Kanban en la Gestión Empresarial

Es justo asociar Kanban con el seguimiento del progreso de un proyecto específico compuesto por tareas. Sin embargo, dado que este método puede adaptarse a prácticamente cualquier tipo de proceso, también encuentra aplicaciones en la gestión empresarial general.

Gestión de recursos humanos, planificación estratégica a largo plazo, supervisión de proveedores, atención al cliente, control de la correspondencia, impuestos, normativas, seguridad, entre otros: Kanban aporta una generosa dosis de claridad a todos estos procesos. Este enfoque no solo ayuda a gestionar los plazos, sino también a identificar bloqueos con antelación, evitando que se conviertan en pérdidas financieras. Además, su implementación puede hacer que su empresa sea más flexible, fiable, predecible, receptiva y ágil. Esto se debe a que no existe área de negocio que no se beneficie de la priorización sencilla y la alta transparencia que ofrece el método Kanban.

Kanban registra sus procesos

El uso del modelo Kanban en todos los aspectos de su negocio crea un registro detallado de las operaciones y flujos de trabajo en cada área. Esto genera automáticamente un plan de trabajo para el futuro y sirve como una valiosa herramienta de orientación para los nuevos empleados. En lugar de explicar de manera manual cómo opera un departamento específico, cualquier miembro del equipo puede comprender el flujo observando directamente su tablero Kanban. Este ofrece una visión clara de la naturaleza del trabajo, el flujo personalizado que sigue el equipo, su ritmo, las áreas cruciales de atención, y más.

Además, contar con un registro tangible de cómo se desarrolla un proceso proporciona una base sólida para identificar el porqué, el cuándo y el cómo de acciones específicas. Esto facilita la resolución de conflictos, la recuperación de información faltante y la identificación de responsabilidades, todo de manera simultánea. Con Kanban, puede obtener una visión integral de todos los aspectos de las operaciones de su empresa.

Kanban simplifica la optimización

En línea con el punto anterior, Kanban facilita la identificación de las áreas del proceso o departamento que necesitan mejoras. La forma más inmediata de hacerlo es observar el tablero específico del proyecto. Si los elementos comienzan a acumularse en una etapa, podría indicar que hay muy pocas personas trabajando en ella, que el equipo no está rindiendo adecuadamente o que las tareas contienen defectos inherentes que bloquean el avance. En cualquier caso, este tipo de cuello de botella puede detectarse rápidamente y, tras su análisis, resolverse.

Una forma más sistemática de identificar dónde un proceso se estanca o sobresale es mantener y revisar los análisis Kanban, como el diagrama de flujo acumulativo o las métricas de tiempo de espera y de ciclo. Recopilar datos para un tablero visual no es complicado; sin embargo, si se utiliza un tablero en línea, estas métricas se generarán automáticamente para sus tableros. Las métricas permiten evaluar el rendimiento del proceso, el tiempo medio en el que se realizan diferentes tipos de trabajo, y el comportamiento del rendimiento a lo largo del tiempo, identificando si el proceso sigue un ritmo constante o experimenta fluctuaciones en la productividad, así como períodos de estancamiento.

Kanban mejora su capacidad de cambio

Con Agile Kanban, tu equipo tiene la libertad de diseñar el proceso de manera que refleje fielmente su trabajo y modificarlo cuando sea necesario. Si cada grupo de tu empresa gestiona su propio proceso, esto significa una cosa: libertad y flexibilidad para adaptarse al cambio. Ya sea por solicitud del cliente, por integración con otros flujos o, lo más probable, debido a un cambio en el mercado, el hecho de tener voz y voto sobre cómo se estructura el proceso del equipo es crucial para mantenerlo válido, óptimo y alineado con las necesidades tanto del cliente como de la empresa.

Es más, los procesos dirigidos por el equipo están más abiertos a la retroalimentación (tanto interna como del cliente) que aquellos definidos por directivos alejados del área específica de trabajo. Y más retroalimentación implica mejoras más rápidas y frecuentes!

Kanban libera a los equipos

Al igual que un equipo de desarrollo de software puede concentrarse al 100% en una tarea antes de pasar a otra gracias a los límites WIP de Kanban, esta misma libertad de concentración está disponible para todas las demás profesiones: contabilidad, marketing, soporte, compras, contratación, entre otras. Te sorprenderá cómo, una vez que alguien experimenta la concentración en una sola tarea, nunca querrá renunciar a ella. Salvo contadas excepciones, la multitarea no contribuye a la productividad. Pedir a alguien que trate todas las solicitudes entrantes con la misma prioridad y trabaje en ellas simultáneamente significa aceptar que el progreso será lento y erróneo, y que el trabajador se frustrará, se distraerá y se sentirá abrumado. En cambio, al pedirles que se concentren en un único elemento y no comiencen otra tarea hasta que la actual esté en curso, se logran más tareas completadas al final del día, un lugar de trabajo más tranquilo y miembros del equipo más felices.

Los límites de trabajo en curso son uno de los elementos que cambian las reglas del juego cuando se adopta Kanban. Permite que los miembros de todos sus equipos aprovechen sus ventajas.

Kanban minimiza la necesidad de reuniones

Considere el tiempo total que todos los miembros de su empresa dedican a reuniones cada semana. Probablemente sabe que más de la mitad de ese tiempo se pierde esperando a que todos se reúnan, repitiendo información ya compartida anteriormente y tratando cuestiones de gestión que deberían ser resueltas por una persona en particular, no por un equipo.

Ahora piense en cómo cambia este tiempo total cuando todos los procesos de sus equipos y sus estados actuales están disponibles de forma visual y fácil de asimilar. Ya no es necesario preguntar por el estado de un elemento ni discutir cuestiones que no le corresponden resolver: basta con echar un vistazo al tablero Kanban para ver en qué punto se encuentra cada tarea y asignar la resolución de cualquier problema a la persona más adecuada para el trabajo. Esto significa que puede limitar sus reuniones de equipo únicamente a interacciones sociales, manteniéndose conectado en lugar de discutir repetidamente asuntos ya documentados en otro lugar.

Kanban le permite centrarse en los valores del cliente

Con los flujos de trabajo Kanban basados en etapas de finalización, será más fácil para sus equipos, especialmente los que interactúan directamente con el cliente, identificar qué es lo que más valoran estos. Así, los equipos pueden organizar el proceso para maximizar ese valor, limitando al mismo tiempo las acciones y el procesamiento de información que no aportan valor directo al cliente. Escuchar al cliente y enfocar el esfuerzo en lo que más le interesa no solo mantendrá al cliente satisfecho, sino que también reducirá los niveles de despilfarro.

Adoptar Kanban para todos los aspectos de la gestión de su empresa puede hacer que sus procesos parezcan mucho menos complejos y lentos que antes. Recuerde que, para controlar su empresa, necesita conocerla perfectamente, y no hay forma más fácil de lograrlo que representándola visualmente, de modo que todos los miembros implicados puedan verla.

El uso de tableros Kanban para la gestión, planificación, mantenimiento y desarrollo de su empresa le aportará:

• Mayor rendimiento del proceso, gracias a un mejor control de los trabajos,
• Mejor flujo de tareas y mayor transparencia, debido a la naturaleza visual de Kanban y a la facilidad de recopilación de datos que ofrece,
• Mayor calidad de los productos y servicios, por la mayor facilidad de enfoque y la reducción de repeticiones innecesarias,
• Equipos más felices y clientes más satisfechos, como resultado de flujos más manejables para su equipo y una mejor respuesta a lo que los clientes valoran.