Prozessrichtlinien Klar und Deutlich Gestalten

Was sind Prozessrichtlinien?

In Ihrem Unternehmen gibt es eine Reihe von aufeinanderfolgenden Schritten, die – richtig ausgeführt – ein Erzeugnis produzieren, sei es ein physisches Objekt, ein Softwarepaket oder eine andere Art von digitalen Daten. Dieser sich wiederholende Prozess und die Qualität seiner Ausführung sind oft das, was eine Firma auszeichnet oder zerstört. Und wo uns Prozesse sagen, was zu tun ist, sagt uns die Richtlinie, wie es zu tun ist. Richtlinien lenken das Team bei der Entscheidungsfindung und helfen ihm, den Prozess optimal abzuarbeiten.

Möglicherweise ist es von entscheidender Bedeutung, eine erste, unverblümte Unterscheidung zwischen dem zu treffen, was den meisten von uns in den Sinn kommt, wenn wir das Wort „Richtlinie“ sehen, und dem, was Kanban-Richtlinien eigentlich sein sollten. Bei einer Kanban-Richtlinie handelt es sich nicht um ein 30 Seiten langes Dokument voller Jargon, das vor den Blicken (und dem Interesse) der Mitarbeiter verborgen bleibt. In der endgültigen Fassung sollte klar sein, wie jeder Arbeitsschritt auszusehen hat, bevor er zum nächsten Schritt übergehen kann. Natürlich werden Richtlinien, wenn sie das erste Mal veröffentlicht werden, aufgeschrieben, und bleiben es wahrscheinlich auch für zukünftige Überarbeitungen und für neue Mitglieder. Aber im Allgemeinen wird eine gut geschriebene, sinnvolle Prozessrichtlinie mit der Zeit zur Routine. Sie wird für die Mitglieder zu einer Stütze und hilft ihnen, ihren Arbeitsfluss aufrechtzuerhalten, statt dagegen zu arbeiten.

Waren Sie schon einmal in einem Betrieb, in dem offensichtlich niemand eine rechte Ahnung hatte, was vor sich geht? Vergleichen Sie diesen Eindruck mit dem Anblick einer Formel-1-Boxen-Crew und wie auffallend sinnfällig ihre dezidierte Arbeitsweise ist. Jeder weiß ganz genau, was wann wichtig ist, und tut es auch. Der Ablauf ist schön, effizient und berechenbar, im besten Sinne des Wortes. Ihre Geschäftsabläufe sollen sich an Richtlinien orientieren, die ebenso sachdienlich und effektiv sind wie die eines Formel-1-Boxen-Teams.

Warum benötigen wir Prozessrichtlinien?

Projektleiter haben kein Interesse daran, Leute zu beschäftigen. Projektleiter sind auch nicht daran interessiert, dass Leute mit den richtigen Aktivitäten befasst sind. Ihr einziges Ziel ist es, dass das Team mit den richtigen Aufgaben betraut ist, die auf die richtige Art und Weise und zur richtigen Zeit ausgeführt werden, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Ein Kanban-Board veranschaulicht die Prozessrichtlinien und gibt dem Team einen Einblick in den Arbeitsfluss.

Die Prozessrichtlinien im Blick zu behalten, ist eine gute Idee, denn so wird die korrekte Durchführung und richtige Arbeitsweise zur zweiten Natur. Übung macht den Meister – hier wohl besser: Übung macht beständig. Wenn ein Team eine falsche Arbeitsweise praktiziert, dann wird diese zur Gewohnheit, zu einer ungeschriebenen Regel! Daher stellt die Festlegung transparenter, klarer Richtlinien sicher, dass die Teammitglieder gut arbeiten und sie die Bedeutung hinter jedem Prozessschritt verstehen. Es ist nicht so, dass das Bewusstmachen der Anforderungen der einzelnen Phasen dazu führt, dass jeder sie allein bewältigen kann. Entscheidend ist, dass das gemeinsame Verständnis das Qualitätsbewusstsein und die einfachere Erkennung von Fehlern/Beeinträchtigungen durch alle Mitglieder des Teams fördert.

