Was ist eine Ursachenanalyse?

Die Ursachenanalyse (Root Cause Analysis, RCA) ist ein systematischer, wissenschaftlicher Ansatz zur Ermittlung der Hauptursache eines Problems. Sobald die wahre Ursache eines Fehlers bekannt ist, ist es möglich, eine wirklich wirksame Lösung zu finden – eine Lösung, die verhindert, dass das Problem erneut auftritt, und nicht nur seine aktuellen Auswirkungen behandelt.

Es kommt also darauf an, die tatsächliche Ursache eines Problems zu ermitteln. Indem sie andere Probleme als die Grundursache beheben, produzieren Unternehmen unweigerlich mehr Verschwendung, was gegen die Lean-Management-Prinzipien verstößt, und nichts, was irgendein Unternehmen braucht.

Die Ursachenanalyse steht in enger Verbindung mit Saikichi Toyoda, dem Vater der 5-Why-Methode, die häufig verwendet wird, um die Quelle eines Problems zu finden. Da passt es auch, dass die erste Lean-Firma Toyota, von Toyodas Sohn gegründet wurde, um die Probleme zu lösen, die sich aus der Bedienung von Handwebstühlen ergaben.

Aber das Lösen von Problemen eröffnet nicht nur neue Geschäftsfelder. In erster Linie hilft es Unternehmen, sich zu verbessern und Mehrwert für ihre Kunden zu schaffen. Die Herausforderung besteht darin, dass es angesichts der unzähligen Problemstellungen, die in jedem Prozess auftreten können, nicht nur eine einzige Lösung oder auch nur einen Weg gibt, die Lösung zu finden, die für alle Fälle gleichermaßen geeignet ist. Glücklicherweise sind deshalb A3-Denken, 5-Why, Ishikawa-Diagramm, Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse (FMEA) und SIPOC nur einige der Methoden, die unter der Kategorie “Root Cause Analysis” Anwendung finden.

Warum Ursachenanalyse überhaupt verwenden?

Typische Anwendungen von RCA sind die Nicht-Bereitstellung von Dienstleistungen/Produkten, negative Rückmeldungen von Kunden, ein plötzlicher Produktivitätseinbruch oder ungeplante Ausfallzeiten. Die Durchführung einer Ursachenanalyse nimmt in der Regel viel Zeit in Anspruch, weshalb Manager mitunter zögerlich sind, sie anzuwenden. Im Folgenden werden einige Gründe genannt, warum die Vorgehensweise trotz ihres Zeitaufwands vorteilhaft ist:

• Angehen des eigentlichen Problems.
  Wenn Unternehmen sich in die Suche nach Lösungen stürzen, ohne die Ursache eines Problems zu lokalisieren, führt dies zu einer Zunahme der Verschwendung und potenziell zur Erzeugung neuer Probleme.
• Team einen.
  Die Untersuchung der Grundursache eines Problems kann den Mannschaftsgeist zwischen Teammitgliedern fördern, die oft unterschiedliche Meinungen darüber haben, warum ein Problem auftritt. Mithilfe qualitativer und quantitativer Daten sollte die RCA die wahren Gründe für ein Problem oder einen Mangel aufzeigen und dabei helfen, eine objektive Zustimmung aller Beteiligten zu erhalten.
• Aufrechterhaltung der Lösung sicherstellen.
  John Foster Dulles, der Außenminister unter Eisenhower, sagte dazu einmal: “Ein Maßstab für den Erfolg ist nicht, ob du ein schwieriges Problem zu lösen hattest, sondern vielmehr, ob es dasselbe Problem ist, das dich bereits letztes Jahr plagte”. RCA ermöglicht es Ihnen, das Team in der Ermittlung der wahren Ursache eines Problems einzubeziehen und somit sicherzustellen, dass das Problem nicht erneut auftritt. Es trägt zur Entwicklung der eigenverantwortlichen Lösungsfindung bei.
• Förderung der Kommunikation und des Lernens.
  Retrospektiven sind ein hervorragendes Mittel, um Informationen für die Ursachenanalyse zu sammeln. Wenn ein Team die Lösung eines hartnäckigen Problems in Angriff nimmt, bringt es die Gruppe zusammen und kann zu Verbesserungen führen, die über den Rahmen des ursprünglichen Problems hinausgehen.

Wie führt man eine Ursachenanalyse durch?

5-Why gehört zu den einfachsten Möglichkeiten, einen RCA durchzuführen. Bei dieser Methode wird ein Team gebeten, das Problem zu benennen und dann Fragen nach dem “Warum” zu stellen, bis sie zur Ursache gelangen. In diesem Artikel finden Sie ein Beispiel für die Anwendung.

