¿Qué es el Kanban Personal?

El concepto de Kanban Personal fue desarrollado como una forma “para que las personas tomen decisiones conscientes e informadas sobre las acciones que realizan” (Personal Kanban: Mapping Work | Navigating Life, Jim Benson, Tonianne DeMaria Barry). El sistema le permite integrar todos los aspectos de la vida a través del denominador común de concentrarse siempre en una sola cosa a la vez. Con Personal Kanban, puedes gestionar el trabajo, la familia, las aficiones… te ayuda a destacar en cada uno de estos ámbitos dejando siempre claro en qué debes centrarte primero y manteniéndote en el camino incluso cuando -inevitablemente- te distraes.

Kanban como una metodología efectiva

Aunque se originó en la industria automotriz, el Kanban se ha utilizado en todo tipo de negocios en todo el mundo con gran éxito. Ha proporcionado un mayor valor a los clientes, claridad en las operaciones, reducción de los desechos y mejoras en los resultados de las empresas en todo el mundo.

Pero lo que funciona en la industria, también puede funcionar en nuestra vida personal. Personal Kanban busca integrar la forma en que operas en casa y en el trabajo, ayudándote a mantener un flujo fluido de todas las actividades - y ciertamente funciona en estos dos escenarios tan diferentes.

En un momento dado probablemente tienes una plétora de diferentes tareas en tu mente: completa esa presentación para el próximo miércoles, asegúrate de comprar un regalo de aniversario para el final de la semana, recuerda volver al concesionario para el servicio que sabes que tu vehículo necesita… la lista sigue y sigue. Kanban te permitirá manejar y optimizar fácilmente todas estas actividades.

Los inicios de Kanban Personal

Kanban Personal fue creado por Jim Benson, copropietario de una empresa de desarrollo de software, que durante años intento utilizar listas de tareas, herramientas de gestión visual, mapas mentales, etc. Ninguno de estos métodos le proporciono claridad o estímulo para trabajar. Se sentía desmoralizado por la gran cantidad de trabajo que tenía por delante.

El avance llego en 2008, cuando trabajaba con David Anderson en Modus Cooperandi, y comenzaron a utilizar Kanban para ayudar a sus equipos con su trabajo individual. Benson utilizo los principios de Lean para visualizar su trabajo, limitar el trabajo en progreso y tratar de mejorar continuamente. Junto con Corey Ladas, el otro socio comercial además de Anderson, trabajaron para crear una tabla para manejar el trabajo personal de su equipo, y fue entonces cuando nació Kanban Personal.

¿Como empezar a usar Kanban Personal?

Paso 1: Escoja un medio y visualice su trabajo

¿Compartes la experiencia de que si escribes lo que tienes que hacer, te sientes mejor al instante? Ver tus tareas por escrito puede darte una sensación de alivio. Ese es el primer paso.

Tu tablero Kanban puede ser simplemente notas adhesivas colocadas en un tablero de anuncios, un escritorio, una pizarra, o bien puedes utilizar una aplicación web dedicada a Kanban. Con una aplicación, podrías llevar la visualización del trabajo un paso más allá y mostrar una imagen con cada tarea. También te permitiría una mayor flexibilidad a la hora de planificar la disposición y ajustarla posteriormente.

Sea cual sea la forma que elijas para implementar Kanban, el primer paso es anotar todas las cosas que necesitas hacer. En este punto, no intentes ordenar la lista. Simplemente sácalo todo de tu cabeza y ponlo delante de tus ojos. Las notas post-it son ideales para esto. Cada nota post-it, o una tarjeta de tarea digital, significa una pieza discreta de trabajo, como recoger la ropa sucia, hacer los impuestos, terminar una presentación, etc.

No coloques demasiadas cosas en tu columna de tareas, ya que eso te desmotivará. Lo suficiente para la semana que viene, o para unos pocos días, debería ser suficiente. Si necesitas tener en cuenta las cosas previstas para más adelante, añade otra columna a la izquierda y dibuja de ella la próxima semana.

Ahora, ve más allá y dibuja los pasos y actividades necesarios para completar cada pieza de trabajo: esto será tu flujo de valor. Es importante porque te permitirá tener una ruta mental de lo que tienes que hacer para completar cada elemento. El simple hecho de trazarlo -y realmente puede ser tan sencillo como unos cuantos pasos en el reverso de un papel- ya supondrá una mejora con respecto a una simple lista de tareas.

