Jak Metoda A3 Pomaga Rozwiązywać Problemy?

Raport A3 to przykład szczupłego podejścia do zgłaszania problemów i przedstawiania sposobów ich rozwiązania. Ta opracowana przez Toyotę metoda polega na udokumentowaniu problemu na pojedynczym arkuszu papieru A3 (420x297mm). Poza nazwą, na raporcie znaleźć się muszą jego aktualne skutki i sugerowane zmiany. Metodę tą wykorzystuje się do przedstawiania propozycji zmian w procesie, raportowania statusu projektu lub do rozwiązania jakiegoś problemu.

Metoda A3 zasadza się na cyklu zaplanuj – wykonaj – sprawdź – zastosuj. Choć A3 opiera się na podejściu krok po kroku, metoda ta zwykle używana jest cyklicznie, z wielokrotnymi aktualizacjami sekcji problemów i rozwiązań.

Twórca Systemu Produkcyjnego Toyoty, Taiichi Ōno, był znany z niechęci do raportów dłuższych niż jedna strona, co zdecydowanie sprzyjało rozpowszechnieniu podejścia A3 w procesach giganta motoryzacyjnego. A3 jest podobne do raportu 8D, również szeroko rozpowszechnionego w branży motoryzacyjnej, choć typowo w zarządzaniu reklamacjami. Skupienie na prawidłowym zrozumieniu problemu i rozpoznaniu jego rozwiązania jest charakterystyczną wartością w filozofii Lean.

Lean kładzie nacisk na korzystanie z wizualizacji, czego przykładami są mapowanie strumienia wartości i obrazowanie przepływu pracy w metodzie Kanban. Jednostronicowy, prosty raport przedstawiający konkretny problem stał się więc zgranym dodatkiem do wizualnych narzędzi spod szyldu Lean.

Dzięki wykorzystaniu metody A3 tak do rozwiązywania problemów, jak i planowania inicjatyw, firmy mogą zacząć stosować systemowe myślenie A3: rozwiązywać trudności, sugerować zmiany, wprowadzać innowacje i upewniać się, że zmiany kreowane są w sposób logiczny, zakorzeniony w bieżących potrzebach.

Dlaczego warto stosować A3 do rozwiązywania problemów?

Szczupłe zarządzanie daje firmie przewagę konkurencyjną oraz strategiczne i operacyjne korzyści, będące wynikiem nieustannego dążenia do ograniczania strat i zwiększania wartości dostarczanej klientom. Zorganizowanie procesów tak, by zespół mógł znajdować najlepsze rozwiązania problemów w możliwie krótkim czasie jest w tym bardzo pomocne.

Oczywiście, niektóre raporty i propozycje zmian występujące w środowisku biznesowym muszą zawierać duże ilości danych. Jednak wyobraź sobie przewagę, jaką ma destylacja licznych informacji do jednej strony; rozważ, jaki mogłoby to mieć wpływ na prędkość podejmowania decyzji w firmie. Oprócz oszczędności czasu, stosowanie systematycznego podejścia PDCA (zaplanuj – wykonaj – sprawdź – zastosuj) wspiera zespołowe umiejętności rozwiązywania problemów, wymagane do proponowania trafnych rozwiązań.

Choć plany czynione podczas przygotowań do bitwy zazwyczaj są bezużyteczne, to sam akt planowania jest niezbędny. Dwight Eisenhower

Czynność planowania jako taka jest kluczowa, ponieważ określa znane przeszkody, wizualizuje plan działania i pomaga przewidzieć potencjalne wyniki i problemy, które mogą pokazać się po drodze. Choć więc udokumentowanie problemu na kartce A3 albo przyniesie korzyści albo nie, samo wdrożenie systemowego myślenia A3 jest tym, co może zrobić różnicę.

Systemowe myślenie A3 sprzyja:

• Szybszemu rozwiązywaniu problemów
  przez logiczne rozumowanie i zastosowanie procesu wizualizującego działania krok po kroku. Wymaganie identyfikacji faktycznych źródeł trudności gwarantuje, że problemy zostaną rozwiązane, a nie tymczasowo zamaskowane.
• Łatwiejszemu planowaniu
  dzięki zastosowaniu obiektywnego, krytycznego myślenia promowanego przez konstrukcję raportów A3.
• Rozwojowi zespołu
  przez standardowe używanie strukturalnego narzędzia do znajdowania pierwotnych przyczyn problemów i ich najlepszych rozwiązań. Korzystanie z tego samego narzędzia na wszystkich poziomach firmy sprzyja również współpracy między działami i dzieleniu się wiedzą.
• Rozwojowi firmy
  Raporty A3 pomagają w utrzymaniu i udostępnianiu wiedzy firmy, wspierają jednolitą politykę operacyjną i budowę silnej kultury wzrostu, zakorzenionej w rozwiązywaniu rzeczywistych problemów, a nie abstrakcyjnych koncepcji.

Jak przygotować raport A3?

Tutaj możesz pobrać szablon raportu A3.

Krok 1: Tytuł

Powinien koncentrować się na problemie, który starasz się rozwiązać, a nie na rozwiązaniu, które życzyłbyś sobie wprowadzić. Przykładowe tytuły to: „Zmniejsz niezrozumiałość instrukcji wykonywania zadań przez zespół” lub „Zmniejsz liczbę reklamacji dotyczących produktu X”.

