¿Qué es el Kanban Personal?

Método Kanban

El concepto de Kanban Personal fue desarrollado como una forma “para que las personas tomen decisiones conscientes e informadas sobre las acciones que realizan” (Personal Kanban: Mapping Work | Navigating Life, Jim Benson). El sistema permite integrar todos los aspectos de tu vida: trabajo, familia y pasatiempo, y te ayuda a sobresalir en cada uno de estos aspectos.

Kanban como una metodología efectiva

Aunque se originó en la industria automotriz, el Kanban se ha utilizado en todo tipo de negocios en todo el mundo con gran éxito. Ha proporcionado un mayor valor a los clientes, claridad en las operaciones, reducción de los desechos y mejoras en los resultados de las empresas en todo el mundo.

Pero lo que funciona en la industria, también puede funcionar en nuestra vida personal. A menudo actuamos como dos personas diferentes, en el trabajo operando de una manera determinada, diferente del tipo de persona que somos en casa. Kanban personal busca la integración de la vida laboral y familiar y un flujo constante de todas las actividades - ¡Y de verdad funciona!

En un momento dado probablemente tienes una plétora de diferentes tareas en tu mente: completa esa presentación para el próximo miércoles, asegúrate de comprar un regalo de aniversario para el final de la semana, recuerda volver al concesionario para el servicio que sabes que tu vehículo necesita… la lista sigue y sigue. Kanban te permitirá manejar y optimizar fácilmente todas estas actividades.

Los inicios de Kanban Personal

Kanban Personal fue creado por Jim Benson, copropietario de una empresa de desarrollo de software, que durante años intento utilizar listas de tareas, herramientas de gestión visual, mapas mentales, etc. Ninguno de estos métodos le proporciono claridad o estímulo para trabajar. Sentía que el uso de estas herramientas lo desmoralizaba por la gran cantidad de trabajo que tenía por delante. También experimento con varias herramientas electrónicas, pensando que podía resolver el problema con la tecnología, pero cada vez el resultado era el mismo.

El avance llego en 2008, cuando trabajaba con David Anderson en Modus Cooperandi, y comenzaron a utilizar Kanban para ayudar a sus equipos con su trabajo individual. Benson utilizo los principios de Lean para visualizar su trabajo, limitar el trabajo en progreso y tratar de mejorar continuamente. Junto con Corey Ladas, el otro socio comercial además de Anderson, trabajaron para crear una tabla para manejar el trabajo personal de su equipo, y fue entonces cuando nació Kanban Personal.

¿Como empezar a usar Kanban Personal?

Paso 1: Visualiza tu trabajo

¿Has notado que si escribes lo que necesitas hacer, te sientes mejor instantáneamente? Ver tus tareas por escrito puede darte una sensación de alivio “no es tan malo”. ¡Este es el primer paso! Simplemente escribe todas las cosas que necesitas hacer.

En este punto no busques ordenar la lista, sólo saca todo de tu cabeza y ponlo en una página, los pequeños post-it son ideales para esto. Cada post-it significa un trabajo específico, como recoger la ropa, hacer los impuestos, terminar una presentación, etc.

Ahora, da un paso más y dibuja los pasos y actividades necesarias para completar cada pieza de trabajo: este será tu flujo de valor. Es importante, ya que te permitirá tener un camino mental de lo que necesitas hacer para completar cada pieza. El simple hecho de trazar esto - y puede ser tan simple como unos pocos pasos en el reverso de una hoja de papel - ya será una gran mejora con respecto a una lista básica de lo que hay que hacer.

Paso 2: Empieza a priorizar tus tareas

A veces es difícil saber con qué elemento empezar. Una buena pregunta para priorizar puede ser: ¿que tareas, si se dejan sin hacer, harán que me despidan o causen lesiones o daños? Si puedes identificarlas, ¡entonces házlas primero! No intentes que esto sea perfecto, solo recuerda que mejorará con el tiempo.

¿Hay algún elemento que sea especifico del tiempo, por ejemplo, recoger a los niños de la escuela - tienes que colocarlo en tu lista de tareas pendientes en el lugar correcto, para que se puedan hacer antes del tiempo debido.

Por ejemplo, si la tarea “completar la presentación que quiere mi jefe” es la numero 1 de la lista y tardará 8 horas en completarse, entonces la numero 2 de la lista será probablemente recoger a los niños de los deportes, ¡simple!

A estas alturas ya deberías tener dos listas, o columnas: una lista de tareas pendientes o atrasadas, que contiene todos los elementos que necesitas hacer, y una lista priorizada o lista de tareas pendientes, con elementos seleccionados, establecidos en un orden en el que te gustaría hacerlas. Es importante que, mientras escribes los elementos, no intentes ordenarlos, ya que al hacerlo solo bloquearas el flujo de tareas de su memoria, ya que estarás planteando el desafío adicional de priorizar y recordar lo que hay que hacer. Así que, primero - escribe lo que hay que hacer, luego escribe algunos de los pasos necesarios, luego programa el trabajo en la columna de listo para hacer.

Paso 3: Comienza a “tirar” de tu trabajo

En esta etapa sugerimos que crees un tablero Kanban para ti. Para empezar, asegúrate de tener 4 columnas: Atraso (artículos por hacer), Listo para hacer (artículos priorizados en el orden en que deben ser hechos), Haciendo (artículos en los que ha comenzado a trabajar) y Hecho (para el trabajo completado).

Una vez que tengas el tablero listo, estarás listo para poner el primer ítem en la columna Haciendo - y terminarlo, antes de poner otro ítem. A veces la gente pone 2 o 3 artículos en la columna de Haciendo, pero no lo aconsejamos. Solo si expresamente tienes que hacerlo, o si bloquean para terminar el ítem que ya ha empezado, puedes poner otro artículo en la columna de Hacer.

La metodología Lean nos ha enseñado que no hay recompensas por el trabajo en progreso, ni por el trabajo inconcluso. Traer un nuevo ítem a la columna de Haciendo solo después de haber empujado el ítem terminado en Hecho creara un flujo. Cuanto más te apegues a él, más inercia acumularás y más rápido comenzara a desaparecer la gran montaña de tareas.

Paso 4: Reflexiona sobre tu semana, ¿cómo te fue?

Al final de la semana es bueno mirar hacia atrás en el tablero para ver cómo te fue. En esta etapa, deberías tener una serie de elementos en la columna de Hecho, o tener una columna de Hecho realmente llena, o una columna de Hecho que no haya cambiado. Cualquiera que sea el resultado, será una lección. Haciendo estas tres preguntas, puedes reunir mucha información:

  1. ¿Que ha ido bien, ¿cuáles son las cosas con las que estoy satisfecho?
  2. ¿Que no salió tan bien, en que puedo mejorar?
  3. ¿Que 1 o 2 cosas puedo hacer de manera diferente para mejorar la próxima semana?

Después que hayas respondido a estas preguntas, felicítate por tu esfuerzo, ¡te lo mereces! Entonces comienza de nuevo la semana que viene - prometemos, que después de unas pocas semanas veras una gran mejoría, ¡y después de 3 meses la gente empezara a hablar de lo organizado que eres y - lo mejor de todo - al final del año puede que incluso hayas cumplido con todos esos molestos propósitos de año nuevo! ¡Buena suerte y que lo disfruten!