Kanban-Karte

Eine Kanban-Karte ist eine visuelle Repräsentation eines einzelnen Arbeitspakets auf einem Kanban-Board. Die Position der Karte auf dem Board repräsentiert den Arbeitsstatus, z. B. noch nicht begonnen, in Arbeit oder erledigt. Man könnte sich die Karte wie einen Staffelstab vorstellen. Bei einem Staffellauf muss er von einem Teammitglied zum anderen über verschiedene Etappen bis zum Erreichen der Ziellinie getragen werden.

Kanban-Karten dienen zur:

• Verbreitung von Informationen in einer einheitlichen, konsistenten Weise
• Befähigung des Teams und Vertrauensbildung
• Erläuterung des Prozesses für alle beteiligten Parteien und Förderung der Zusammenarbeit
• Steuerung von Fluss und Kapazität des Arbeitsablaufs
• Erfassung aller weitergegebenen Informationen und den Fortschritt eines Objekts, um Übergaben zu vereinfachen und analytische Daten zu sammeln

Erfindung der Kanban-Karten

Kanban bedeutet auf Japanisch „Signalkarte“. In Toyotas Fabrik waren Kanban-Karten das Schlüsselinstrument, um den Bedarf an Nachschub an Arbeit zu signalisieren. Dieses Signal zeigt den Teammitgliedern oder Zulieferern der nachgelagerten Prozesse an, dass ihre Kollegen ihre Arbeit abgeschlossen haben (oder fast fertig sind) und mit Nachschub versorgt werden müssen.

Traditionelle Fertigungssysteme basierten auf dem Push-Prinzip. Aufträge werden in großen Chargen ausgelöst und bearbeitet, wobei Überbestände oft in der Produktionsstätte gelagert und unzureichend genutzt wurden. Kanban basiert auf dem Konzept der Just-in-time-Produktion, bei der die Teile nur dann bearbeitet werden, wenn sie auch tatsächlich benötigt werden (Pull-Prinzip).

Die Kanban-Karten wurden in Behältern aufbewahrt. Wenn die Werker die Arbeit an einem Teil abgeschlossen hatten und mehr Material benötigen, wurden diese Behälter zur Wiederauffüllung an die Materialwirtschaft geschickt. War das Material im Lager erschöpft, wurden die Kartenbehälter an die Zulieferer geschickt, um neue Bestände abzurufen.

Toyota bemerkte, dass Mitarbeiter es bevorzugen, Arbeit abzurufen, als sie aufgezwungen zu bekommen. Das können wir wohl alle nachempfinden. Was würden Sie bevorzugen: morgens zur Arbeit zu kommen und die erste Aufgabe auf Ihrem Board zu erledigen oder Ihren Schreibtisch voller Arbeit vorzufinden, die irgendjemand dort abgeladen hat? Kanban-Karten ermöglichen die Transformation von einem Push-System in ein Pull-System.

Welche Informationen gehören auf eine Karte?

Bei Toyota enthielt jede Karte Informationen darüber, woher sie kam, welche Art und Menge an Arbeit erforderlich war und wohin sie als Nächstes geliefert werden musste. Die Kanban-Karte hat sich seither weiterentwickelt und stellt in den meisten elektronischen Systemen heutzutage ein Arbeitspaket dar.

Karten, die sich auf dem Kanban-Board befinden, symbolisieren den auszuführenden Arbeitsvorrat. Sie können zudem Informationen darüber enthalten, wann das Objekt angefordert wurde, was das Ziel der Aufgabe ist sowie über den Urheber oder den „Kunden“ des Objekts. Wichtig dabei ist: Die Karten müssen nicht jede noch so kleine Information enthalten – gerade genug, damit das Team eigenständige Entscheidungen treffen kann, um die Aufgabe zu erledigen. Aus diesem Grund verwenden die meisten Kanban-Anwender heute digitale Kanban-Karten, da deren Informationsgehalt weniger eingeschränkt ist als die der physischen Karten.

Üblicherweise erlauben es diese Systeme, dass die Karten eine Auftragsnummer, das Datum der Karteninitiierung, die mit der Ausführung der Tätigkeit betrauten Teammitglieder, verschiedene Schätzwerte und vieles mehr enthalten. Elektronische Werkzeuge sind auch dafür bekannt, dass sie Farb-, Design-, Symbol- oder Textkennzeichnungen bereitstellen, um das Alter, den Typ, den Stand der letzten Aktivitäten einer Karte u. v. m. anzuzeigen.

Ein Instrument für Vertrauen und visuelle Kontrolle

Kanban-Karten schaffen Vertrauen, weil die Teammitglieder genau wissen, woran sie wann arbeiten müssen. Da diese Handlungsanweisungen individuell eingeholt werden können, erzeugt dies im Team ein Gefühl der Selbstbestimmung. Kanban-Karten verleihen Befugnisse und verhindern die Arbeit an Dingen niedriger Priorität, die nicht kursieren sollten, bevor Aufgaben hoher Priorität erledigt sind.

Ein Kanban-Board fungiert als visuelles Kontrollsystem. Allein das Vorbeigehen an einem Board und der Anblick herunterfallender Kanban-Karten deutet unmissverständlich darauf hin, dass das Team offenbar überlastet ist. Backlog-Karten sollten nicht einer bestimmten Person zugewiesen werden. Die Teammitglieder sollten vielmehr selbst die Karten nehmen, an denen sie besonders interessiert sind. Auf diese Weise steht der Arbeitswille im Vordergrund, statt sie den Menschen aufzuzwingen.

Die Kartenvergabe sollte jedoch beobachtet werden (wie das Board insgesamt), um einzelne Teammitglieder nicht zu überlasten. Wenn jemand bereits voll ausgelastet ist, sollte er keine weiteren Karten mehr ziehen dürfen, bis er mit den offenen Aufgaben fertig ist. Dies kann durch personenbezogene WIP-Grenzen sichergestellt werden. Karten, die sich nicht bewegt haben, können farblich markiert werden, damit sie beim morgendlichen Stand-up-Meeting zum Hauptgesprächspunkt werden. Die Mitglieder der Gruppe können dann erläutern, warum ein Arbeitspaket hängen geblieben ist und gemeinsam herausfinden, wie es vorangebracht werden kann.