeczy, nad którymi pracujesz, po jednej na każdej karteczce, a potem przyklej je na tablicę w odpowiedniej kolumnie. Porządek karteczek w kolumnie powinien odpowiadać wadze zadań - dobrze by te o najwyższym priorytecie znalazły się na samej górze.

Zacznij pracować nad zadaniami na tablicy, począwszy od tych znajdujących się na górze. Kiedy zadanie będzie gotowe do przeniesienia do następnej kolumny, umieść je na jej dole. Takie podejście pomoże ci utrzymać dobry przepływ zadań.

Celem metody Kanban jest utrzymanie wydajnego i stałego przepływu pracy. Na swojej tablicy powinieneś widzieć ogląd statusu wszystkich zadań i być w stanie w jednej chwili zidentyfikować problemy z przepływem. Zadania nie powinny zalegać na tablicy, a kolumny nie powinny być przeładowane. Najprostszą techniką utrzymania ciągłości przepływu jest ograniczenie ilości pracy w toku.

Ograniczenie pracy w toku uzyskuje się przez nałożenie limitu WIP (work in progress) na pojemność danej kolumny. Przykładowo, możesz uznać, że najlepiej byłoby nie pracować nad więcej niż 2 rzeczami na raz. Zatem, kiedy w kolumnie "w toku" znajdą się 2 zadania, to nie powinieneś pozwolić na dodanie do niej kolejnych, tylko skupić się na ukończeniu tyvch już rozpoczętych.

Ograniczenie pracy w toku pomaga trzymać w ryzach liczbę rozpoczętych zadań, promując kończenie jednych przed zaczynaniem pracy nad nowymi. Warto pamiętać, że tablice Kanban są częścią metody Kanban, wspierającej liczne techniki utrzymania przepływu pracy.