Was ist Personal Kanban?

Kanban-Methode

Das Konzept des Personal Kanban wurde als eine Methode entwickelt, “mit der Menschen bewusste, informierte Entscheidungen über ihre Handlungen treffen können” (Personal Kanban: Mapping Work | Navigating Life, Jim Benson). Die Methode ermöglicht es Ihnen, alle Aspekte Ihres Lebens zu verbinden (wie Arbeit, Familie und Hobby) und hilft Ihnen, in jedem dieser Bereiche erfolgreich zu sein.

Kanban als effektive Methode

Auch wenn Kanban seinen Ursprung in der Automobilindustrie hat, wird es weltweit mit großem Erfolg in verschiedensten Unternehmen eingesetzt. Es bietet den Kunden einen Mehrwert, Klarheit in den Abläufen, Verminderung von Verschwendung und Steigerung der Geschäftsergebnisse von Unternehmen in aller Welt.

Was in der Wirtschaft funktioniert, lässt sich auch im persönlichen Umfeld anwenden. Wir handeln oft wie zwei unterschiedliche Personen: Am Arbeitsplatz haben wir eine bestimmte Handlungsweise, die sich vom Privatleben unterscheidet. Personal Kanban strebt die Integration von Arbeit und Privatleben an, und damit einen reibungslosen Ablauf aller Aktivitäten - und es funktioniert!

Sicherlich haben Sie ständig eine Fülle an verschiedenen Aufgaben im Kopf: Die Präsentation für nächsten Mittwoch fertigstellen; ein Geschenk zum Hochzeitstag am Ende der Woche kaufen; sich beim Autohändler über ein Serviceangebot für Ihr Auto erkundigen. Die Liste ließe sich beliebig fortsetzen. Mit Personal Kanban können Sie all diese Aktivitäten einfach verwalten und optimieren.

Die Anfänge des Personal Kanban

Personal Kanban wurde von Jim Benson , Mitinhaber einer Software-Entwicklungsfirma, ins Leben gerufen, der jahrelang versuchte, To-do-Listen, visuelle Management-Tools, Mind Maps usw. zu verwenden. Nichts davon brachte ihm Klarheit oder Anreiz zum Arbeiten. Die Verwendung dieser Tools demoralisierte ihn durch die enorme Arbeitsbelastung, die vor ihm lag. Er experimentierte auch mit einer Reihe von elektronischen Hilfsmitteln, weil er dachte, er könne das Problem mit Technologie lösen. Aber das Ergebnis war jedes Mal dasselbe.

Der Durchbruch kam 2008, als er mit David Anderson bei Modus Cooperandi arbeitete. Sie nutzten Kanban, um ihre Teams bei der individuellen Arbeit zu unterstützen. Benson nutzte Lean-Prinzipien, um seine Arbeit zu visualisieren, Work-In-Progress zu reduzieren und versuchte, sich ständig zu verbessern. Gemeinsam mit Corey Ladas, dem zweiten Geschäftspartner neben Anderson, arbeiteten sie daran, ein Board zu erstellen, um die persönliche Arbeit ihres Teams zu verwalten – die Geburtsstunde von Personal Kanban.

Wie Sie anfangen, Personal Kanban zu verwenden?

Schritt 1: Visualisieren Sie Ihre Arbeit

Kennen Sie das: Sie schreiben Ihre Aufgaben nieder und fühlen sich sofort besser? Wenn Sie Ihre To-dos notiert haben, stellt sich mitunter ein Gefühl der Erleichterung ein: “Das ist ja gar nicht so schlimm!” Dies ist der erste Schritt! Schreiben Sie einfach alles auf, was Sie tun müssen. Versuchen Sie an diesem Punkt nicht, die Liste irgendwie zu ordnen. Bekommen Sie einfach alles aus Ihrem Kopf und auf Papier. Kleine Post-it-Notizen sind dafür ideal. Jede Post-it-Notiz steht für eine einzelne Aufgabe, wie z. B. die Wäsche abholen, Steuern erledigen, eine Präsentation beenden usw.

Danach gehen Sie noch einen Schritt weiter und skizzieren die notwendigen Schritte und Aktivitäten, um jede Aufgabe abzuschließen: Dies ist Ihre jeweilige Wertschöpfungskette. Es ist wichtig, eine Vorstellung davon zu bekommen, was Sie tun müssen, um die einzelnen Aufgaben zu erledigen. Allein die einfache Beschreibung – das können nur ein paar Stichpunkte auf der Rückseite eines Zettels sein – wird eine wesentliche Verbesserung im Vergleich zur üblichen Aufgabenliste darstellen.

