Co to jest Diagram SIPOC (COPIS)?

Diagram SIPOC (suppliers, inputs, process, outputs, customers) dokumentuje łańcuch dostawców, wejść, procesu, wyjść i klientów dla danej operacji firmy. Uporządkowanie tych elementów pomaga w wyznaczeniu ogólnych granic procesu, a celem przygotowania diagramu SIPOC jest dostarczenie decydentom kluczowych informacji o całej procedurze, bez zbędnego zagłębiania się w szczegóły.

Co więcej, diagram SIPOC pomaga usprawnić przepływ pracy, identyfikować i rozwiązywać problemy oraz usuwać nieekonomiczne działania. Dzieje się to za sprawą wizualizacji procesu i ograniczenia informacji do tych krytycznych dla znalezienia obszarów wymagających poprawy.

SIPOC wywodzi się z ruchu zarządzania przez jakość, popularnego w latach 80-tych ubiegłego wieku i zaadoptowanego przez praktyków szczupłego zarządzania oraz Six Sigma. Typowo, SIPOC aplikuje się do fazy „mierz” w technice DMAIC.

W jakim celu stosuje się diagramy SIPOC?

Zważywszy mnogość czynników decydujących o sukcesie firmy, każdy sposób na zapewnienie płynniejszego działania i większej satysfakcji klientów powinien być wykorzystywany. Diagram SIPOC jest w stanie pokazać ci bezpośrednie związki między tym o co proszą cię klienci i tym co otrzymujesz od dostawców, wraz z odniesieniem do tego jak skutecznie łączysz te dwie rzeczy w swoim procesie. Pomoże ci znaleźć odpowiedzi na pytania takie jak:

• Czy oczekiwania klientów trafnie przekładają się na towary i usługi?
• Czy dostawcy zapewniają ci to, czego potrzebujesz?
• Czy znasz swojego klienta?
• Czy tworząc produkt, twój zespół obiera najkrótszą drogę do sukcesu?

Diagramy SIPOC pomocne są również podczas zaznajamiania nowych pracowników z procesem oraz przy planowaniu nowych koncepcji biznesowych.

Jak przygotować diagram SIPOC?

Wykonanie takiego diagramu nie jest trudne – w łatwości opracowania leży jego siła! Przygotuj ogólny widok swojego procesu wraz z danymi wejściowymi i wytworzonymi produktami. Umieść na nim również odbiorców produktów oraz dostawców materiałów wejściowych.

Choć forma „SIPOC” jest powszechna, w rzeczywistości dobrym miejscem rozpoczęcia analizy jest strona klienta. Dlatego też, czasami mówi się o diagramie COPIS, reprezentującym tą samą koncepcję w odwróconej kolejności.

Krok 1: Klienci

Dowiedz się, kim jest twój klient i czego potrzebuje. Warto zauważyć, że klientem może być każdy, dla kogo proces dostarcza dane wyjściowe. Mogą zatem istnieć klienci wewnętrzni i zewnętrzni. W ramach tego kroku powinieneś również zdefiniować stopień, do jakiego klient może wpływać na twój proces.

Rozpoczęcie analizy od strony klienta jest zgodne z założeniami metodyki Lean, według której wartość procesu definiuje się jako to, za co klient jest gotów zapłacić. Przydatne może być tutaj skorzystanie z koncepcji Lean Six Sigma odnoszącej się do głosu klienta. Prawidłowe zidentyfikowanie potrzeb klienta pomoże ci przygotować się na spełnienie jego konkretnych i zweryfikowanych wymagań.

Krok 2: Wyjścia

Przez wyjścia rozumiemy tu rezultaty procesu. Powinny one trafnie odpowiadać na wymagania klienta, być manifestacją zdefiniowanej przez niego wartości. Wyjścia, czy wyniki procesu to zazwyczaj listy wyprodukowanych towarów, dostarczonych usług, wykonanych działań lub zdobytych informacji.

Krok 3: Proces

Przygotuj szerokie ujęcie etapów, z których składa się proces. Umieszczenie przebiegu procesu w samym środku diagramu umożliwi zrozumienie gdzie proces się zaczyna i kończy oraz z czym się on wiąże. Ważne jest, by wymienić tylko najważniejsze, ogólne kroki – nie więcej niż 10 – by nie wdawać się w detale.

Krok 4: Wejścia

Dane wejściowe to dostarczane do procesu przez dostawców materiały niezbędne dla funkcjonowania firmy: towary fizyczne lub informacje. Jeśli chcesz zadbać o dokładność danych wejściowych, jak i całego diagramu, to podczas jego opracowywania oddaj głos wszystkim stronom uczestniczącym w procesie.

Krok 5: Dostawcy

Dostawcy są źródłem danych wejściowych do procesu. Pamiętając, że diagram SIPOC ma być zwięzły, skoncentruj się wyłącznie na dostawcach, którzy wpływają bezpośrednio na wyniki procesu.

Pozostań otwarty na możliwości ulepszenia procesu

Cały czas mając na uwadze satysfakcję twoich klientów, pozwól aby tworzenie diagramu SIPOC wywoływało takie pytania jak:

• Czy są jeszcze jakieś sposoby na uproszczenie tego procesu?
• Czy dostarczamy klientom najwyższą możliwą jakość?
• Czy sprawnie zarządzamy kontaktami z dostawcami?

Znalezienie odpowiedzi na te pytania pomoże ci w podróży do zarządzania w sposób prawdziwie szczupły. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak rozpocząć swoją drogę Lean, zapoznaj się z artykułami w sekcji Filozofia Lean.