Jak często zdarza ci się utknąć nad jednym zadaniem tylko z powodu braku odpowiedniej współpracy zespołowej czy ciągłych pytań o status zadania, ponagleń czy próśb o pomoc? Zbyt często?
Metoda Kanban jest właśnie dla ciebie, jeśli drażni cię chaos w pracy i chcesz zwiększyć produktywność swoją i swojego zespołu. Rozdziel zadania między członków twojego zespołu i obserwuj, jak każdy pracuje, bez konieczności dopytywania się o aktualny status. Wszystko bowiem widać bezpośrednio na wirtualnej tablicy Kanban. Podziel zadania na mniejsze, ułatwiając określenie planowanego czasu ukończenia i zmniejszając niechęć do realizacji dużych i czasochłonnych zadań.
Tablica Kanban pozwala na przypisywanie zadań poszczególnym członkom zespołu, załączanie dokumentów, obrazków, komentarzy i przydatnych linków. Dzięki podniesieniu wydajności, cały zespół może spędzić więcej czasu na tym, co najważniejsze, czyli realizacji zadań zamiast na czasochłonnym omawianiu zadań.
Co to jest metoda Kanban?
Metoda Kanban to zwinna metodyka zarządzania przepływem pracy oraz wizualizacji procesów biznesowych. Metoda ta służy optymalizowaniu pracy i procesów w celu maksymalizacji wydajności, minimalizacji marnotrastwa dzięki wizualizacji pracy oraz ciągłemu doskonaleniu procesów w oparciu o raporty i analizy.
Tablica Kanban jako główne narzędzie metody Kanban
Do wizualizacji procesu służy tablica Kanban, która w najprostszej formie składa się z 3 kolumn: "Do zrobienia", "W trakcie realizacji" i "Zrobione". Zaawansowane tablice używane przez wiele zespołów jednocześnie mogą się składać z kilkudziesięciu kolumn oraz wierszy. Na tablicy umiesza się zadania w postaci kart, które najczęściej są przypisywane do poszczególnych członków zespołu. Wraz z postępem pracy, zadania przepływają z lewej strony tablicy od kolumy "Do zrobienia" przez poszczególne etapy procesu aż do zakończenia, czyli do kolumny "Zrobione".
Coraz częściej miejsce tradycyjnych tablic zajęły wirtualne tablice zapewniające dostęp do wszystkich informacji z dowolnego urządzenia w dowolnym czasie. Ponadto nowoczesne tablice online automatycznie generują raporty i analizy pozwalające na szybką identyfikację problemów, wąskich gardeł oraz dalsze udoskonalenie procesu.
Jak działa metoda Kanban i w jakim celu ją stosować?
Celem stosowania metody Kanban jest zwiększenie efektywności procesów biznesowych i skróceniu czasu dostarczeniu produktu lub usługi do klienta poprzez nieustanne poprawianie, udoskonalanie i usprawnianie systemu. A wszystko po to, by osiągnąć jak największą płynność w realizacji zadań.
Wizualizacja zadań do wykonania i dzielenie pracy na mniejsze zadania jest ważne, by łatwiej nadawać właściwe priorytety. Łatwiej jest wstrzymać pracę nad zadaniem mniej ważnym i pilnym, by przełączyć się na realizację pilniejszego zadania, kiedy wyraźnie widać na jakim etapie jest aktualne zadanie. Kolejnym ważnym aspektem ułatwiającym pracę jest zastosowanie limitu liczby zdań, nad którymi pracujemy w danym momencie. Dzięki limitom można szybciej zrealizować zadanie, dzięki zaoszczędzonemu czasowi potrzebnemu na przełączanie się między zadaniami.
Kiedy praca jest już wykonana, miniony proces można przeanalizować przy użyciu wykresów i metryk. Przykładowo, Raport Czasu Pracy nie pozostawia żadnych wątpliwości co do tego, ile każde zadanie zajęło czasu.
Krótka historia Kanbana
Kanban pochodzi od japońskich słów "Kan" oznaczający "widoczny" oraz "Ban" - "kartkę papieru". Kanban został pierwszy raz zastosowany w latach pięćdziesiątych w japońskiej Toyocie przez Taiichiego Ohno. Początkowo kanban oznaczał szyld sklepowy, billboard lub tabliczkę informacyjną.
