Was ist Personal Kanban?

Das Konzept des Personal Kanban wurde als eine Methode entwickelt, “mit der Menschen bewusste, informierte Entscheidungen über ihre Handlungen treffen können” (Personal Kanban: Mapping Work | Navigating Life, Jim Benson, Tonianne DeMaria Barry). Das System ermöglicht es Ihnen, alle Lebensbereiche auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen, indem Sie sich immer nur auf eine Sache gleichzeitig konzentrieren. Mit Personal Kanban können Sie Arbeit, Familie und Hobbys managen. Es hilft Ihnen, in allen diesen Bereichen erfolgreich zu sein. Es macht Ihnen klar, worauf Sie sich zuerst konzentrieren müssen, und hält Sie auf dem richtigen Weg, auch wenn Sie – unvermeidlich – abgelenkt werden.

Kanban als effektive Methode

Auch wenn Kanban seinen Ursprung in der Automobilindustrie hat, wird es weltweit mit großem Erfolg in verschiedensten Unternehmen eingesetzt. Es bietet den Kunden einen Mehrwert, Klarheit in den Abläufen, Verminderung von Verschwendung und Steigerung der Geschäftsergebnisse von Unternehmen.

Was in der Wirtschaft funktioniert, lässt sich auch im persönlichen Umfeld anwenden. Personal Kanban strebt die Integration von Arbeit und Privatleben an und hilft Ihnen, einen reibungslosen Fluss aller Aktivitäten aufrechtzuerhalten – und das funktioniert tatsächlich in diesen beiden sehr unterschiedlichen Umgebungen.

Sicherlich haben Sie ständig eine Fülle an verschiedenen Aufgaben im Kopf: Die Präsentation für nächsten Mittwoch fertigstellen; ein Geschenk zum Hochzeitstag am Ende der Woche kaufen; sich beim Autohändler über ein Serviceangebot für Ihr Auto erkundigen. Die Liste ließe sich beliebig fortsetzen. Mit Personal Kanban können Sie all diese Aktivitäten einfach verwalten und optimieren.

Die Anfänge des Personal Kanban

Personal Kanban wurde von Jim Benson, Mitinhaber einer Software-Entwicklungsfirma, ins Leben gerufen, der jahrelang versuchte, To-do-Listen, visuelle Management-Tools, Mind Maps usw. zu verwenden. Nichts davon brachte ihm Klarheit oder Anreiz zum Arbeiten. Er fühlte sich demoralisiert durch die schiere Menge an Arbeit, die vor ihm lag. Der Durchbruch kam 2008, als er mit David Anderson bei Modus Cooperandi arbeitete. Sie nutzten Kanban, um ihre Teams bei der individuellen Arbeit zu unterstützen. Benson nutzte Lean-Prinzipien, um seine Arbeit zu visualisieren, Work in Progress zu reduzieren und versuchte, sich ständig zu verbessern. Gemeinsam mit Corey Ladas, dem zweiten Geschäftspartner neben Anderson, arbeiteten sie daran, ein Board zu erstellen, um die persönliche Arbeit ihres Teams zu verwalten – die Geburtsstunde von Personal Kanban.

Wie Sie anfangen, Personal Kanban zu verwenden?

Schritt 1: Wählen Sie ein Medium und visualisieren Sie Ihre Arbeit

Haben Sie auch die Erfahrung gemacht, dass Sie sich sofort besser fühlen, wenn Sie aufschreiben, was Sie tun müssen? Wenn Sie Ihre To-dos aufgeschrieben sehen, gibt Ihnen das ein Gefühl der Erleichterung. Dies ist der erste Schritt!

Ihr Kanban-Board kann nur aus Haftnotizen bestehen, die auf einer Pinnwand, einem Schreibtisch oder einem Whiteboard angeordnet sind – oder Sie nutzen eine spezielle Kanban-Web-App. Mit einer App könnten Sie bei der Visualisierung Ihrer Arbeit noch einen Schritt weiter gehen und zu jeder Aufgabe zusätzlich ein Bild anzeigen. Es erlaubt Ihnen auch mehr Flexibilität bei der Layoutplanung und der späteren Anpassung.

Für welche Art der Kanban-Implementierung Sie sich auch entscheiden: Der erste Schritt besteht darin, alle Dinge aufzuschreiben, die Sie erledigen müssen. Vermeiden Sie es an dieser Stelle, die Liste zu ordnen. Schreiben Sie sich einfach alles aus dem Kopf und vor die Augen. Post-it-Zettel sind dafür ideal. Jede Post-it-Notiz oder digitale Aufgabenkarte steht für eine bestimmte Aufgabe, z. B. die Wäsche abholen, die Steuererklärung machen oder eine Präsentation beenden.

Tragen Sie nicht zu viele Dinge in Ihre To-do-Spalte ein, denn das demotiviert Sie. Genug für die kommende Woche, oder die nächsten Tage ist völlig ausreichend. Wenn Sie Dinge im Auge behalten müssen, die für später geplant sind, fügen Sie eine weitere Spalte auf der linken Seite hinzu und ziehen Sie in der nächsten Woche neue Aufgaben daraus.

Danach gehen Sie weiter und skizzieren die notwendigen Schritte und Aktivitäten, um jede Aufgabe abzuschließen: Dies ist Ihre jeweilige Wertschöpfung. Es ist wichtig, eine Vorstellung davon zu bekommen, was Sie tun müssen, um die einzelnen Aufgaben zu erledigen. Allein die einfache Beschreibung – das können nur ein paar Stichpunkte auf der Rückseite eines Zettels sein – wird bereits eine wesentliche Verbesserung im Vergleich zu einer einfachen Aufgabenliste darstellen.

