Die 5-Why-Methode

Die 5-Why-Methode

Die 5-Why-Methode (auch 5-W-Methode) ist eine Brainstorming-Technik, die in Lean angewendet wird. Sie wurde vom Toyota-Gründer Sakichi Toyoda entwickelt und basiert auf der wiederholten Frage nach dem “Warum”, bis die Grundursache eines Problems ermittelt ist. Man sagt es braucht fünf “Warum?”-Fragen, um jedem Problem auf den Grund zu gehen.

Auch wenn sie als 5-Why-Methode bezeichnet wird, hat die Zahl 5 keine besondere Bedeutung. Manche Probleme werden mit weniger als fünf oder mehr als fünf Fragen gelöst. Das Ziel besteht einfach darin, sicherzustellen, dass das Problem so gut wie möglich verstanden wurde. Ist die wahre Ursache erst einmal gefunden, lässt es sich leichter lösen.

Weisheit von Kindern und Genies

Es heißt, wenn Albert Einstein eine Stunde Zeit gehabt hätte, um ein Problem zu lösen, dann hätte er die ersten 55 Minuten damit verbracht, sich die richtige Frage zu überlegen. Die 5-W-Methode orientiert sich an dieser Art des Denkens. Kleine Kinder fragen ganz selbstverständlich: warum? – Sie wissen instinktiv, dass sie auf diese Weise an die Wahrheit kommen werden. Auch wenn es Erwachsene oft verärgert, sie irgendwann aufgeben und mit “weil ich es sage” antworten, handelt es sich hier in der Tat um eine geniale Methode, den Dingen auf den Grund zu gehen.

Wann und wo 5-W verwendet werden sollte

Die Technik kann bei einem Gemba Walk eingesetzt werden, wenn das Team die Wertschöpfungskette abbildet, eine Tätigkeit aufspürt, die eine Verschwendung darstellt oder einfach ein Problem löst. In all diesen Situationen kann 5-Why verwendet werden, um der Ursache zu analysieren.

Die 5-W-Methode eignet sich auch für die Gruppenarbeit mithilfe von Wandtafeln oder Flipcharts. Das Team beginnt mit seiner Ausgangsfrage und verfolgt die Spur bis zur Quelle, indem es jede Antwort mit der Frage nach dem Warum hinterfragt.

5-W in der Praxis

Beispiel Überlegen wir, wie ein Restaurant 5-W nutzen kann, um einem Problem auf den Grund zu gehen: Der Restaurantbesitzer trifft auf Kunden, die erklären, dass sie mit dem Essen nicht zufrieden sind. Dieses Problem wird von der Bedienung gemeldet, nachdem die Kunden ihre Rechnungen beglichen haben.

Also ruft der Wirt alle herein – die Bedienung und das Küchenpersonal – und schreibt an die Tafel in großer Schrift: Warum haben wir unzufriedene Kunden?

Der Besitzer geht herum und fragt zuerst die Bedienung: Warum glauben Sie, dass wir unzufriedene Kunden haben? Diese antwortet: Im Allgemeinen haben wir keine unzufriedenen Kunden, nur einige Kunden sind unzufrieden. Der Besitzer stellt daraufhin die Frage erneut: Warum sind einige Kunden unzufrieden? Die Bedienung erläutert, dass manche Kunden mit der Serviertemperatur ihrer Steaks unzufrieden sind.

Der Besitzer fragt daraufhin den Kellner: Warum werden Steaks mit der falschen Temperatur serviert? Dieser erklärt, dass sich erst seit letztem Mittwoch einige Kunden darüber beklagen, dass ihre Steaks nicht mehr heiß und etwas zu blutig sind.

Anschließend fragt der Wirt den Koch: Warum werden seit letztem Mittwoch einige Steaks nicht mehr heiß genug serviert? Der Küchenchef erklärt, dass sie am Mittwoch zeitweilig begonnen hätten, einige Steaks auf einem nagelneuen Grill zu braten.

Daraufhin unterbricht der Restaurantbesitzer die Sitzung, und alle inspizieren den Grill. Es wird festgestellt, dass die Temperaturanzeige des Grills nicht richtig funktioniert und auf 10 Grad niedriger als normal eingestellt ist. Das Team hat die Ursache für unzufriedene Kunden offensichtlich gefunden.

Vergleichen wir die erste Frage, die im Beispiel gestellt wurde: Warum haben wir unglückliche Kunden? mit der detaillierten Frage, wie sie am Ende formuliert werden konnte: Warum sind einige unserer Kunden seit Mittwoch mit der Temperatur ihrer Steaks unzufrieden?

Wie verwendet man 5-W?

Bei der Umsetzung des obigen Beispiels sollten Sie versuchen, folgende Schritte zu befolgen, um die 5-Why-Technik effektiv anzuwenden:

Schritt 1: Rufen Sie das Team zu einem Meeting zusammen

Ein 5-W-Meeting sollte möglichst viele Fachkundige zusammenbringen. Andererseits ergibt es aber keinen Sinn, Personen einzubeziehen, die nichts über das Problem wissen. Und bei komplexen Fragen sollten Sie unbedingt klarstellen, wer die Analyse leitet und wer die endgültigen Entscheidungen trifft.

Schritt 2: Benennen Sie das Problem

Achten Sie bei der Problemdefinition darauf, dass alle Beteiligten das Problem verstehen und Ursachen nicht mit Symptomen verwechseln. Seien Sie bei allen Fragen und Antworten präzise.

Schritt 3: Fragen Sie “warum” so oft wie nötig, um die eigentliche Ursache zu finden

Konzentrieren Sie sich auf klare Fakten, nicht auf Vermutungen, und vermeiden Sie Schuldzuweisungen. Seien Sie objektiv und faktenorientiert, bewahren Sie eine Atmosphäre des Vertrauens.

Schritt 4: Planen Sie den Lösungsweg

Am Schluss der Rückfragen nach dem “Warum” sollten Sie eine fundierte Problembeschreibung haben, mit der Sie entscheiden können, wie Sie Lösungen finden und dem Team übertragen können.

Schritt 5: Kontrollieren Sie die Ergebnisse

Kein Verbesserungsprozess ist komplett, ohne die Resultate zu überprüfen! Bei Bedarf können alle 5 Schritte wiederholt werden, bis Sie mit der Funktionsweise des Prozesses zufrieden sind.

5-W hilft Ihnen dabei, eine detaillierte Problembeschreibung zu erstellen, Fehler zu finden und zu lösen und Ihre Projekte kontinuierlich zu verbessern. Wenn Sie und Ihr Team also das nächste Mal vor einem Problem stehen, setzen Sie Ihre Genius-Cap auf und fragen Sie wie ein Kind!