Ferner wird ein Fischgrätendiagramm bei komplexeren Fragestellungen verwendet. Es hilft, die Problemkategorien (oft nach dem 5M-Modell: Mensch, Maschine, Material, Methode, Mitwelt) zusammen mit ihren potenziellen Ursachen für die anschließende Analyse mit 5-Why zu visualisieren.

Schritt 1: Benennen Sie die problematische Wirkung

Beschreiben Sie klar, wie sich die unerwünschte Hauptwirkung darstellt und welche Teile des Prozesses betroffen sind. Dies wird als Kopf des Fisches im Diagramm eingetragen. Daten sind wichtig! Überlegen Sie, wie Sie die unerwünschte Wirkung und den gewünschten Zustand quantitativ ausdrücken können.

Schritt 2: Daten sammeln

Führen Sie nun alle vermuteten Gründe für das Auftreten des Problems auf. Es ist sinnvoll, mit Kategorien zu beginnen, z. B. Menschen, Prozesse, Ausrüstung, Messung, Management, Lieferanten, Fertigkeiten, Umwelt usw. (oder den oben erwähnten 5M). Diese Kategorien werden durch die mit dem Kopf verbundenen Fischgräten dargestellt. In dieser Phase ist es auch nützlich, den Zeitrahmen für die Existenz des Problems abzuschätzen: Wann hat der Prozess zuletzt korrekt funktioniert, ohne diesen unerwünschten Effekt?

Dies ist oft der kniffeligste Schritt. Ohne ausreichende Daten wird es schwierig sein, festzustellen, ob die identifizierte Grundursache gültig ist. Die Daten helfen Ihnen auch bei der Festlegung der Basislinie zur späteren Quantifizierung Ihrer Verbesserung. Stellen Sie sicher, dass Sie mit allen Mitarbeitern sprechen, die mit dem Problem konfrontiert sind, und sammeln Sie die verfügbaren Prozess-/Materialinformationen. Wenn eine Analyse des Fischgrätendiagramms, das Sie damit erstellen können, nicht die wirkliche Ursache zutage fördert, dann sollte sie Ihnen zumindest dabei helfen, mögliche Ursachen auszuschließen und die Bereiche zu definieren, die einer weiteren Untersuchung bedürfen, bevor Sie einen erneuten Versuch mit dem RCA unternehmen.

Schritt 3: Definieren Sie mögliche Ursachen

Verknüpfen Sie alle möglichen und bekannten Problemursachen unter der entsprechenden Kategorie. Achten Sie auf alle Ereignisabläufe, die das Problem präsent machen, und nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um zu analysieren, ob bestimmte Bedingungen zusammen mit dem Problem auftreten. Denken Sie auch daran, ob das Problem weitere Komplikationen innerhalb des Prozesses verursacht. Wenn ja, müssen sie auch notiert werden. Am Ende der Sitzung sollten Sie ein Diagramm haben, das der untenstehenden Darstellung ähnelt.

Schritt 4: Identifizieren Sie die Grundursache

Dank des Ursache-Wirkungs-Diagramms können Sie nun die wichtigsten Gründe auswählen und eine 5-Way-Bewertung dazu durchführen, um auf einfache und methodische Weise zum Kern des Problems vorzudringen. Dies ermöglicht ein echtes Verständnis für die Natur der Problematik, deren Fehlen sehr oft der Grund dafür sind, dass das Problem überhaupt existiert!

Schritt 5: Implementierung einer Korrekturmaßnahme

Da Sie Zugang zu einer vollständigen Analyse des Problems haben, können Sie eine Lösung entwerfen und deren Umsetzung verfolgen. Dabei müssen Sie eine Methode zur Lösung der Problematik wählen, die sich am wenigsten auf die laufende Produktion auswirkt, eine Methode zur Messung des Erfolgs bietet und das geringste zusätzliche Risiko birgt.

RCA - nicht nur zur Problemlösung!

Die Ursachenanalyse ist eine Übung, die nicht nur bei der Bewältigung von Problemen nützlich ist. Oft wird ein Thema als Gelegenheit zur Unternehmensverbesserung präsentiert, und eine RCA kann durchgeführt werden, um die möglichen Kernbereiche der Veränderung zu identifizieren.

Wenn Sie am Ende Ihrer Ursachenanalyse ein Problem beseitigen und es wiederentstehen lassen können, indem Sie die Ursache entfernen bzw. erneut einsetzen, haben Sie die richtige Ursache für Ihr Problem gefunden. Diese Bewertung ist entscheidend. Six-Sigma-Praktiker konzentrieren sich beispielsweise intensiv auf den Nachweis, dass die Grundursache richtig identifiziert wurde, bevor sie zur Umsetzung einer Lösung übergehen.