Veruchen Sie nicht die Aufgaben zu ordnen, während Sie sie niederschreiben. Das behindert nur den Fluss, alle To-dos aus Ihrem Gedächtnis abzurufen, denn Sie stellen sich selbst vor die zusätzliche Herausforderung, diese zu priorisieren und sich zu merken, was dafür getan werden muss. Deshalb: Schreiben Sie erst einmal auf, was erledigt werden muss. Dann notieren Sie sich einige der erforderlichen Schritte und planen anschließend die Arbeit in der Ready-To-do-Spalte.

Schritt 2: Beginnen Sie mit der Priorisierung Ihrer Aufgaben

Manchmal ist es schwierig, zu wissen, mit welcher Aufgabe man beginnen soll. Eine gute Frage zur Prioritätensetzung kann lauten: Welche Aufgaben, wenn sie nicht erledigt werden, führen entweder zu meiner Entlassung, verursachen Verletzungen oder Schäden? Falls Sie solche identifizieren können, kümmern Sie sich zuerst darum! Probieren Sie nicht, alles perfekt zu machen. Denken Sie immer daran, Sie werden mit der Zeit immer besser. Gibt es Dinge, die zeitgebunden sind (z. B. Kinder von der Schule abholen), dann müssen Sie diese in Ihrem Backlog so platzieren, dass sie rechtzeitig erledigt werden können. Wenn z. B. die Aufgabe „die Präsentation abschließen, die mein Chef wünscht“ die Nummer 1 auf Ihrer Liste ist und die Bearbeitung 8 Stunden dauert, dann steht als Nummer 2 auf der Liste vielleicht „Kinder vom Sport abholen“ – ganz einfach!

Inzwischen sollten Sie zwei Listen bzw. Spalten haben: eine To-do- oder Backlog-Liste, die alle Aufgaben enthält, die Sie erledigen müssen, und eine Priorisierte oder Ready-to-do-Liste mit ausgewählten Aufgaben, die in der Reihenfolge angeordnet sind, in der Sie sie erledigen möchten.

Schritt 3: Beginnen Sie, Ihre Arbeit „abzurufen“

An dieser Stelle schlagen wir vor, dass Sie Ihr eigenes Kanban-Board erstellen. Für den Anfang beginnen Sie mit vier Spalten: Backlog (zu erledigende Aufgaben), Ready-to-do (Aufgaben, die in der Reihenfolge, in der sie erledigt werden müssen, priorisiert sind), Doing (Aufgaben, mit deren Bearbeitung Sie begonnen haben) und Done (für abgeschlossene Arbeiten).

Sobald Sie Ihr Board eingerichtet haben, ist es so weit, die erste Aufgabe in die Spalte „Doing“ zu ziehen und diese zu erledigen, bevor Sie die nächste Aufgabe in Angriff nehmen. Manche Leute ziehen 2 oder 3 Aufgaben in die Spalte „Doing“, aber wir raten davon ab. Nur wenn Sie es ausdrücklich müssen oder wenn Sie daran gehindert werden, die angefangene Aufgabe zu beenden, sollten Sie eine neue Aufgabe nach „Doing“ ziehen.

Die Lean-Methode lehrt uns, dass es weder für Work in Progress noch für unvollendete Arbeit irgendeine Belohnung gibt. Ziehen Sie eine neue Aufgabe erst dann in die Spalte „Doing“, wenn Sie die abgeschlossene Aufgabe in die Spalte „Done“ verschoben haben, erzeugen Sie einen Fluss. Umso mehr Sie daran festhalten, desto beharrlicher werden Sie und desto schneller verschwindet der Aufgabenberg.

Schritt 4: Reflektieren Sie Ihre Woche: Wie haben Sie sich geschlagen?

Am Ende einer Woche ist es sinnvoll, auf Ihr Board zu blicken, um zu sehen, wie es Ihnen ergangen ist. Jetzt sollten Sie eine Reihe von Aufgaben in der Done-Spalte haben. Oder Sie haben eine wirklich volle „Doing“-Spalte oder gar eine To-do-Spalte, die sich nicht geändert hat. Wie auch immer das Ergebnis aussehen mag, Sie werden daraus etwas lernen. Indem Sie sich diese drei Fragen stellen, können Sie eine Menge an Informationen sammeln:

1. Was ist gut gelaufen, womit bin ich zufrieden?
2. Was ist nicht so gut gelaufen, wo kann ich mich verbessern?
3. Welche ein oder zwei Dinge kann ich nächste Woche anders machen, um mich zu verbessern?

Wenn Sie diese Fragen beantwortet haben, gratulieren Sie sich zu Ihrer Leistung. Sie haben es sich verdient! Nun starten Sie nächste Woche von vorne. Wir versprechen Ihnen, dass Sie nach wenigen Wochen eine deutliche Verbesserung bemerken werden. Nach drei Monaten werden die Leute anfangen, darüber zu reden, wie organisiert Sie sind, und – was das Beste ist – am Ende des Jahres haben Sie wahrscheinlich all diese lästigen Neujahrsvorsätze auch abgehakt! Viel Spaß und viel Erfolg!

Bei der langfristigen Planung ist es vielleicht sinnvoll, zu bedenken, dass Online-Kanban-Boards im Vergleich zu physischem Kanban im Vorteil sind: Sie unterstützen Änderungen am Board-Layout und der Kartenvorlage, sie können auch wiederkehrende Aufgaben erstellen, Elemente auf ein bestimmtes Datum verschieben, Automatisierungen hinzufügen, Ihnen Erinnerungen schicken, sich mit Ihrem Kalender integrieren und vieles mehr. Achten Sie darauf, dass Sie einen Ansatz für Personal Kanban wählen, der Ihren Bedürfnissen am besten entspricht und Ihnen Zeit und Ärger erspart