¿Qué es un Diagrama SIPOC (COPIS)?

Un diagrama SIPOC sirve para documentar los Proveedores (Suppliers), Entradas (Inputs), Procesos (Process), Salidas (Outputs) y Clientes (Customers) en una operación. Una lista de estos elementos ayuda a marcar los límites de un proceso a un alto nivel. El diagrama se usa para proveer a quienes toman las decisiones con información crucial sobre todo el proceso, pero sin entrar en mayores detalles.

Gracias a la visualización de los procesos y a la limitación de la información a sólo lo necesario para que la dirección encuentre las áreas del proceso que deben mejorarse, el diagrama SIPOC ayuda a agilizar los flujos de trabajo, a identificar y resolver los problemas y a eliminar las actividades inútiles.

El diagrama SIPOC fue inventado por el movimiento de la Gestión de la Calidad Total en los años 80 y ha sido incorporado por los profesionales de la gestión Lean y Seis Sigma. Suele aplicarse como parte de la fase de “medir” de un ejercicio de DMAIC.

¿Cuándo es útil usar el SIPOC?

Dada la multitud de factores de los que depende el éxito del negocio, se debe aprovechar cualquier oportunidad para garantizar un funcionamiento más fluido y una mayor satisfacción de los clientes. El SIPOC le mostrará la relación directa entre lo que le piden los clientes, lo que obtiene de los proveedores y la forma de casar ambas cosas en su proceso. Le ayudará a encontrar respuestas a preguntas como:

• ¿Se traducen correctamente las peticiones de sus clientes en bienes y servicios?
• ¿Suministran sus proveedores exactamente lo que usted necesita?
• ¿Conoce realmente a su cliente?
• ¿Su equipo está tomando la ruta más sencilla en la creación del producto?

Los diagramas SIPOC también son útiles cuando se introduce a los nuevos miembros del equipo en un proceso, y cuando se planifican nuevos conceptos empresariales.

¿Cómo crear un diagrama SIPOC?

Los diagramas SIPOC son muy sencillos de realizar, ¡Y ése es su punto fuerte! Dibuje la vista de alto nivel de su proceso, junto con los insumos recibidos y los productos producidos, enumerando también los clientes de estos productos y los proveedores de los insumos.

Aunque la forma más utilizada es el SIPOC, un buen lugar para empezar el análisis es, de hecho, el extremo del cliente. Por eso, a veces se oye hablar de un diagrama COPIS relacionado con la misma idea.

Paso 1: Clientes

Averigüe quién es el cliente y qué busca. Tenga en cuenta que un cliente puede ser cualquier persona para la que el proceso haya sido diseñado para obtener resultados, por lo que puede haber clientes internos y externos. Como parte de este paso, también debe tratar de definir el nivel en el que el cliente puede afectar a su proceso.

Comenzar por el cliente está en consonancia con el enfoque de los métodos Lean, donde pensamos en el valor en términos de lo que el cliente está dispuesto a pagar. El concepto Lean Seis Sigma de la voz del cliente es importante aquí, expresando las necesidades del cliente. Identificarlas correctamente le ayudará a asegurarse de que está orientado a los requisitos específicos y validados del cliente.

Paso 2: Salidas

Las salidas, o productos, son el resultado del proceso, y deben responder en gran medida a los requisitos del cliente; lo ideal es que sean la manifestación del valor, tal y como lo ve el cliente. Suelen ser una lista de bienes producidos, servicios prestados, acciones completadas o información obtenida.

Paso 3: Proceso

Se trata de una lista de los pasos de alto nivel que componen el proceso. La captura de los pasos en el centro del diagrama SIPOC proporciona una visión general de dónde empieza y termina el proceso, y qué implica. Asegúrese de que sólo enumera los pocos pasos vitales y generales -no más de 10- y que no entra en demasiados detalles.

Paso 4: Entradas

Los proveedores aportan los insumos al proceso en forma de materiales -ya sean bienes físicos o información- que una empresa necesita para funcionar. Para que los insumos y todo el SIPOC sean precisos, asegúrese de reunir a todas las partes interesadas cuando lo elabore.

Paso 5: Proveedores

Son la fuente de entradas en el proceso. Teniendo en cuenta que el diagrama debe ser conciso, concéntrese sólo en aquellos proveedores que tengan un impacto directo en los resultados del proceso.

Manténgase abierto a las oportunidades de mejora

Tenga en cuenta la satisfacción de sus clientes y permita que la creación del SIPOC desencadene preguntas como:

• ¿Hay alguna forma de facilitar este proceso?
• ¿Estamos ofreciendo calidad a nuestros clientes?
• ¿Estamos gestionando a nuestros proveedores de la mejor manera posible?

Responder a estas preguntas le ayudará a avanzar en su viaje rumbo al Lean. Para saber más sobre cómo realizar ese viaje, consulte los artículos de la sección Pensamiento Lean.