Cartão Kanban

O cartão Kanban é a representação de uma parte específica de trabalho, colocada em um quadro Kanban. E a posição do cartão no quadro representa o status do trabalho, p. ex., não iniciado, em andamento, concluído, etc. Você pode pensar no cartão como sendo um bastão de revezamento, que durante uma corrida deve ser carregado pelos membros da equipe – um a um – através de diferentes etapas até alcançar a linha de chegada.

Os cartões Kanban servem para:

• Distribuir informações de forma uniforme e consistente,
• Dar autonomia à equipe e criar confiança,
• Explicar o processo a todas as partes envolvidas e encorajar a colaboração,
• Controlar o fluxo e a capacidade do fluxo de trabalho,
• Registar todas as informações transmitidas e o progresso de um item, simplificando as transferências e a coleta de dados analíticos.

A invenção dos cartões Kanban

Em japonês, a palavra Kanban significa “placa de sinalização”. No chão de fábrica da Toyota, cartões Kanban foram componentes chave, sinalizando a necessidade de reposição de trabalho. Esse sinal indicava aos colaboradores ou fornecedores da etapa seguinte que seus colegas tinham concluído ou estavam prestes a concluir seu trabalho e que a equipe da etapa anterior precisava enviar mais algum.

Os sistemas tradicionais de produção eram baseados em métodos de “empurrar” (push, em inglês). Os pedidos eram trabalhados em lotes grandes, frequentemente com estoque parado no chão de fábrica, subutilizado. O Kanban adota o conceito de produção just-in-time, que requisita os itens a serem trabalhados apenas quando há demanda.

Os cartões Kanban eram armazenados em caixas e quando os trabalhadores concluíam o trabalho em um item e precisavam de mais materiais, essas caixas eram enviadas para o departamento de reposição para repor o estoque. Já quando os materiais acabavam no próprio departamento de reposição, as caixas eram enviadas aos fornecedores para reporem o estoque.

A Toyota percebeu que os trabalhadores preferem buscar trabalho ao invés de terem trabalho imposto a eles. Todos nós simpatizamos com isso – o que você preferiria: chegar no trabalho pela manhã e pegar o primeiro item do seu quadro ou chegar e encontrar sua mesa abarrotada com trabalho que alguém despejou ali? Os cartões Kanban podem transformar o sistema de empurrar de uma empresa em um de puxar.

Que informações um cartão deve conter?

Na Toyota, cada cartão continha as informações sobre de onde vinha, o tipo e a quantidade de trabalho necessário e onde deveria ser entregue a seguir. O cartão Kanban evoluiu desde então e, na maioria dos sistemas eletrônicos, passou a representar um item de trabalho.

Os cartões localizados no quadro Kanban mostram o trabalho a ser feito. Eles também contêm informações sobre quando o item foi solicitado, qual é o objetivo da tarefa e o autor ou solicitante do item. Um ponto importante é que os cartões não precisam conter todos os mínimos detalhes de informação – apenas o suficiente para dar autonomia à equipe em tomar suas próprias decisões para concluir o trabalho. Por esse motivo, a maioria dos praticantes de Kanban hoje em dia usa cartões Kanban digitais, dada sua capacidade de dados menos restritiva que os cartões físicos.

É comum que sistemas permitam que os cartões contenham o número da tarefa, sua data de criação, os membros da equipe associados à sua conclusão, estimativas diversas, entre outros dados. Ferramentas eletrônicas também são conhecidas por permitirem atribuir cores, desenhos, ícones ou textos como indicadores de duração, tipo, nível de atividade recente, etc.

Uma ferramenta de confiança e controle visual

Os cartões Kanban estabelecem confiança permitindo que a equipe saiba exatamente qual é o trabalho a ser feito e quando fazê-lo. O fato dessas orientações poderem ser obtidas individualmente gera um sentimento de autonomia dentro da equipe. Os cartões Kanban conferem autoridade e evitam que a equipe trabalhe em itens de baixa prioridade, que não devem estar em circulação antes que as tarefas de alta prioridade estejam concluídas.

O quadro Kanban funciona como um sistema de controle visual. Simplesmente passar por um quadro e ver cartões Kanban caindo pode indicar que a equipe possivelmente esteja sobrecarregada. Os cartões do backlog não devem ser alocados a uma pessoa específica, mas os próprios membros da equipe devem puxar os cartões que se sentem mais capazes de trabalhar. Deste modo, o trabalho é estimulado, ao invés de ser imposto às pessoas.

No entanto, a distribuição de cartões deve ser mantida sob controle, ao lado do quadro, para proteger a equipe. Se alguém já está trabalhando em sua cota máxima, não deve ter permissão para puxar mais cartões, até concluir os itens em aberto – algo que pode ser garantido através de limites de WIP por pessoa. Os cartões que não avançam podem receber um código de cor e se tornarem itens importantes a serem discutidos durante a próxima stand-up matinal. Integrantes da equipe podem explicar porque determinado item está parado e podem trabalhar juntos para achar um modo de fazê-lo avançar.