O Que é o Poka-Yoke?

Em japonês, Poka Yoke (ポカヨケ) - pronuncia-se pô-cá-io-que - significa tornar à prova de falhas ou prevenir erros. Trata-se de uma prática Lean para evitar falhas, tornando uma operação ou atividade à prova de erros, portanto incorporando uma padronização bem-definida ao processo.

O gerenciamento de projetos Lean não recomenda inspecionar a qualidade do trabalho, mas incorporar a qualidade ao produto, para minimizar despesas. Como? Criando um ambiente com todos os elementos necessários para que cada etapa do processo seja realizada corretamente. Além disso, incorporando mecanismos que encontrarão uma falha exatamente onde ela estiver ocorrendo – não várias etapas do processo mais tarde.

Implementar o Poka-Yoke nessas duas formas não só aperfeiçoará as mecânicas de um processo, como também ajudará a remodelar os padrões comportamentais dos trabalhadores. Os ensinará a interromper o que estão fazendo no momento em que perceberem um erro. A longo prazo, isso pode mudar como as pessoas focam em qualidade acima de tudo, tornando-se automático. Assemelha-se muito à verificação ortográfica automática de texto, em todos os locais on-line, acabar criando em você o hábito de verificar a ortografia de textos escritos off-line.

Não inspecione a qualidade. Incorpore-a!

O Sistema Toyota de Produção, posteriormente renomeado para “Lean” pelos pesquisadores do MIT, é fortemente baseado nos ensinamentos de W. Edwards Deming. Ele viajou ao Japão e impactou profundamente as indústrias do país.

Deming explica que quando alguém fica supervisionando uma linha de produção e inspecionando a qualidade dos itens, na hora em que localizar a causa de um defeito, o dano já estará feito. Alinhado à Regra dos Dez (Rule of Ten), cada vez que um item defeituoso passa por uma etapa de controle de qualidade sem ser detectado, o custo para consertá-lo aumenta dez vezes. Portanto, é muito melhor garantir que os defeitos nem cheguem à produção, prevenindo, resolvendo e prestando atenção aos erros conforme ocorrem em tempo real.

O Sistema Toyota de Produção foi abençoado por algumas das mentes mais brilhantes daquele século. Shigeo Shingo foi um de seus engenheiros, que não apenas documentou o STP para o Ocidente, como esteve profundamente envolvido com a qualidade de sua linha de produção. Ele criou o conceito de Poka-Yoke, que continua em uso até hoje e, de fato, está presente em nosso dia-a-dia.

Onde podemos encontrar o Poka-Yoke na vida real?

Crescemos tão acostumados a muitas práticas de prevenção de erros que nem mesmo as notamos. Porém, recorde que há poucos anos atrás era comum você preencher um formulário inteiro, clicar em enviar e ser informado que o preencheu incorretamente e precisava recomeçar do zero. Hoje, mecanismos integrados seguem nossas digitações em tempo real, informando se cada campo está formatado corretamente ou não. Além disso, certos formulários são apresentados de tal forma que você não tem escolha senão completá-los corretamente de primeira!

Outros exemplos incluem a exigência de colocar o câmbio automático na posição “P”, antes de dar a partida, para evitar movimentos descontrolados do veículo; a porta de um elevador não fechar quando um obstáculo é detectado no vão da porta; o extravasor em pias e banheiras, evitando transbordamentos; e assim por diante.

Por conta de sua simplicidade, algumas soluções Poka-Yoke para a gestão de processos correm o risco de serem descartadas pelos usuários. Porém, um bom gerente de processos reconhecerá que as soluções descomplicadas geralmente são as melhores.

Os atributos necessários de uma aplicação Poka-Yoke são:

• Simplicidade – o que geralmente implica em baixo custo de implementação,
• Segurança – necessária para que seja relevante,
• Automação – um mecanismo Poka-Yoke deve ser completa ou parcialmente automatizado, de modo a não gerar trabalho adicional, o que aumentaria as chances de erro,
• Interconexão – ferramentas de prevenção de erros devem ter ciclos de realimentação integrados, para que as informações de reconhecimento de erros, incluindo localização e especificidades, sejam passadas automaticamente ao controlador.