Mientras escribes los elementos, no intentes ordenarlos, ya que eso sólo bloqueará el flujo de tareas de tu memoria, ya que te estarás enfrentando al reto añadido de priorizar y recordar lo que hay que hacer. Así que, primero, anota lo que hay que hacer, luego escribe algunos de los pasos necesarios y, a continuación, programa el trabajo en la columna “Listo para hacer”.

Paso 2: Empieza a priorizar tus tareas

A menudo es difícil saber qué tarea hay que hacer primero. Una buena pregunta para priorizar puede ser: ¿qué tareas sin hacer harán que me despidan o me causen lesiones o daños? Si puedes identificarlas, entonces hazlas primero. No intentes hacerlo a la perfección: mejorarás con el tiempo. Si hay elementos que requieren un tiempo específico, como recoger a los niños del colegio, tienes que colocarlos en tu lista de prioridades en el lugar correcto para que puedan hacerse a tiempo. Por ejemplo, si una tarea para completar la presentación que quiere tu jefe es la número uno de la lista, y tardará 8 horas en completarse, entonces la número dos debería ser: recoger a los niños del deporte. Es muy sencillo.

A estas alturas, debería tener dos listas o columnas: una lista de tareas pendientes que contiene todos los elementos que tiene que hacer, y una lista de tareas priorizadas o listas, con los elementos seleccionados, en el orden en que los hará.

Paso 3: Comienza a “tirar” de tu trabajo

Ahora, asegúrese de tener cuatro columnas en el tablero Kanban: Backlog (elementos por hacer), Ready To Do (tareas priorizadas en el orden en que deben hacerse), Doing (tareas en las que has empezado a trabajar) y Done (trabajo completado).

Una vez que tengas tu tablero configurado, estás listo para sacar el primer elemento en la columna de Hacer. Asegúrate de completarlo antes de sacar otra tarea para hacerla. A veces, la gente pone dos o tres elementos en la columna “Hacer”, pero nosotros no lo aconsejamos. Sólo si tienes que hacerlo expresamente, o si algo te impide terminar el elemento que has empezado, deberías sacar otra tarea en Hacer.

La metodología Lean demuestra que no hay recompensas para el trabajo en curso, ni para el trabajo inacabado. Si se coloca un nuevo elemento en la columna de Hacer sólo después de haber empujado el elemento completado a “Hecho”, se creará un flujo. Cuanto más te aferres a ello, más inercia acumularás y más rápido empezará a desaparecer la montaña de tareas.

Paso 4: Reflexiona sobre tu semana, ¿cómo te fue?

Al final de la semana es bueno mirar hacia atrás en el tablero para ver cómo te fue. En esta etapa, deberías tener una serie de elementos en la columna de Hecho, tener una columna de Haciendo aún poblada, o una columna de Por hacer que no ha cambiado. Sea cual sea el resultado, será una lección. Si te haces estas tres preguntas, podrás reunir información para el futuro:

1. ¿Que ha ido bien?
2. ¿Que no salió tan bien, en que puedo mejorar?
3. ¿Que 1 o 2 cosas puedo hacer de manera diferente para mejorar la próxima semana?

Después que hayas respondido a estas preguntas, felicítate por tu esfuerzo, ¡te lo mereces! Entonces comienza de nuevo la semana que viene - prometemos, que después de unas pocas semanas veras una gran mejoría, ¡y después de 3 meses la gente empezara a hablar de lo organizado que eres y - lo mejor de todo - al final del año puede que incluso hayas cumplido con todos esos molestos propósitos de año nuevo! ¡Buena suerte y que lo disfruten!

Cuando se trata de la planificación a largo plazo, vale la pena tener en cuenta que los tableros Kanban en línea tienen la ventaja en comparación con los Kanbans físicos: admiten cambios en la forma de su tablero y en la plantilla de la tarjeta, también pueden permitirle crear tareas recurrentes, posponer elementos hasta una fecha determinada, añadir automatización, enviarle recordatorios, integrarse con su calendario, y mucho más. Asegúrese de elegir el enfoque de Kanban Personal que mejor se adapte a sus necesidades y le ahorre la mayor cantidad de tiempo y molestias.