Czym jest Kaizen?

W języku japońskim, słowo Kaizen (改善) oznacza poprawę lub zmianę na lepsze. W zarządzaniu projektami wg podejścia Lean, Kaizen definiowany jest jako dążenie do udoskonalenia procesu przez częste, małe, pozytywne zmiany wprowadzane przez dłuższy okres na każdym poziomie organizacji.

Nieustawanie w doskonaleniu procesu biznesowego można porównać do strojenia instrumentu muzycznego - by utrzymać czystość dźwięku, nie stroi się go raz na zawsze, ale regularnie, niejednokrotnie w środku występu. Strategia Kaizen dostosowuje proces do aktualnych możliwości, by wciąż przynosił on najwyższą korzyść klientom. Nie można jednak zakładać, że każdy członek firmy przyjmie tę filozofię z otwartymi ramionami i zmiany zajdą niejako samoistnie. Przydatne może być zastosowanie narzędzi, które ułatwią zespołowi zaadoptowanie mentalności ciągłego doskonalenia.

Kaizen w Kanbanie i śledzenie strumienia wartości

Stosowanie metody Kanban zaczynasz od kontynuacji takiego samego przepływu pracy, jakiego używałeś dotychczas i zwracania uwagi na małe rzeczy, które można by zmienić. To dlatego, że, aby coś poprawić, najpierw musisz zrozumieć jak i czemu odbywa się to teraz. Mapowanie strumienia wartości procesu będzie najlepszym sposobem na zidentyfikowanie co wymaga zmian w pierwszej kolejności.

Wykrywanie wąskich gardeł procesu, pomiar czasu cyklu i całkowitego czasu realizacji to potężne wskaźniki kierunku zmian i oceny, czy zmiany te przynoszą owoce. Korzystając z podejścia Kaizen, zespoły powinny obserwować gładkie linie wykresu skumulowanego przepływu, ze zminimalizowanymi przestojami oraz zwiększoną przepustowość na wykresie czasu cyklu.

Codzienne stand-upy przy tablicy Kanban są idealną okazją do praktykowania filozofii Kaizen! Te krótkie spotkania pomogą lepiej skoordynować pracę, wskazać blokady w przepływie oraz obszary, w których zespół może być zbyt obciążony.

Jak zaplanować sesję Kaizen?

Tygodniowe, miesięczne lub kwartalne sesje przeglądowe mają koncentrować się na poprawie jakości produktów dostarczanych klientom, eliminacji strat w procesie oraz zadowoleniu i bezpieczeństwie pracowników.

Pojedyncza sesja Kaizen obejmuje następujące kroki:

Krok 1: Ustalenie wartości i zakresu sesji

Stwórz mapę strumienia wartości i nazwij cele sesji w oparciu o to, co liczy się dla twoich klientów, a nie o to, co wartoby poprawić twoim zdaniem. Należy też ograniczyć zakres planowanych usprawnień – ważne, by plan nie obejmował zbyt szerokiego zakresu działań. By zmaksymalizować szanse na osiągnięcie celu, ogranicz się do jednego zespołu, jednego etapu procesu i do jak najmniejszej możliwej liczby działań w sesji, w skali danego zespołu.

Krok 2: Planowanie

Opracuj szczegółowy plan działania w oparciu o cele określone przez mapowanie strumienia wartości. Szczegółowy jest tutaj słowem kluczowym, jako, że typowej sesji Kaizen grozi przybranie zbyt szerokiego, niejasnego i odważnego charakteru, co uczyni jej cele niemożliwe do osiągnięcia, aż do punktu, w którym egzekucja sesji będzie stratą samą w sobie. Stwórz plan tak szczegółowy jak to możliwe. Oprócz wymagań technicznych, specyfikacja powinna zawierać też np. sposoby pomiaru jakości i ilości pracy, roboczogodzin, szacowanych kosztów czy zadowolenia klienta.

Krok 3: Działanie

Wprowadź zaplanowane zmiany. W zależności od zakresu sesji, ta część może trwać od jednego dnia do kilku miesięcy, lecz bez względu na jej długość, zasady pozostają takie same. W trakcie sesji obserwuj proces, zużycie przydzielonych zasobów i zgodność działań z planem. W przypadku sesji o szerszym zakresie, dobrze jest wyznaczyć kogoś do nadzorowania tego etapu.

Krok 4: Podsumowanie

Przejrzyj wyniki sesji z zespołem i, jeśli nie są zadowalające, zdecyduj, co z tym zrobić. Częścią tego etapu często jest też raportowanie przełożonym tego, co zostało osiągnięte, wraz z omówieniem zachowania zespołu i celów następnej sesji Kaizen.

Krok 5: Ustalanie standardów

W oparciu o wyniki sesji, wyznacz nowe standardy pracy, upewniając się w ten sposób, że poprawa nie była jednorazowa. Przeniesienie nowo osiągniętych udoskonaleń na przyszłość utrzyma twoją sesję w zgodzie z zasadami Kanban i Kaizen, jako, że w idealnym scenariuszu, sesja ta była zaledwie pierwszą z wielu w ciągle ulepszanej praktyce.

Powyższy przepływ jest rozszerzeniem modelu Zaplanuj🡪Wykonaj🡪Sprawdź🡪Zastosuj i powinien zawsze mieć na celu dodanie wartości z perspektywy twoich klientów. Jeśli zespoły twierdzą, że się poprawiły, ale klient nie zyskał nowych wartości, to, w myśl filozofii Kaizen, możliwe, że żadna poprawa nie zaszła.

Problemy z zastosowaniem?

Kaizen to wielopłaszczyznowy model doskonalenia procesu i początki jego wdrażania bywają trudne. Metoda Lean Six Sigma zaleca oparcie początkowych wyborów na danych. Jednak równie łatwo jest zacząć implementację od zwykłej reorganizacji pracowników biura czy hali, korzystając z technik takich jak 5S, uchwycenie głosu klienta (VoC) czy Gemba. Jakkolwiek zaczniesz, wiedz, że wdrażając Kanban już rozpocząłeś swoją podróż Kaizen i samo to jest obiecujące!

Jakie wymierne korzyści przynosi zastosowanie strategii Kaizen?

• Łatwiejsze zarządzanie zespołem, dzięki zapewnieniu procesowi struktury opartej o strumień wartości procesu z praktycznymi sposobami poprawy.
• Płynniejsze działanie procesu, prowadzące do zwiększenia poziomu zadowolenia klientów i zespołu oraz wyższej jakości produktu.
• Lepsza synchronizacja celów i sposobów myślenia zespołu i klientów, przekładająca się na silniejszą motywację pracowników i lepszą komunikację.
• Większy sukces w adaptacji do zmian: zmiana staje się stałą częścią codziennych operacji, czyniąc zespoły nastawionymi na rozwój.