Schritt 2: Beginnen Sie mit der Priorisierung Ihrer Aufgaben

Manchmal ist es schwierig, zu wissen, mit welcher Aufgabe man beginnen soll. Eine gute Frage zur Prioritätensetzung kann lauten: Welche Aufgaben, wenn sie nicht erledigt werden, führen entweder zu meiner Entlassung, verursachen Verletzungen oder Schäden? Falls Sie solche identifizieren können, kümmern Sie sich zuerst darum! Probieren Sie nicht, alles perfekt zu machen. Denken Sie immer daran, Sie werden mit der Zeit immer besser. Gibt es Dinge, die zeitgebunden sind (z. B. Kinder von der Schule abholen), dann müssen Sie diese in Ihrem Backlog so platzieren, dass sie rechtzeitig erledigt werden können. Wenn z. B. die Aufgabe „die Präsentation abschließen, die mein Chef wünscht“ die Nummer 1 auf Ihrer Liste ist und die Bearbeitung 8 Stunden dauert, dann steht als Nummer 2 auf der Liste vielleicht „Kinder vom Sport abholen“ – ganz einfach!

Inzwischen sollten Sie zwei Listen bzw. Spalten haben: eine To-do- oder Backlog-Liste, die alle Aufgaben enthält, die Sie erledigen müssen, und eine priorisierte oder Ready-to-do-Liste mit ausgewählten Aufgaben, die in der Reihenfolge angeordnet sind, in der Sie sie erledigen möchten. Wichtig ist, dass Sie während des Niederschreibens Ihrer Aufgaben nicht versuchen, sie zu ordnen. Das behindert nur den Fluss, alle To-dos aus Ihrem Gedächtnis abzurufen, denn Sie stellen sich selbst vor die zusätzliche Herausforderung, diese zu priorisieren und sich zu merken, was dafür getan werden muss. Deshalb: Schreiben Sie erst einmal auf, was erledigt werden muss. Dann notieren Sie sich einige der erforderlichen Schritte und planen anschließend die Arbeit in der Ready-to-do-Spalte.

Schritt 3: Beginnen Sie, Ihre Arbeit “abzurufen”

An dieser Stelle schlagen wir vor, dass Sie Ihr eigenes Kanban-Board erstellen. Für den Anfang beginnen Sie mit vier Spalten: Backlog (zu erledigende Aufgaben), Ready-to-do (Aufgaben, die in der Reihenfolge, in der sie erledigt werden müssen, priorisiert sind), Doing (Aufgaben, mit deren Bearbeitung Sie begonnen haben) und Done (für abgeschlossene Arbeiten).

Sobald Sie Ihr Board eingerichtet haben, ist es so weit, die erste Aufgabe in die Spalte “Doing” zu ziehen und diese zu erledigen, bevor Sie die nächste Aufgabe in Angriff nehmen. Manche Leute ziehen 2 oder 3 Aufgaben in die Spalte “Doing”, aber wir raten davon ab. Nur wenn Sie es ausdrücklich müssen oder wenn Sie daran gehindert werden, die angefangene Aufgabe zu beenden, sollten Sie eine neue Aufgabe nach “Doing” ziehen.

Die Lean-Methode lehrt uns, dass es weder für Work-in-Progress noch für unvollendete Arbeit irgendeine Belohnung gibt. Ziehen Sie eine neue Aufgabe erst dann in die Spalte “Doing”, wenn Sie die abgeschlossene Aufgabe in die Spalte “Done” verschoben haben, erzeugen Sie einen Fluss. Umso mehr Sie daran festhalten, desto beharrlicher werden Sie und desto schneller verschwindet der Aufgabenberg.

Schritt 4: Reflektieren Sie Ihre Woche: Wie haben Sie sich geschlagen?

Am Ende einer Woche ist es sinnvoll, auf Ihr Board zu blicken, um zu sehen, wie es Ihnen ergangen ist. Jetzt sollten Sie eine Reihe von Aufgaben in der Erledigt-Spalte haben. Oder Sie haben eine wirklich volle “Doing”-Spalte oder gar eine To-do-Spalte, die sich nicht geändert hat. Wie auch immer das Ergebnis aussehen mag, Sie werden daraus etwas lernen. Indem Sie sich diese drei Fragen stellen, können Sie eine Menge an Informationen sammeln:

  1. Was ist gut gelaufen, womit bin ich zufrieden?
  2. Was ist nicht so gut gelaufen, wo kann ich mich verbessern?
  3. Welche ein oder zwei Dinge kann ich nächste Woche anders machen, um mich zu verbessern?

Wenn Sie diese Fragen beantwortet haben, gratulieren Sie sich zu Ihrer Leistung. Sie haben es sich verdient! Nun starten Sie nächste Woche von vorne. Wir versprechen Ihnen, dass Sie nach wenigen Wochen eine deutliche Verbesserung bemerken werden. Nach drei Monaten werden die Leute anfangen, darüber zu reden, wie organisiert Sie sind, und - was das Beste ist - am Ende des Jahres haben Sie wahrscheinlich all diese lästigen Neujahrsvorsätze auch abgehakt! Viel Spaß und viel Erfolg!