¿Qué es el Análisis de Causa Raíz?

El Análisis de Causa Raíz (ACR, o RCA - por sus siglas en inglés) es un enfoque sistemático y científico para determinar la causa principal de un problema. Una vez que se conoce la causa, es posible encontrar una solución verdaderamente eficaz, una que impida que el problema vuelva a ocurrir, en lugar de limitarse a tratar sus efectos actuales.

La identificación de la verdadera causa de un problema es importante, ya que, al arreglar otras cuestiones distintas a la causa principal, las empresas están produciendo invariablemente más desperdicios, lo que va en contra de los principios de gestión Lean, y esto es algo que ninguna empresa necesita.

El análisis de la causa raíz está estrechamente relacionado con Saikichi Toyoda, el padre de la técnica de los 5 Por Qué, utilizada para encontrar la fuente de un problema. Es muy apropiado saber, que la primera compañía Lean - Toyota, iniciada por el hijo de Toyoda - fue fundada para resolver los problemas derivados del uso de un telar manual.

Pero resolver los problemas no sólo crea nuevas oportunidades de negocio. En primer lugar, ayuda a las empresas a mejorar y crear más valor para sus clientes. El desafío es que, innumerables tipos de problemas pueden ocurrir en cualquier proceso, no hay un tipo de solución, o incluso una forma de encontrar la solución, que funcione para todos, siempre. Afortunadamente, el pensamiento A3, los 5 Por Qué, el diagrama de Ishikawa, el Análisis de Modo de Fallo y Efecto (FMEA, por sus siglas en inglés), y SIPOC son sólo algunas de las herramientas de Lean clasificadas bajo el análisis de causa raíz.

¿Por qué fijarse en el Análisis de Causa Raíz?

Las aplicaciones típicas del ACR son la falta de entrega de servicios/productos, la recepción de comentarios negativos de los clientes, la experimentación de una caída repentina de la productividad o un tiempo de inactividad no planificado. El análisis de causa raíz suele llevar una cantidad significativa de tiempo, lo que puede hacer que los gerentes duden en utilizarlo. A continuación, se exponen algunas razones por las que la aplicación de este enfoque es beneficiosa, a pesar de que consume mucho tiempo:

• Abordar el problema real.
  Si las empresas se apresuran a encontrar soluciones sin señalar el origen de un problema, ello da lugar a un aumento de los desechos y a la posible creación de nuevos problemas.
• Unificar el equipo.
  Investigar la causa raíz de un problema puede fomentar la unidad entre los miembros del equipo, que suelen tener diferentes opiniones respecto a por qué se presenta un problema. A través de datos cualitativos y cuantitativos, el ACR debe mostrar las verdaderas razones por las que se presenta un problema o defecto, ayudando a establecer un compromiso objetivo de todas las partes interesadas.
• Asegurar que la solución se mantenga.
  John Foster Dulles, el Secretario de Estado Estadounidense en el gobierno de Eisenhower dijo: “La medida del éxito no es si tienes un problema difícil de tratar, sino si es el mismo problema que tuviste el año pasado”. El RCA permite involucrar al equipo en la determinación de la verdadera causa de un problema, y por lo tanto le permite asegurar que el obstáculo no reaparezca. Ayuda a desarrollar la propiedad de la solución.
• Facilita una comunicación y un aprendizaje más profundo.
  Las retrospectivas son un gran medio para reunir información para el análisis de la causa raíz. Hacer que el equipo aborde un problema persistente los unirá y puede conducir a mejoras fuera del alcance del dilema inicial.

¿Cómo Ejecutar un Análisis de Causa Raíz?

Una de las formas más simples de hacer un RCA es con los 5 Por Qué. El método pide a un equipo que exponga el problema y luego pregunte “¿por qué?” hasta llegar a la causa principal. Por favor ver este artículo para ver un ejemplo de su aplicación.

También se puede usar un diagrama de cola de pescado - también conocido como Diagrama de Ishikawa - para ayudar a visualizar las categorías del problema, a veces siguiendo el modelo de conocido en inglés como las 5M – man, machine, material, method, maintenance (hombre, maquinaria, material, método, mantenimiento), junto con sus causas potenciales, para el subsiguiente análisis con los 5 Por Qué.

Paso 1: Nombrar el efecto problemático

Describa claramente cómo se presenta el principal efecto no deseado y qué partes del proceso se ven afectadas. Esto se mostrará como la cabeza del pez en el diagrama. Los datos son vitales. Piense en como puede expresar de forma cuantitativa el defecto no deseado y el estado deseado.

Paso 2: Recopilar datos

Ahora enumera todas las razones sospechosas de que el problema esté ocurriendo. Es útil comenzar con categorías, por ejemplo: personas, procesos, equipo, medidas, gestión, proveedores, habilidades, entorno, etc., o las 5M antes mencionadas. Las categorías están representadas por las espinas de pescado conectadas a la cabeza. En esta etapa, también es útil medir el tiempo de existencia del problema: ¿cuándo fue la última vez que el proceso funcionó correctamente, sin este efecto no deseado?

Este puede ser el paso más desafiante – sin contar con los datos suficientes, será difícil saber si la causa raíz identificada es válida. Los datos también ayudarán a establecer la línea de base con la que serás capaz de cuantificar las mejoras posteriormente. Asegúrate de hablar con todos los trabajadores que experimentan el problema y recopilar la información disponible sobre el proceso/material. Si un análisis del Diagrama de Cola de Pez que construyes con eso no está dando la verdadera causa raíz, entonces al menos debería ayudarte a definir las áreas que necesitan más investigación, antes de que le des otra oportunidad al ACR.

Paso 3: Definir las posibles causas

Vincular todas las causas de problemas posibles y conocidas bajo la categoría apropiada. Busca cualquier secuencia de eventos que haga presente el problema, y toma un momento para analizar si alguna condición específica coexiste con el problema. Además, piensa en si el problema crea más complicaciones dentro del proceso. Si es así, también hay que anotarlas. Al final de la sesión, deberías tener un diagrama que se asemeje al siguiente esquema.

Step 4: Identificar la causa raíz

Gracias al gráfico de causa y efecto, ahora puedes seleccionar el par de razones principales y realizar un ejercicio de 5 Por Qué sobre ellas, llegando fácil y metódicamente al corazón del problema. ¡Esto permite una verdadera comprensión de la naturaleza de la dificultad, cuya falta es muy a menudo la razón por la que el problema existe en primer lugar!

Paso 5: Implementar una solución

Al tener acceso a un análisis completo del problema, puedes diseñar una solución y seguir su implementación. Tendrás que elegir un método para resolver la dificultad, que tendrá el menor impacto en la producción en curso, mantendrá una forma de medir su éxito y llevará consigo la menor cantidad de nuevos riesgos.

El ACR - ¡No sólo sirve para resolver problemas!

El análisis de causa raíz es un ejercicio útil no sólo cuando se trata de problemas. A menudo, un problema se presentará como una oportunidad de mejora de negocio, y un ACR puede ciertamente llevarse a cabo para ayudar a identificar las principales áreas posibles de cambio.

Si al final de tu análisis de causa raíz, puedes hacer que un problema desaparezca y reaparezca eliminando y restableciendo la causa, has encontrado la verdadera solución al problema. Esta validación es fundamental. Por ejemplo, quienes practican el Seis Sigma se enfoca intensamente en probar quela causa raíz fue correctamente identificada antes de pasar a la implementación de la solución.