Czym jest Poka-Yoke?

W języku japońskim wyrażenie Poka-Yoke (ポカヨケ) znaczy zabezpieczenie przed błędami lub im zapobieganie. Jest to praktyka szczupłego zarządzania, chroniąca proces przed nieprawidłowościami przez zapewnienie w nim dobrze zdefiniowanej standaryzacji.

Zgodnie z zasadami szczupłego zarządzania projektami, kontrola jakości nie powinna być krokiem następującym po produkcji, lecz integralnym elementem samej pracy nad produktem. Umożliwia to minimalizację wydatków. Jak to osiągnąć? Tworząc środowisko pracy, zawierające wszystkie elementy konieczne dla prawidłowego wykonania każdego etapu procesu, a także wyposażając proces w mechanizmy, które wykryją błąd dokładnie w momencie jego wystąpienia, nie kilka etapów później.

Wdrożenie Poka-Yoke w tych dwóch formach poprawi nie tylko mechanikę procesu - pomoże również zmienić schematy zachowań pracowników. Nauczy ich zatrzymywać pracę w momencie, gdy zauważą błąd. W dłuższej perspektywie ma to szansę spowodować, że koncentracja na jakości jako wartości nadrzędnej stanie się dla nich naturalna. Trochę tak, jak wprowadzenie automatycznej korekty pisowni w każdej aplikacji online jest w stanie wytworzyć nawyk sprawdzania pisowni także przy pisaniu tekstów w trybie offline.

Nie kontroluj jakości gotowych produktów. Wbuduj kontrolę w produkcję!

System Produkcyjny Toyoty, z czasem przemianowany na przez naukowców z MIT na „Lean”, w dużej mierze opera się na badaniach W. Edwards Deminga. Podczas podróży do Japonii wywarł on głęboki wpływ na przemysł tego kraju.

Deming słusznie zauważył, że kiedy obserwuje się linię produkcyjną pod kątem jakości pracy, zanim przyczyna ewentualnej wady zostanie zidentyfikowana, lawina strat została już napędzona. Jak wskazuje zasada 1:10:100, po każdym etapie procesu, na którym błąd nie zostaje wykryty, koszt jego naprawy wzrasta dziesięciokrotnie. Dlatego najlepiej byłoby upewnić się, że defekty nie trafiają do produkcji: zapobiegając błędom, zauważając i naprawiając je na bieżąco.

System Produkcyjny Toyoty miał szczęście przyciągnąć jedne z najlepszych umysłów ubiegłego stulecia. Shigeo Shingo był jednym z inżynierów Toyoty, który nie tylko udokumentował TPS dla zachodu, ale był też intensywnie zaangażowany w podniesienie jakości na swojej linii produkcyjnej. To on stworzył koncepcję Poka-Yoke, która ma się dobrze do dziś - obecna jest w codziennym życiu każdego mieszkańca krajów uprzemysłowionych.

Jak przejawia się Poka-Yoke w życiu codziennym?

Do wielu z codziennych praktyk zabezpieczających przed błędami przyzwyczailiśmy się tak bardzo, że nawet ich nie zauważamy. Cofnijmy się jednak o kilka lat – nierzadko wypełniało się cały formularz online i klikało „prześlij” po to tylko, by dowiedzieć się, że wypełniło się go nieprawidłowo i trzeba zacząć od zera. Dziś wbudowane mechanizmy śledzą nasz postęp w czasie rzeczywistym, sygnalizując na bieżąco czy pola są poprawnie sformatowane, czy nie. Co więcej, niektóre formularze narzucają taki sposób podania danych, że nie da się ich wypełnić inaczej niż poprawnie!

Inne przykłady Poka-Yoke to wymaganie ustawienia automatycznej skrzyni biegów samochodu w pozycji „parkowanie” przed uruchomieniem silnika, co pozwala uniknąć niekontrolowanych ruchów pojazdu, niezamykanie się drzwi windy w przypadku wykrycia w nich przeszkody, otwory przelewowe w zlewozmywakach i wannach uniemożliwiające zalanie domu, i tak dalej.

Zdarza się czasem, że prostota rozwiązań Poka-Yoke w zarządzaniu procesami naraża je na lekceważenie. Dobry kierownik projektu powinien jednak docenić to, że nieskomplikowane rozwiązania często są najlepsze.

