Hacer Explícitas las Políticas de Procesamiento

¿Qué son las políticas de procesamiento?

En su negocio, hay un conjunto de pasos consecutivos que -realizados correctamente- producen un artículo, ya sea un objeto físico, un paquete de software o un tipo de datos digitales. Ese proceso repetitivo y la calidad de su ejecución son a menudo lo que hace o deshace una empresa. Y donde los procesos nos dicen qué hacer, las políticas nos dicen cómo hacerlo. Guían al equipo en cómo tomar decisiones, ayudándolos a avanzar en el proceso de la mejor manera posible.

Puede ser crucial hacer una distinción inicial y contundente entre lo que viene a la mente de la mayoría de nosotros cuando vemos la palabra “política”, y lo que deberían ser las políticas de Kanban. Una política de Kanban no es un documento de 30 páginas lleno de jerga y escondido de la vista (y el interés) del equipo. En su forma final - debe ser de conocimiento común sobre cómo cada etapa de trabajo tiene que mirar antes de que pueda pasar a la siguiente. Por supuesto, cuando una política se anuncia por primera vez, se escribirá, y probablemente se mantendrá así, para futuras revisiones y nuevos miembros del equipo, pero en general, una política de procesos bien escrita y sensata se convertirá -con el tiempo- en una rutina de los miembros del equipo, y funcionará como su defensor, ayudándoles a mantener su flujo, en lugar de trabajar contra ellos.

¿Alguna vez has entrado en una planta de producción/piso de oficinas donde era evidente que la gente no tiene ni idea de lo que está pasando? Compara eso con ver a un equipo de pits de Fórmula 1, y lo sorprendentemente obvia que es su forma de trabajo definitiva: todos saben qué es lo más importante que hay que hacer, y lo hacen. Es algo hermoso de ver, eficiente y predecible – en el mejor sentido de la palabra. El objetivo debe ser lograr que tu proceso de negocio se guíe por políticas tan relevantes y efectivas como las de un equipo de pits de Fórmula 1.

¿Por qué son necesarias las políticas de procesamiento?

A los gerentes de proyectos no les interesa que la gente esté ocupada. Ni siquiera les interesa que la gente esté ocupada en las actividades adecuadas. El objetivo de cualquier gerente de proyecto es que el equipo esté ocupado en las actividades correctas, realizadas de la manera correcta y en el momento adecuado, para producir el resultado requerido. Un Tablero Kanban en sí mismo hace explícitas las políticas del proceso, y verlo permite al equipo entender mucho sobre cómo fluye el proceso.

Mantener a la vista las políticas de procesamiento es brillante, hace que la buena gobernanza y las prácticas de trabajo correctas pasen a segundo plano. La práctica conduce a la perfección - pero en este caso, la realidad es que la práctica conduce a la permanencia. Si un equipo está practicando una forma incorrecta de trabajar, entonces se convertirá en su hábito, ¡Una política no escrita! Por lo tanto, establecer políticas transparentes y claras garantiza que los miembros del equipo practiquen un buen trabajo y que entiendan el significado de cada etapa del proceso. No es que hacer que todo el mundo sea consciente de las exigencias de cada etapa les haga capaces de completarlas solos, lo que importa es que la comprensión común genera conciencia de la calidad y facilita la detección de errores/impedimentos por parte de todos los miembros del equipo.

Diseñar políticas sobre lo importante, de manera visible

Las políticas deben reflejar lo que es importante para tu empresa. De la misma manera que el puente Golden Gate parece ser, y es fuerte, tus políticas deben reflejar lo que es importante para la empresa, de una manera que sea inmediatamente perceptible.

Ver dónde se está atascando el equipo debería dar lugar a la pregunta de si se deben introducir mejores formas de trabajo, y cómo se puede actualizar el tablero para reflejar eso. Las políticas y procedimientos deberían definir qué tareas la empresa está dispuesta a ignorar, en beneficio de centrarse en las más importantes; qué compensaciones en cuanto a velocidad o calidad está dispuesta a aceptar la empresa, y en qué circunstancias.

La declaración de políticas y procedimientos libera explícitamente el espacio mental del equipo. Cuando somos capaces de entrar en un estado de flujo, el trabajo puede llegar a darse casi sin esfuerzo. La gente que necesita recordarse constantemente a sí misma cómo trabajar, y no tiene una forma fácil de acceder a esta información, nunca entrará en un estado de flujo. Hacer que las políticas explícitas sean accesibles al equipo tiene el potencial de eliminar la mayor parte de la frustración y el agotamiento, y de mejorar su rendimiento.

Mike Tyson dijo: Todo el mundo tiene un plan hasta que lo golpean en la cara, lo que significa que cuando la gente llega a un punto de crisis importante, los planes mejor establecidos pueden ser olvidados rápidamente. Hacer sus políticas explícitas puede evitar que las ruedas se salgan cuando las cosas vayan mal. Asegúrate de que las directrices sobre cómo proceder en escenarios de flujo de trabajo comunes sean accesibles para todo el equipo.

Sin embargo, hay que tener cuidado de no intentar controlar demasiado y todo a la vez, ya que una política mal pensada e introducida en la fase y el momento equivocados podría crear un impedimento en sí misma. Una regla general podría ser no introducir más de una nueva política a la vez, para permitir que se midan sus efectos antes de aplicar otras normas y, por supuesto, no introducir políticas que los trabajadores implicados no tengan medios para controlar, o incluso investigar.

Aquí te presentamos algunas ideas para políticas de procesamiento y procedimientos:

• ¿Están los miembros de tu equipo familiarizados con el flujo de trabajo, dónde comienza y dónde termina un artículo?
• ¿Sabe el equipo cuáles son los pasos de control de calidad y la definición de “terminado” en cada etapa?
• ¿Sabe el equipo cómo acelerar un elemento que se convierte en urgente, y qué significa eso para el equipo y para el proceso?
• ¿Sabe el equipo cómo manejar el trabajo no planificado, cómo encajarlo en su proceso?
• ¿Cómo deben los miembros del equipo manejar los defectos encontrados en el proceso de producción? ¿Dejan de querer trabajar y arreglan el error, o ponen en cola el artículo defectuoso al principio otra vez… etc.?

¡La practica puede conducir a la perfección!

Los datos extraídos de la medición del flujo, que muestran la causa fundamental de la mayoría de los problemas, deberían ser la fuente de sus políticas de proceso explícitas. Cada vez que se completa un bucle de retroalimentación, el proceso puede ser mejorado. Después de unos pocos bucles de retroalimentación productivos, el equipo se fortalece al saber qué es lo que los hace exitosos. Saben en qué comportamiento concentrarse y qué hábitos deben dejar de lado, y en este continuo aprendizaje y mejora, el concepto de Kaizen (Cambio para Mejor) se hace realidad.

Aparte de un proceso que fluye sin problemas, es esta oportunidad de mejora evolutiva la que puede ser la razón clave por la que trabajar en tener políticas de proceso buenas y explícitas es tan importante en su práctica de Kanban.

Cualquier proceso puede hacerse más eficiente, sólo hay que saber primero exactamente qué políticas y comportamientos lo impulsan, y trabajar en ellos.