Kontrollieren, was wichtig ist, in einer anschaulichen Weise

Richtlinien müssen widerspiegeln, was für Ihr Unternehmen wichtig ist. Genauso wie ein solides Bauwerk sowohl massiv anmutet als auch massiv ist, sollten Ihre Richtlinien das, was für Ihre Organisation wichtig ist, auf eine Weise beschreiben, die sofort wahrnehmbar ist. Die Beobachtung, wo das Team nicht weiterkommt, sollte zu der Frage führen, ob bessere Arbeitsmethoden eingeführt werden sollten und wie das Kanban-Board ggf. angepasst werden muss. In den Richtlinien und Verfahren sollte auch festgelegt werden, welche Aufgaben die Organisation zu ignorieren bereit ist, um sich auf die wichtigsten zu konzentrieren. Ferner, welche Kompromisse das Unternehmen in Bezug auf Schnelligkeit bzw. Qualität zu akzeptieren bereit ist und unter welchen Umständen.

Die Festlegung von Richtlinien und Verfahren gibt den Mitarbeitern ausdrücklich mehr Freiraum für ihre Ideen. Gelingt es uns, in einen Zustand des Flows zu kommen, geht die Arbeit fast mühelos von der Hand. Wer sich ständig an seine Arbeitsschritte erinnern muss und keinen einfachen Zugang zu diesen Informationen hat, wird nie in diesen Flow gelangen. Indem man den Mitarbeitern klare Richtlinien zur Verfügung stellt, kann eine Menge Frustration und Überdruss abgebaut und ihre Leistungsfähigkeit gesteigert werden.

Mike Tyson sagte einmal: Jeder hat einen Plan, bis er eine ins Gesicht bekommt. Geraten Menschen in eine größere Krise, sind die schönsten Pläne schnell vergessen. Eine klare Formulierung Ihrer Richtlinien kann verhindern, dass die Dinge aus dem Ruder laufen, wenn etwas schiefläuft. Stellen Sie sicher, dass die Richtlinien für das Vorgehen in gemeinsamen Workflow-Szenarien dem gesamten Team zugänglich gemacht werden.

Seien Sie jedoch vorsichtig mit dem Versuch, zu viel und alles auf einmal zu regeln. Denn eine unüberlegte Maßnahme, die zum falschen Zeitpunkt eingeführt wird, kann sich als Hindernis erweisen. Eine Grundregel könnte sein, nicht mehr als eine neue Richtlinie auf einmal einzuführen, damit ihre Wirksamkeit gemessen werden kann, bevor andere Regeln angewandt werden. Außerdem sollten natürlich keine Richtlinien eingeführt werden, die von den betroffenen Mitarbeitern nicht beeinflusst oder überprüft wurden.

Hier einige Ideen für Prozessrichtlinien und -verfahren:

• Sind Ihre Teammitglieder mit den Arbeitsabläufen vertraut? Wissen sie, wo ein Vorgang beginnt und wo er endet?
• Kennt Ihr Team die einzelnen Qualitätssicherungsmaßnahmen und kennt es die „Definition of Done“?
• Weiß das Team, wie ein dringlich gewordener Vorgang beschleunigt werden kann? Was bedeutet das für das Team und für den Prozess?
• Weiß das Team, wie es mit ungeplanter Arbeit umzugehen hat und wie es sie in seinen Prozess einordnen kann?
• Wie sollen die Teammitglieder mit Mängeln umgehen, die im Produktionsprozess gefunden wurden? Stoppen sie ihre Arbeit und beheben sie den Fehler? Stellen sie den Defekt am Anfang wieder in die Warteschlange, usw.

Übung macht den Meister!

Daten aus dem Flussdiagramm, die Ursachen für die häufigsten Probleme aufzeigen, sollten die Basis für Ihre Prozessrichtlinien sein. Denn immer, wenn sich eine Feedback-Schleife schließt, kann der Prozess weiter verbessert werden. Nach ein paar fruchtbaren Feedback-Loops gewinnt das Team an Handlungskompetenz, da es weiß, was es erfolgreich macht. Die Mitarbeiter wissen, worauf sie sich konzentrieren müssen und welche Verhaltensweisen kontraproduktiv sind. In diesem kontinuierlichen Lernen und Verbessern wird die Kaizen-Idee verwirklicht.

Abgesehen von einem reibungslos fließenden Prozess ist diese Möglichkeit der evolutionären Verbesserung vielleicht der Hauptgrund, warum die Arbeit an guten, eindeutigen Prozessrichtlinien in Ihrer Kanban-Praxis so wichtig ist.

Jeder Prozess kann effizienter gestaltet werden. Dazu muss man nur zuerst herausfinden, welche Strategien und Verhaltensweisen ihn antreiben, und dann daran arbeiten.