Os quadros Kanban para gerenciamento de projetos também possuem o conceito Poka-Yoke integrado. Depois que você estipulou o limite de trabalho em andamento para determinada etapa de trabalho, o quadro manterá você sob controle, informando se incluiu mais itens a processar que o permitido.

Durante sua prática de Kanban, o Poka-Yoke também deve trabalhar em conjunto com o Kaizen e a Gemba. Isso não só melhorará a qualidade do seu trabalho, como educará e desenvolverá as habilidades de seus colaboradores e a segurança no trabalho.

Além disso, somado às melhorias de produtividade devido à quantidade menor de erros, o estresse entre a equipe reduzirá, o que por si só impulsionará a eficiência, sem mencionar a satisfação no trabalho.

Como usar o Poka-Yoke?

Resumindo, o Poka-Yoke é uma técnica fácil de melhoria de processos, pela eliminação proativa de falhas. O Poka-Yoke reduzirá o tempo que você gasta procurando e eliminando erros. Ele também reduzirá o tempo que você necessita investir para administrar e treinar sua equipe. O método também promove ativamente a mentalidade da melhoria contínua em todos os níveis de uma organização. Ele pode aumentar a eficiência do seu processo e garantir que produtos defeituosos não cheguem ao consumidor!

Para aplicá-lo ao seu processo, siga os seguintes passos:

Passo 1: Determinar a etapa do processo que deverá ficar à prova de erros

Não sabe ao certo por onde começar? Comece pelo posto de trabalho ou estágio de processo mais suscetível a falhas ou, então, use o mapeamento de fluxo de valor para identificar a fase do processo e, portanto, quais tipos de erros, mais impactam como os consumidores veem e usam o seu produto. No entanto, em princípio, o método Poka-Yoke deve ser implementado precisamente na etapa de trabalho causadora da falha que você está tentando evitar.

Passo 2: Identificar os erros em potencial

Use os dados históricos de seu processo, faça uma sessão de 5 Porquês ou uma caminhada Gemba para conhecer dos colaboradores o que pode e o que costuma dar errado em seus postos.

Passo 3: Determinar que abordagem usar em cada ponto de falha identificado

Você deve:

• prevenir que o erro ocorra,
• implementar um mecanismo para corrigir a falha imediatamente quando ocorrer. E, se a prevenção do erro não for possível, você deve:
• aplicar um mecanismo de detecção (p. ex., um Andon) que alertará o problema para o controlador assim que ele surgir.

Passo 4: Planejar, implementar e testar a solução

Como você implementará isso depende da natureza de seu processo. Você pode usar Andons digitais, luzes de sinalização, interruptores automáticos, painéis informativos, automação de quadros Kanban, e-mails, telefonemas, hardware e programação de software customizados – as possibilidades são infinitas. Mas, às vezes, a melhor das teorias não funciona na prática, portanto, no espírito da melhoria contínua, certifique-se de testar cada solução Poka-Yoke e providenciar uma forma para os membros de sua equipe se manifestarem, a qualquer momento, sobre o funcionamento delas.

Passo 5: Revisar regularmente o sistema

Como tudo no Kanban, você não pode reconhecer uma melhoria sem medi-la. Por esse motivo, você precisa comparar a eficiência antes e depois da prevenção do erro. Será fácil fazê-lo em um diagrama rudimentar de tempos de espera e de ciclo. Sempre que você ver uma oportunidade de deixar as coisas um pouquinho melhores – siga em frente e deixe, mas certifique-se de atualizar a equipe sobre quaisquer mudanças que fizer. A comunicação é essencial à saúde de um processo, além de ser necessária para aperfeiçoá-lo.