Krok 2: Opis

Według autorów “Understanding A3 Thinking: A Critical Component of Toyota’s PDCA Management System”, jednym z głównych atutów filozofii pracy w Toyocie jest przywiązywanie wagi do zrozumienia problemu. Zamiast spieszyć się z rozwiązaniem, w Toyocie poświęca się czas na dokładne zrozumienie tego, co się dzieje. Tradycja chodzenia na spacery Gemba także świadczy o chęci doświadczenia i zrozumienia problemu z pierwszej ręki.

Sekcja opisowa raportu przedstawia powiązane z problemem fakty oraz umieszcza naturę problemu w kontekście polityki i celów strategicznych firmy. Włączenie tych informacji do raportu pomaga zminimalizować koszty, które poniesiono by zlecając rozpatrzenie tła trudności zespołowi specjalistów, nie mając jednak gwarancji, że ów problem zrozumieją, ani że znajdą właściwe rozwiązanie. Przygotowując sekcję tła problemu, rozważ taką listę kontrolną:

• Czy znam potrzeby odbiorców raportu?
• Czy wystarczająco nakreśliłem kontekst?
• Czy to, co przedstawiam, jest zgodne z celami strategicznymi odbiorców?
• Czy tło problemu można wyjaśnić w 30 sekund?

Krok 3: Stan aktualny

Prawidłowe zdefiniowanie i dogłębne zrozumienie problemu to droga do znalezienia właściwego rozwiązania. W związku z tym, praca nad definicją stanu obecnego to 90% całego wysiłku wkładanego w raport A3.

Celem jest tutaj zapewnienie, że wszyscy rozumieją problem, że raport odpowiednio go dokumentuje i zbadanie czy ktoś chciałby w jakiś sposób zakwestionować jego ustalenia. Korzystne będzie użycie wykresów, tabel, lub innych pomocy wizualnych.

Krok 4: Cel

Jeśli osiągniesz wpisany tu cel, będzie to znaczyć, że twoje wysiłki pod kątem rozwiązania problemu odniosły sukces. Ważne, by jako dodatek do samej definicji celu, dokładnie określić wskaźniki miary sukcesu. Przykładem może być „zmniejszenie reklamacji klientów o 15%, w pomiarze według statystyk centrum obsługi”.

Krok 5: Przyczyny źródłowe

Sekcja przyczyn źródłowych powinna skupiać się na odróżnieniu faktów od opinii dotyczących przyczyn i skutków problemu. W analizie wykorzystać można wyniki ćwiczeń 5 Why, diagramy Ishikawy lub rezultat dowolnych innych badań przyczyn źródłowych. Niepodołanie poprawnemu zdefiniowaniu problemu spowoduje, że najprawdopodobniej pojawi się on ponownie, powodując dalsze straty i negując zasady filozofii Lean.

Krok 6: Środki zaradcze

W tej części raportu znaleźć się powinny działania naprawcze, których podjęcie ma rozwiązać pierwotną przyczynę problemu. Jeśli podjęcie takich środków nie jest możliwe bez diametralnej przebudowy procesu, możesz zamiast nich użyć działań ograniczających i zapobiec wpływowi problemu na samego klienta. W przypadku złożonych problemów, zgodnie z ideą nieustannego doskonalenia procesu, środki zaradcze można wprowadzać iteracyjnie.

Do tej sekcji włączona może być tabela przyczyn problemu, podjętych już działań, osób odpowiedzialnych za poszczególne czynności i osiągniętych wyników.

Krok 7: Potwierdzenie efektu

Jako, że metoda A3 opiera się na cyklu PDCA, ta część raportu powinna przedstawić wysiłek, jaki włożyłeś w potwierdzenie swoich wyników. Dowód, że rzeczywiście rozwiązałeś problem. Przykładowo, programista w tym miejscu dołączyłby próbki kodu replikujące błąd i potwierdzające jego brak po poprawce.

Jeśli badana treść raportu nie została jeszcze wykonana, tj. gdy przedstawiasz plan do zatwierdzenia, a nie raport usterki, to w tym miejscu określ jakie ćwiczenia przeprowadzisz, aby sprawdzić, czy cel został osiągnięty.

Krok 8: Monitorowanie

Ostatnia sekcja powinna zawierać wszelkie dodatkowe działania, których podjęcie warto rozważyć. Przyświecającą tu zasadą mógłby być krok „samodyscyplina, utrzymanie” (Shitsuke) z techniki 5S. Rozważ co powinieneś zrobić, aby zapewnić utrzymanie korzyści płynących z wykonanego ćwiczenia. Może dałoby się je przełożyć na inne obszary działania firmy?

Podsumowanie

Dostarczenie informacji o planowanym rozwiązaniu problemu w postaci raportu A3 zapewnia natychmiastowe przekazanie wynikających z niego wartości i może pomóc szybko zacząć minimalizować straty.

Kluczowym aspektem systemowego myślenia A3 jest sama koncentracja na rozwiązywaniu problemów. Jest to znacznie ważniejsze niż faktyczne utworzenie dokumentu A3, który w praktyce może nie zawierać poprawnych danych, albo nawet służyć wyłącznie jako odfajkowanie elementu jakieś firmowej czeklisty.

To samo dotyczy wszystkich metod i narzędzi szczupłego zarządzania – samo ich zastosowanie nie uczyni twojej firmy Lean. Aby naprawdę wdrożyć zasady szczupłego zarządzania, w firmie zmienić się musi kultura, myślenie i planowanie.