¿Qué es Kaizen?

En el idioma Japonés, Kaizen (改善) significa mejorar o cambiar para mejor. En la gestión de proyectos de Lean, Kaizen se define como una filosofía que busca mejorar un proceso mediante cambios positivos, pequeños y continuos aplicados por los miembros del equipo en todos y cada uno de los niveles de una organización, por un largo período de tiempo.

Mejorar continuamente un proceso de negocios puede compararse fácilmente con la afinación de un instrumento musical – No es algo que pueda hacerse de una vez y para siempre, tiene que hacerse regularmente, a veces a en medio del desempeño, para mantener la calidad de los resultados. El objetivo de la estrategia de Kaizen es asegurarse de que tu proceso continúe funcionando lo mejor posible y en beneficio de tus clientes.

Pero no se puede asumir que cada miembro de tu empresa adoptará la filosofía y que las cosas van a cambiar por sí solas. Por esa razón pude ser útil adoptar herramientas que faciliten que el equipo acepte la mentalidad del mejoramiento continuo.

Kaizen en Kanban y el uso de los flujos de valor

Kanban, como metodología, te exige partir de lo que sea que estés haciendo hasta el momento y buscar las pequeñas cosas que puedas cambiar para mejorar, para ello, primero hay que entender lo que pasa en el momento. El Mapeo de tu flujo de valor será la mejor forma de establecer las mejoras en las que deberías enfocarte.

Ser capaz de encontrar los cuellos de botella de tus procesos, de medir tu tiempo de ciclo y tu tiempo total de entrega, son poderosos indicadores para liderar los cambios y para evaluar si están rindiendo frutos. Cuando usas el enfoque Kaizen, los equipos deben tener presentes las líneas de sus Diagramas de Flujo Acumulativos y estas deberían ser suaves, con impedimentos reducidos, y con incrementos en el rendimiento de los tiempos de ciclo.

¡Las sesiones diarias de stand-up alrededor de tu tablero Kanban pueden ser una buena excusa para practicar el Kaizen! Estas cortas reuniones de equipo ayudarán a coordinar mejor el trabajo y a señalar los bloqueos en el flujo y las áreas donde la gente podría estar más abrumada de lo debido.

¿Cómo planear una sesión Kaizen?

Las sesiones de análisis semanales, mensuales, o trimestrales, se enfocan estrictamente en mejorar la calidad del trabajo entregado a los clientes, la eliminación de desperdicios en tu proceso, y la felicidad y seguridad de tus empleados. El Flujo general de un evento Kaizen sencillo debe seguir estos pasos:

Paso 1: Establecer los valores y el alcance

Crear un Flujo de valor y establecer los objetivos del evento, basados en lo que realmente es importante para tus clientes, y no en lo que creas que podrías tener que mejorar. También necesitas limitar el alcance de las mejoras planeadas – y será importante evitar planear un alcance muy amplio. Mantén un ritmo de un proceso por equipo, y con la menor cantidad de acciones por sesión posible dentro de la escala de tu equipo, de modo que les des una oportunidad real de alcanzar el objetivo.

Paso 2: Planificar

Diseña un plan de acción detallado basado en las metas identificadas mediante el mapeo de tu flujo de valor. Los Detalles son clave en este caso, ya que las sesiones Kaizen corren el riesgo de hacerse muy amplias, muy vagas, o muy audaces, y – por eso – se vuelven imposibles de alcanzar, al punto de convertirse en un desecho. Diseña el plan más específico que puedas. Además de los requerimientos técnicos, tus especificaciones deberán incluir valores y medidas de calidad, cantidad, consumo de horas/hombre, estimación de costos, satisfacción de los clientes, y mucho más.

Paso 3: Actuar

Implementar los cambios que has planeado. Dependiendo del alcance de tu evento, esta parte puede tardar un día o varios meses, pero a pesar de ello, las reglas serán las mismas. Mientras esté en curso, debes estar pendiente del proceso, del consumo de los recursos asignados, y de que las acciones se mantengan fieles al plan. Para eventos más grandes, podría haber una persona dedicada asignada a supervisar este paso en particular.

Paso 4: Analizar

Analiza los resultados con el equipo, y – en caso de no ser satisfactorios – planea como resolverlo. Esto también podría significar reportar a los superiores lo que se ha logrado, además de discutir el desempeño del equipo y los objetivos de la próxima sesión Kaizen.

Paso 5: Estandarizar

Establecer nuevos estándares con base en los resultados del evento, para asegurar que la mejoría no sea algo de una sola vez. Para que la sesión se mantenga en línea con los principios de Kaizen y Kanban, es necesaria a transferencia de las mejoras alcanzadas a sus instancias futuras, por decir lo menos, ya que, en un escenario ideal, esta será la primera iteración de una práctica que mejorará continuamente.

Este flujo es una extensión del modelo Planear🡪Hacer🡪Revisar🡪Actuar, y debería apuntar siempre a agregar valor para tus clientes. Si los equipos dicen que han mejorado, pero ese valor no es recibido por el cliente, entonces, siguiendo la filosofía de Kaizen, no se habrá conseguido mejora alguna.

¿Tienes problemas para empezar?

El Kaizen es un modelo de mejora multifacético y comenzar a implementarlo puede ser un reto. El método Lean Seis Sigma recomienda basar tus decisiones iniciales en datos. Pero también es fácil comenzar con una reorganización de los trabajadores y del área de producción de la oficina o fábrica, usando técnicas como las 5S, Capturando la voz del consumidor e implementando las caminatas Gemba.

Sin importar como empieces, debes saber que, al implementar Kanban, ya empezaste tu trayecto Kaizen - ¡Y eso es algo prometedor!

¿Qué beneficios tangibles traerá la adopción de la estrategia Kaizen?

• Gestión de equipos más fácil, ya que a cada equipo se le asignará un marco del flujo de valor con formas de mejorar ejecutables.
• Operación de procesos más suave, lo que conducirá a clientes y equipos más felices y a una mejor calidad del producto.
• Alineación más estrecha entre los objetivos del cliente y del equipo en cuanto a formas de pensar, lo que ocasionará una mayor motivación de los empleados y una mejor comunicación.
• Mayor éxito en cuanto a la adaptación al cambio, ya que el cambio se convertirá en una parte constante de las operaciones del día a día, lo que resulta en la adopción de una mentalidad de crecimiento por parte del equipo.