Taiichi Ōno, source: wikimedia.org
Główne zasady metody Kanban
Głównymi zasadami Kanbana są:
- Wizualizacja przepływu pracy w celu zidentyfikowania zadań, które są pilne i ważne oraz nadania im właściwych priorytetów,
- Ograniczenie pracy w toku, zwane również limitem WIP (Work In Progress limit) polega na ograniczeniu maksymalnej liczby zadań, które mogą być jednocześnie realizowane. Limit pracy w toku można określić dla pracownika lub dla całego procesu, czyli całej tablicy kanbanowej. Zazwyczaj im mniejszy limit, tym większa efektywność. W biznesie przyjęto ogólną zasadę, by ustalać limit nie większy niż 3 zadania na 1 pracownika. Jeśli ktoś przekracza ustalony WIP limit, to może oznaczać problemy z wydajnością lub wąskie gardło, jakim mogą być np. niewystarczające dane potrzebne do realizacji zadania czy opóźnienia spowodowane przez pozostałych członków zespołu.
Niski WIP limit sprzyja szybszemu wykonywaniu zadań, dzięki eliminacji rozproszeń, takich jak: przełączanie kontekstu czy wielozadaniowość, co pozytywnie przekłada się na większą produktywność zespołu.
- Zarządzanie przepływem pracy w celu ciągłego doskonalenia procesu, a co za tym idzie w celu osiągnięcia maksymalnych wyników,
- Eliminacja marnotrawstwa,
- Jasne zdefiniowanie zasad procesu,
- Pętle zwrotne, czyli ciągłe doskonalenie procesu w oparciu o informacje płynące z zespołu, od klientów oraz z raportów i analiz Kanban.
Poznaj 7 typów marnotrawstwa z Lean Management
Eliminacja marnotrawstw skutecznie podnosi efektywność procesów. Kanban opiera się na zasadach unikania wszelkiego marnotrawstwa określego jako "7 razy żadnych" (7 wastes) wywodzących się z podstawy koncepcji Lean Management:
- żadnych braków,
- żadnych opóźnień,
- żadnych zapasów,
- żadnych kolejek,
- żadnych bezczynności,
- żadnych zbędnych operacji technologicznych i kontrolnych,
- żadnych przemieszczeń.
Zalety stosowania metody Kanban:
- Minimalizacja ilości pracy bez utraty wydajności,
- Znaczące podniesie produktywności,
- Zwiększenie wydajności zespołu,
- Drastyczne skrócenie czasu dostarczenia końcowych produktów lub usług klientowi (lead time),
- Szybkie reagowanie na ciągle zmieniające się wymagania klientów, lepiej dostosowując produkty i usługi do wymagań klientów i jednocześnie podnosząc ich jakość
- Znaczne przyspieszenie przepływu informacji dzięki uzyskaniu pełnej przejrzystości całego procesu pracy. Wszyscy członkowie zespołu mają natychmiastowy dostęp do statusu każdego projektu lub zadania.
- Szybkie dostarczenie informacji o wąskich gardła i problemach w systemie,
- Ograniczenie kosztów firmy dzięki ciągłemu doskonaleniu procesów. Koszty spadają nie tylko zaraz po wdrożeniu metody, ale przez cały czas jej używania,
- Łatwe i szybkie wdrożenie metody w niemal każdym dziale organizacyjnym firmy bez konieczności zatrzymania pracy. W myśl zasady "zacznij od tego, co masz", metodę można zaimplementować w dowolnym momencie, branży czy dziale firmy.
- Szczęśliwszy i bardziej zmotywowany zespół.
Dzięki wdrożeniu Kanbana Toyota zredukowała braki aż o 95%, o 75% zmniejszyła poziom zapasów, co w konsekwencji doprowadziło do 25% wzrostu produkcji, ogromnego ograniczenia kosztów produkcji i znacznego wzrostu konkurencyjności.
Nie ma lepszego i prostego sposobu na udoskonalenie i zwiększenie efektywności pracy. Wykorzystaj metodę Kanban, by ograniczyć czas przeznaczony na omawianie pracy, a zwiększyć czas na realizację zadań. Zmniejszając chaos uszczęśliwisz swój zespół. Rozpocznij darmowy okres próbny >>
Taiichi Ōno, source: wikimedia.org
Český
Deutsch
English
Español
Française
Italiano
Portuguese
Русский