Skuteczne zabezpieczenie przed błędami musi mieć następujące cechy:

• Prostota, która niejednokrotnie będzie szła w parze z niskim kosztem wdrożenia,
• Bezpieczeństwo: niezbędne, by zespoły chciały je stosować,
• Automatyzacja: mechanizm Poka-Yoke musi być częściowo lub w pełni zautomatyzowany, nie może wymagać dodatkowej pracy, piętrząc możliwości popełnienia błędów,
• Kompletność: systemy zabezpieczające przed błędami muszą mieć wbudowane pętle sprzężenia zwrotnego, tak by informacja o rozpoznaniu błędu była automatycznie przekazywana do kontrolera wraz z opisem specyfiki i lokalizacji błędu.

Tablice Kanban stosowane w zarządzaniu projektami mają wbudowaną koncepcję Poka-Yoke. Po ustaleniu limitu pracy w toku dla danego etapu pracy, tablica kontroluje zespół, informując kiedy zaczyna on jednocześnie przetwarzać więcej zadań, niż było dozwolone.

W wykorzystaniu Kanbana do zarządzania procesem, technika Poka-Yoke powinna być zintegrowana z Kaizen i Gembą. Połączenie tych metod nie tylko poprawi jakość pracy i wspomoże nieustanne doskonalenie procesu, ale rozwinie także umiejętności pracowników.

Co więcej, minimalizacja liczby błędów w procesie zmniejszy także stres członków zespołu, potencjalnie zwiększając ich zawodową satysfakcję. Niższy poziom stresu będzie z kolei sprzyjał wyższej wydajności.

Jak zastosować Poka-Yoke?

Poka-Yoke to prosta technika ulepszania procesu poprzez pro-aktywną eliminację błędów. Skróci ona czas poświęcany na znajdowanie i usuwanie defektów. Zminimalizuje również nakład czasu poświęcony na kontrolę i szkolenie zespołu. Praktyka Poka-Yoke aktywnie promuje otwartość na nieustanne doskonalenie na wszystkich poziomach organizacji. Jest w stanie poprawić wydajność procesu i zapewnić, że wadliwe produkty nie trafią do klientów!

Aby zastosować Poka-Yoke w procesie, wykonaj następujące kroki:

Krok 1: Określ etap procesu do zabezpieczenia

Nie wiesz gdzie zacząć? Albo rozpocznij od stacji roboczej lub etapu procesu najbardziej podatnego na błędy, albo użyj mapowania strumienia wartości aby określić który etap procesu - a co za tym idzie, jakiego rodzaju błędy - mają największy wpływ na to, jak klienci postrzegają i używają twój produkt. Dla ścisłości, technika Poka-Yoke powinna być zaimplementowana dokładnie do etapu pracy, powodującego błąd, którego chcesz zacząć uniknąć.

Krok 2: Zidentyfikuj potencjalne błędy

Wykorzystując dane historyczne dotyczące procesu, wykonaj sesję 5 Whys lub wybierz się na spacer Gemba, pytając pracowników co zazwyczaj idzie nie tak na poszczególnych stanowiskach.

Krok 3: Wybierz podejście do zastosowania w zdefiniowanych punktach awarii

Powinieneś:

• zapobiec występowaniu błędu, po czym:
• zaimplementować mechanizm naprawiający błąd dokładnie wtedy, gdy się on pojawia. Jeśli zapobieganie błędowi nie jest możliwe, powinieneś:
• zastosować mechanizm wykrywania błędu (Andon), przywołujący uwagę kontrolera w momencie, gdy błąd się pojawia.

Krok 4: Zaplanuj, wprowadź i przetestuj rozwiązanie

Sposób w jaki tego dokonasz zależy od charakteru rozważanego procesu. Możesz użyć cyfrowych Andonów, świateł sygnalizacyjnych, automatycznych przełączników, kart informacyjnych, zautomatyzowanych tablic Kanban, notyfikacji e-maili, połączeń głosowych, niestandardowego sprzętu i oprogramowania - możliwości są nieograniczone. Bywa jednak, że nawet najlepsza teoria nie sprawdza się w praktyce. Upewnij się więc, że każde rozwiązanie Poka-Yoke jest przetestowane oraz, że członkowie zespołu mają cały czas możliwość przekazania uwag na temat ich działania.

Krok 5: Regularnie sprawdzaj proces

Jak w przypadku każdych usprawnień w Kanbanie, poprawy nie da się rozpoznać bez pomiarów. Należy więc porównać wydajność procesu przed i po wprowadzeniu zabezpieczeń przed błędami. Nietrudno będzie to wykonać korzystając z podstawowego diagramu czasu trwania cyklu. Kiedy tylko dostrzegasz okazję, by coś jeszcze ulepszyć - skorzystaj z niej i wprowadź zmiany, upewnij się tylko, że zespół za tobą nadąża. Komunikacja jest tak kluczem do sukcesu każdego procesu, jak i koniecznym elementem jego poprawy.